Menetelmän kehittäjä David Allen pitää termiä ajanhallinta harhaanjohtavana. Allenin mukaan aikaa ei voi hallita, toisin kuin sitä mitä tekee. Kysymys on siis kokonaisuuksien hallinnasta ja kyvystä johtaa itseään, riippumatta siitä onko kyseessä työ- vai yksityiselämä.Useimmat menetelmät lähtevät liikkeelle suurten suuntaviivojen, elämän tarkoituksen ja strategisten suunnitelmien tasolta. GTD lähtee liikkeelle suorittavalta tasolta, päivittäisestä tekemisestä. Eli ensin kiinnitetään huomio siihen, mihin aika tällä hetkellä kuluu. Kun nykytilanne on selvillä ja päivittäinen sekä viikoittainen tekeminen on hallinnassa, on paljon helpompi nähdä, mihin nykyinen toimintatapa johtaa ja lähteä tekemään suunnanmuutoksia haluttuun suuntaan muuttamalla omaa päivittäistä tekemistä. Sen sijaan, että tuntisi ahdistusta kaukana olevien tavoitteiden saavuttamisesta, GTD tarjoaa yksinkertaisen menetelmän ottaa päivittäinen ja viikoittainen tekeminen haltuun tavalla, joka mahdollistaa realistisen tavoitteiden asettamisen ja saavuttamisen konkreettisen tekemisen kautta.

Francis Heylighenin ja Clément Vidalin artikkeli “Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity” porautuu yksityiskohtaisesti siihen, miten ja miksi GTD toimii.

Kirjan lukeminen antaa hyvän kokonaiskuvan menetelmästä ja kirjan avulla pääset ehdottomasti hyvin alkuun. Itse asiassa monet luennoille tai valmennukseen osallistuneet ovat kirjaan jo tutustuneet (tämä ei toki ole missään nimessä edellytys). Allen on suunnitellut valmennuksen niin, että menetelmän käyttöönoton kannalta olennaisimmat vaiheet käydään ohjatusti läpi ja voit käytännössä aloittaa oman järjestelmäsi käyttämisen välittömästi. Eli sen lisäksi että tiedät, kuinka jokin asia toimii, saat myös käytännössä kokeilla ja testata asian toimintaa. Valmennus on nopein tapa saada menetelmä käyttöön.

productiveFinland Oy/ GTDnordic Suomi on Suomen ainoa virallinen David Allen Companyn kumppani. David Allen Company on sertifioinut kaikki kouluttajamme heidän läpäistyään Allenin useamman vuosikymmenen aikana kehittämän, erittäin vaativan kouluttajien koulutusohjelman. Allenin visio on, että menetelmän opettaminen tapahtuu vain David Allen Companyn yli 30 vuoden ajan kehittämän mallin mukaan. Eli ainoa taho joka Suomessa voi “oikeaa” GTD-koulutusta antaa, olemme me.

Yleisen käsityksen mukaan menestyminen edellyttää kovaa työtä, mikä taas edellyttää suurta stressinsietokykyä. Huomaamme kuitenkin jatkuvasti, että monimutkaisia ja raskaita töitä voidaan yksinkertaistaa ja muuttaa yksinkertaisimmillaan napin painamista vaativiksi suorituksiksi. GTD on tapa käyttää hyväksi sitä, miten “aivomme on johdotettu” ja käytännön esimerkkejä siitä, kuinka menetelmän avulla voi saada enemmän aikaan, samalla kun stressi vähenee, löytyy mitä hektisimmistä työympäristöistä. Yksinkertaistettuna GTD on fiksumpi tapa tehdä tietotyötä.

Jos päädyit tälle sivulle sen vuoksi, että joku suositteli sinulle GTD:tä, tulit tänne samaa reittiä kuin todella moni muu. Jos itse löytäisit jotain, jonka avulla saat yhä enemmän aikaan juuri niitä asioita, joilla on merkitystä – samalla kun stressitasosi laskee, etkö haluaisi kertoa siitä jollekulle? Useimmat yrityksille ja organisaatioille vetämämme koulutukset saavat alkunsa siitä, että talossa on joku, joka on huomannut GTD:n hyödyt ja ymmärtää, kuinka paljon hänen oma työnsä helpottuu, jos kaikki muutkin osaisivat saman menetelmän.

Ajanhallinta ja itsensä johtamisen koulutukset saatetaan toisinaan nähdä lääkkeinä ahdistukseen tai tyhjäkäyntiin, ja että näistä koulutuksista ei sinällään ole hyötyä "supersuorittajille". Tässä kohtaa GTD eroaa muista menetelmistä olennaisesti. GTD mahdollistaa jopa eniten aikaansaavien ihmisten henkilökohtaisen tuottavuuden kasvattamisen. Tämä tapahtuu antamalla valmis ja testattu toimintamalli oman tekemisen pitkäjänteiseen ja kestävään optimointiin. 

GTD:n käytössä ei sinällään “valmistu” koskaan. Kun elämäntilanteet muuttuvat, oman järjestelmän pitää muuttua siinä samalla. Kyky mukautua ja hyödyntää opittua kasvaa samanaikaisesti menetelmän toiminnan ymmärtämisen syventyessä. Kuten minkä tahansa opeteltavan taidon suhteen, voit vain kehittyä koko ajan paremmaksi ja paremmaksi. Jos kuitenkin tunnet, että et omin neuvoin saavuta täyttä potentiaaliasi tai haluat ottaa kerralla suuremman harppauksen eteenpäin, henkilökohtainen valmennus voi olla sinua varten.

Voit aloittaa mistä kohtaa tahansa ja opetella ensin yhden yksittäisen tavan, esim. kahden minuutin säännön. Tai tee projektilista. Tai hanki inbox. Tai ota kynä ja paperia ja kirjoita paperille kaikki, mikä pitäisi/ voisit/ haluaisit hoitaa. Päätä sen jälkeen mitä jokaiselle kirjoittamallesi asialle pitää tapahtua, että asia tulee hoidettua tai se liikkuu eteenpäin. Kirjaa tämä tekeminen kalenteriin tai tehtävälistalle.