Mitä on GTD – Getting Things Done – aikaansaamisen taito

Mitä on GTD

Getting Things Done – David Allen

Getting Things Done (GTD) on henkilökohtaisen ja organisaation tuottavuuden ja tietotyön toiminnanohjausmenetelmä. Menetelmän kehittäjä, David Allen julkaisi samannimisen kirjan vuonna 2001. Kirjasta ilmestyi päivitetty painos 2015.

Menetelmän tavoite on vapauttaa ajatuskapasiteetti luovaan ja tuottavaan käyttöön. Tämä saavutetaan, kun kaikki sitoumukset, mielessä pyörivät asiat ja niiden tavoitellut lopputulokset kirjataan ylös luotettavaan, mahdollisimman yksinkertaiseen järjestelmään.

Pää on ideoiden saamista, ei niiden säilytystä varten.

Kun mieltä ei enää käytetä varastotilana, saavutetaan ”mind like water” – mieli kuin vesi. Vertauskuvan mukaan vesi on jatkuvasti valmis vastaamaan ulkoatuleviin ärsykkeisiin täsmälleen oikealla tavalla. Kun veteen heittää kiven, vesi ei ”jännitä”, vaan reagoi kiveen vain suhteessa kiven ominaisuuksiin.
    Getting Things Done (GTD) koostuu helposti opeteltavista työtavoista ja käytännöistä. Keskeisiä ovat tietoisesti suoritettavat työnkulun viisi vaihetta.

Menetelmän perusteet

Allen rinnastaa henkisen suorituskyvyn ja ihmisen lyhytkestoisen muistin tietokoneen RAM-muistiin (työmuistiin). Työteho ja luovuus ovat suoraan riippuvaisia muistin kuormituksen määrästä.

Allen pohjaa ajatuksensa mm. George A. Millerin tutkimukseen  The Magical Number Seven, Plus or Minus Two vuodelta 1956. Työmuisti voi kerrallaan hallita seitsemän asiaa tai ajatusta, satunnaisesti plus-miinus kaksi asiaa. Kun hallittavia ajatuksia on enemmän, osa tipahtaa pois työmuistista. Vastaavasti ajatuskapasiteetti toimii sitä heikommin, mitä suurempi osa työmuistista on varattu lyhytkestoisille muistitoiminnoille.

Mitä on GTD

Menetelmän keskeisiä käsitteitä ovat:

  • Projekti (project) – kun haluttu lopputulos tai tavoite käsittää enemmän kuin yhden työvaiheen tai tehtävän, on GTD:n määritelmän mukaan kyseessä projekti.
  • Seuraava toimenpide (seuraavaksi vrt. next action) – Seuraava toimenpide, joka joko siirtää projektia eteenpäin tai johtaa suoraan haluttuun lopputulokseen. Seuraavan toimenpiteen nimen on oltava mahdollisimman selkeä ja mielellään sisällettävä toimenpidettä kuvaava verbi ja/tai tekemisen asiayhteys, esim. ”soita Juhalle budjetista”.
  • Asiayhteys (context) – tehtävän suorittamisen kannalta oleellinen fyysinen ympäristö (esim. koti, konttori), mielentila (vireystila) tai muu merkittävä määrittävä tekijä (esim. asioilla, kaupungilla).
  • Tehtävälistat (next action -lists) ja järjestelmä – järjestelmä on luotettujen työkalujen kokoelma. Näitä ovat esim. kalenteri, projektilista(t), tehtävälistat (joille seuraavat toimenpiteet on järjestetty asiayhteyksien mukaan) ja projektien viitemateriaali. Järjestelmä voi olla paperinen (fyysinen), sähköinen tai näiden yhdistelmä.

Periaatteet

  • Kerää – kaikki saapuvat ja/tai omaan toimintaan vaikuttavat asiat, ajatukset ja ärsykkeet (informaatio) kirjataan ylös luotettavalla tavalla. Esim. Olet kokouksessa, teet muistiinpanoja. Kun palaat oman työpöytäsi ääreen, siirrät nämä muistiinpanot inboxiin – fyysiseen keräilypisteeseen, joka voi olla esim. kirjelaatikko pöydällä tai lokerikon ylin lokero.
  • Käsittele – selvitetään jokaisen kerätyn asian merkitys. Onko asialle olemassa haluttu lopputulos? Mikä on seuraava toimenpide, jolla asia saadaan joko hoidettua tai etenemään? Esim. Onko kokouksessa kerätyissä muistiinpanoissa tehtäviä, joita sinun pitää suorittaa joko nyt tai myöhemmin? Onko muistiinpanoissa asioita joiden suorittamista sinun pitää seurata tai delegoida muiden hoidettavaksi?
  • Järjestä – käsitelty asia sijoitetaan omalle paikalleen henkilökohtaiseen tai organisaation järjestelmään tavalla, joka saa sen ”pois mielen päältä”. Esim. Jos kokousmuistiinpanoihin liittyy merkintä seuraavan kokouksen päivämäärästä, siirrät sen kalenteriisi. Jos joku lupautui kokouksessa lähettämään sinulle asiaa koskevan muistion, teet tästä merkinnän omaan järjestelmääsi @odottaa -listalle. Ja mikäli muistion pitää olla sinulla tiettyyn päivään mennessä, laitat kalenteriin muistutuksen, jotta voit muistuttaa muistion lähettäjää jos siihen mennessä et ole muistiota saanut.
  • Katsasta – oma järjestelmä pysyy luotettavana, kun sen katsastaa säännöllisesti, yleisimmin kerran viikossa. Esim. Perjantaina varaat kalenteriisi 1 h 30 min (tai mikä sopiva aika onkaan, tärkeintä on että tämä on hetki jolloin voit todella keskittyä) aamupäivälle aikaa jolloin sinua ei häiritä. Konttorin ovi kiinni, puhelin äänettömälle, sähköpostin viestien noutaminen pois päältä.
    • Siivoa ja tuuleta:
      • Kerää kaikki kuitit, käyntikortit, muistiot inboxiin
      • Käy läpi inboxisi, tyhjennä kaikki mahdolliset kerätyt asiat, ääniviestit, sähköpostit, muistiot.
      • Kirjoita ylös kaikki päässä pyörivät ja mieltäsi vaivaavat asiat.  Käsittele nämä ja kirjaa ne systeemiisi.
    • Ajantasalle:
      • Tarkasta tehtävälistasi, varmista että suoritetut tehtävät poistuvat ja listoilla olevat tehtävät ovat ajan tasalla.
      • Katso kalenteria taaksepäin. Oliko viimeisen parin viikon aikana tapahtumia joiden suhteen sinulla on vielä tehtävää? Onko nämä tehtävät syötetty systeemiisi?
      • Katso kalenteria eteenpäin. Aiheuttavatko tulossa olevat tapahtumat tai tapaamiset toimenpiteitä joihin pitää ryhtyä varautumaan?
      • Katso @odottaa listaasi. Pitikö jonkun palata asiaan? Onko joku sähköposti saamatta ja et voi hoitaa omia töitäsi tämän vuoksi?
      • Katso projektilistaasi. Onko jokaisella projektilla määritelty seuraava tehtävä joka siirtää projektia eteenpäin? Onko projektien tukimateriaaliin jäänyt jotain, mille sinun olisikin pitänyt tehdä jotain? 
      • Katso tarkastuslistojasi. Pidätkö listoja rutiineista, joiden pitää tapahtua tiettyinä päivinä, ovatko nämä ajan tasalla?
    • Ole luova, anna ajatusten virrata:
      • Käy läpi joskus/ehkä -listasi. Onko täällä sellaisia asioita joita voisit siirtää eteenpäin kohti toteutusta? Esim. Onko nyt hyvä hetki lähteä hakemaan jatkokoulutukseen?
      • Mitä muuta haluaisit tehdä? Onko sinulla ajatuksia joita et ole uskaltanut edes ajatella ääneen? Haluatko tutkia lomakohteita ensi syksyksi ja aloittaa suunnittelun tällä kertaa hyvissä ajoin? Onko nyt sopiva hetki miettiä alan vaihtamista? Vai voisitko omalla ammattitaidollasi työllistää itsesi yrittäjänä? Vie ajatukset jotka koet omiksesi, systeemiisi ja lähde työstämään niitä kohti todellisuutta.
  • Tee – kun asiat kerätään, käsitellään, järjestetään ja katsastetaan tietoisesti, voi luottaa siihen, että tekee oikeita asioita oikeaan aikaan. Esim. Maanantaina saavut työpaikallesi, kalenteri on tyhjä seuraavat kaksi tuntia, sähköpostisi saapuneet -kansio on tyhjä (koska tiedät, kuinka pidät sen tyhjänä ja hoidat asiasi). Tarkastat @toimistolla -listasi. Siellä on 6 hoidettavaa asiaa – asioita jotka hoidat sitten, kun sinulla on siihen aikaa – nyt on. Minkä näistä asioista voit hoitaa kahdessa tunnissa? Mikä näistä asioista on se, jonka suorittamisesta saat suurimman helpotuksen tunteen? Oletko riittävän hyvin hereillä voidaksesi suorittaa tuon tehtävän nyt. Ryhdyt työhön – puhelin soi – teet puhelusta muistiinpanot ja heität muistilapun pöydälläsi olevaan inboxiin. Jatkat töitä – ja kollegasi käy huoneessasi – teet keskustelusta muistiinpanot, jotka siirrät inboxiin – ja jatkat työtä tehtäväsi parissa.

Asiat eivät unohdu tai hautaudu hoitamattomien asioiden ja sekalaisten paperien pinoihin. Keskityt siihen mikä on olennaista ja olet tuottava häiriöistä (jotka kuuluvat työhön ja elämään) huolimatta. Voit luottaa omaan systeemiisi ja siihen, että teet oikeita asioita. Sinulla on aikaansaamisen taito.