Toinen vaihe Getting Things Done -menetelmän työnkulussa on: Käsittele
Pelkkä asioiden kerääminen ei vielä sinänsä poista asiaa mielestä. Mielenrauha edellyttää luottamusta siihen, että vie prosessin loppuun saakka. Käsittele-vaiheen ajatuksena on määritellä, mitä asia tarkoittaa ja miltä valmis ja tekeminen näyttävät.
Mikä se on?
On ensimmäinen kysymys minkä tahansa kerätyn ajatuksen tai asian suhteen. Tarkemmin sanottuna; sisältääkö se tekemistä?
Tämä on erittäin voimakas ja yksinkertainen kysymys. Mikä tahansa kerätty asia liikkuu eteenpäin tällä kysymyksellä. Kysymykseen on vain 2 vastausta; kyllä ja ei.
Ei
Jos keräämäsi ajatus tai asia ei sisällä sinun tai jonkun muun tekemistä, se voi tarkoittaa vain kolmea asiaa:
- Keräämäsi asia on “roskaa” – hävitä se. Tämä pätee mihin tahansa muistiinpanoon, sähköpostiin, kirjeeseen, esineeseen jne.
- Viitemateriaalia. Raportti jonka sisältöä tarvitset myöhemmin. Valokuva jonka olet ottanut. Verottajalta saamasi sähköposti, jota ehkä joskus tarvitset. Viitemateriaali on käsitteenä laaja. Valokuvia ja verottajan sähköposteja ei säilytetä samalla tavoin. Viitemateriaalin arkistointi on asia, joka ansaitsee oman artikkelinsa. Olennaista on nähdä tämä vaihe yhtenä prosessin osana, ja tunnistaa millä tavoin tiedon pitää olla saatavilla silloin kun sitä tarvitset
- Pitoon. Keräämäsi asia on sinällään mielenkiintoinen, mutta tällä hetkellä et tee mitään sen suhteen. Etkä ehkä koskaan teekään. Matkaesite voi olla tällainen. Tai ajatus siitä että rakennat ramboradan pihan takana avautuvaan pajukkoon. Osa pitoon laitettavista asioista on luonteeltaan sellaisia, että haluat törmätä niihin myöhemmin. Asiasta riippuu, kirjaatko tämän esimerkiksi joskus/ehkä listalle, laitatko muistutuksen kalenteriin vuoden päähän tai käytätkö jotain muuta tapaa, jolla asia tulee uudestaan vastaan.
Kyllä
Jos ajatus tai asia sisältää tekemistä, miltä valmis näyttää ja mikä on seuraava tehtävä?
- Tekeminen on itsestään selvää ja vie alle 2 minuuttia. Tee se heti! Miksi 2 minuuttia? 2 minuuttia on yleispätevä aikaraja, jossa saisit asian muuten käsiteltyä ja järjestettyä haluamallasi tavalla. Jos tekemiseen menee tätä vähemmän aikaa, on loogista hoitaa asia välittömästi.
- Asia ei oikeastaan kuulu sinulle, mutta sen pitää mennä eteenpäin. Delegoi asia eteenpäin sille, jolle se kuuluu. Ja jos sinun pitää olla tietoinen siitä, mitä asialle jatkossa tapahtuu, kirjaa asia Odottaa -listallesi.
- Asia kuuluu sinulle, mutta sen tekeminen vie kauemmin kuin 2 minuuttia. Jos tekemisen pitää tapahtua tiettynä päivänä tai tiettynä kellonaikana, kirjaa se kalenteriisi. Jos tekemisellä ei ole tarkkaa aikamäärettä, mutta se pitää joka tapauksessa hoitaa niin pian kuin mahdollista, kirjaa se seuraavien tehtävien listallesi.
Projekti
Periaatteessa mikä tahansa kerätty asia saattaa liittyä projektiin – eli tekemisen prosessiin, jossa on enemmän kuin yksi vaihe. Jos oma tekemisesi liittyy projektiin, määrittele projektin onnistunut lopputulos. Eli jos kaikki menee tämän kerätyn, tekemistä sisältävän asian suhteen nappiin, miltä onnistunut lopputulos näyttää, tuntuu, kuulostaa, maistuu jne. Kirjaa projektin onnistunut lopputulos projektilistallesi. Eli ei “Kauppa asiakkaan X kanssa” vaan “Asiakas X on 100% tyytyväinen tekemäänsä kauppaan ja haluaa ehdottomasti esitellä hankkimansa ratkaisun referenssikohteena”. Amerikkalaisia ylisanoja ja liiallista positiivisuutta? Ei riittävän pragmaattista? Mikäpä siinä, jostain syystä tämä kuitenkin toimii – riippumatta siitä, missä päin maailmaa menetelmää sitten käytetäänkin. Toki projektin nimi voi olla lyhyempikin. Varmista kuitenkin, että projektin nimi vastaa täsmällisesti onnistunutta lopputulosta.
Mikä on seuraava tehtävä?
Määrittele myös mikä on se seuraava fyysinen toimenpide – tekeminen – jolla tämä asia liikahtaa eteenpäin. Tämä kohta vaatii ison alleviivauksen, koska tämä on tietotyön henkilökohtaisen tuottavuuden ahtain pullonkaula: jos tekemisen määrittely ei mene fyysisen, näkyvän tekemisen tasolle, jää asia yleensä kesken. Tämä on syy, minkä takia 99,99% todo-listoista ei toimi: Tekemistä ei ole määritelty – yksinkertaista ja samalla äärettömän vaikeaa.
Eli tehtävälistalla ei lue “sisko” – vaan “soita siskolle äidin synttäreistä”. Olennaista on määritellä tekeminen, helpoiten tämä onnistuu aloittamalla tekemisen määrittely säännönmukaisesti verbillä. Ja edelleen sama juttu kuin edellä – vaikka asia tuntuu täysin itsestäänselvältä, määrittely on onnistunut vasta sitten, kun asia on kirjoitettu tavalla joka ei jätä mitään epäselväksi. Paras lääke vitkuttelun ja joutavien oheistoimintojen kitkemiseksi on tehdä kaikki tekemisen suhteen tapahtuva ajattelu silloin, kun asia käsitellään. Ei silloin kun on aika tehdä asia. Tämä on myös helpoin tapa saada aikaan silloin, kun et ole ns. täydessä iskussa. Kun iltapäivällä kolmen palaverin (joista kaksi oli täyttä tuskaa) jälkeen on 1½ tuntia aikaa ennen sitä viimeistä palaveria, on paljon helpompi poimia tehtävälistalta valmiiksi pureskeltu tehtävä jonka suorittamiseksi vaaditaan planktonin henkistä kapasiteettia, kuin selata päämäärättömästi sähköposteja osaamatta tarttua niistä oikein mihinkään.
Mahdollisuus
Jos olet kerännyt kaiken – myös täysin merkityksettömältä tuntuvat asiat – käsittely on vaihe, jossa saatat ensimmäisen kerran tunnistaa mahdollisuuden johonkin uuteen. Kaiken tietoinen prosessoiminen tekemisen ja merkityksen näkökulmasta antaa varmuuden siitä, että kaikki on mahdollista saada hallintaan. Jos mahdollisuuden hetki ei ole nyt, asian laittaminen pitoon tarjoaa mahdollisuuden arvioida suhteesi siihen myöhemmin uudestaan.
Seuraava vaihe on järjestä. Tässä vaiheessa varmistetaan että se, mikä on kerätty ja käsitelty, laitetaan juuri sinne, mistä asia tulee vastaan juuri silloin, kun sitä tarvitset.
