Opettele ammattisi rutiinit
Aloitin työurani perinteisessä käsityöammatissa kondiittorina. Kun työn aikaansaamisen mittari on käytännössä omien käsien työnopeus, alan vuosikymmeniä vanha neuvo pätee edelleen; Ensin pitää opetella tekemään hyvää jälkeä. Sen jälkeen pitää opetella tekemään hyvää jälkeä nopeasti. Olipa työn tehokkuuden mittaamisesta, kellottamisesta tai kyttäämisestä mitä mieltä tahansa, käsityöammatissa työllistymisen ja menestymisen mahdollisuudet ovat sitä paremmat, mitä paremmin nuo opit on sisäistänyt.
90-luvun puolivälissä ostin erään osto- ja myyntilehden ilmoituksen perusteella edullisen, kannettavan tietokoneen. Edullisuuden syy selvisi myöhemmin, kun sain viranomaistaholta puhelun tietokonetta koskien. Varsinaisesta kuulustelusta mieleeni jäi viranomaisen kaksisormijärjestelmän kirjoitusnopeus. Ikäluokka huomioiden tuo kirjoitusnopeus oli ymmärrettävää. Oma kirjoitusnopeus tuntui tuolloin tietysti riittävältä, koska viranomaiseen verrattuna sormia minulla oli käytössä moninkertainen määrä.
Kun henkilökohtainen tuottavuus alkoi 2000-luvun alkupuolella kiinnostaa ja nettiin alkoi ilmestyä enemmän ja enemmän materiaalia aiheesta, yksi huomioni kiinnittäneistä asioista oli kirjoitusnopeus. En ollut itse koskaan osallistunut konekirjoituksen opetukseen ja huomasin että kymmensormijärjestelmän osaajia tuntui ylipäänsä olevan aika harvassa. Suurin osa tietotyötä tekevistä ihmisistä käytti (ja käyttää) jonkinlaista käytön myötä kehittynyttä 4-6 -sormijärjestelmää.
Jatkuvaa parantamista
Yksi A4-koon paperille mahtuva raportti tai muistio on kooltaan n. 400 sanaa. Jos kirjoitusnopeutesi tällä hetkellä on n. 25 sanaa minuutissa, vie raportin mekaaninen kirjoittaminen 16 minuuttia. Tavallisen työpäivän aikana kirjoitettavien sanojen määrä on n. kymmenkertainen, sisältäen sosiaalisen median tilapäivitykset ja kommentoinnit, nettihaut ja useamman sähköpostiviestin. Itse asiassa tuo arvio kymmenkertaisesta on useimmissa tapauksissa alakanttiin. Jos epäilet tätä niin laske joskus. Tekstinkäsittelyohjelmat laskevat merkki- ja sanamäärän automaattisesti, sähköpostiviestin ja muun kirjoittamisen voit leikata ja liimata esimerkiksi tänne.
Eli 4000 sanaa päivässä kirjoitusnopeudella 25 sanaa minuutissa = 2 tuntia, 40 minuuttia. Rehellisyyden nimissä on sanottava että 25 sanaa minuutissa on hälyttävän vähän, jos työssään joutuu ylipäänsä käyttämään tietokonetta, nopeus on todennäköisemmin 30-40 sanaa minuutissa. Voit testata oman kirjoitusnopeutesi esimerkiksi täältä.
Oletetaan että kehität kirjoitusnopeuttasi jollain netistä löytyvällä ohjelmistolla (tee esim. haku “opi kymmensormijärjestelmä”) ja näin ajan myötä tuplaat kirjoitusnopeutesi 50 sanaan minuutissa. Päivässä saat käyttöösi tunnin ja 20 minuuttia. Viikossa 6 tuntia.
Kymmensormijärjestelmän hallitsevalle 70-80 sanaa minuutissa on ihan normaali nopeus. Säännöllisellä harjoittelulla nopeuden saa nostettua jopa sataan sanaan minuutissa. Jos vertaat omaa tämänhetkistä kirjoitusnopeuttasi tuohon sataan sanaan ja lasket mitä ero tarkoittaa viikkotasolla, saatat yllättyä.
Tänä päivänä suuri osa kirjoittamisesta voi tapahtua älylaitteen kosketusnäytön kautta. Useimmissa näistä laitteissa on mahdollista peukkunäppäilyn tilalle vaihtaa kirjoitustavaksi pyyhkäisykirjoitus (engl.swype). Oikein “opetetulla” ohjelmistolla on mahdollista saavuttaa lähes sama kirjoitusnopeus kuin fyysisellä näppäimistöllä. Myös tämän kirjoitustavan opetteluun löytyy useampia ohjelmia.
GTD ja kirjoitusnopeus
Mitä helpompaa ja nopeampaa tiedon kerääminen ja syöttäminen omaan järjestelmään on, sitä matalampi on kynnys kerätä “kaikki”. Yksi GTD:n kantavista ajatuksista on tehdä asiat niin helpoksi ja helposti kuin vain mahdollista. Mitä vähemmän tekemisessä on kitkaa, sitä vähemmän on tarvetta keskittyä tekemisen mekaaniseen prosessiin. Huomio voi siirtyä muille alueille ja henkinen kaistanleveys vapautuu automaattisesti luovan ongelmanratkaisun käyttöön.
Usein kirjoittaminen tapahtuu pelkkänä “ajatusten virtana”. Ajatusta kirjoitusnopeuden nostamisen hyödyllisyydestä on helppo vastustaa; Eihän nopealla kirjoittamisella ole mitään tekemistä sen kanssa, että kirjoittaessa asiaa voi makustella ja ajatuksia kehittää samalla? Tähän en voi vastata kuin oman kokemukseni perusteella. Teen blogikirjoituksiani varten yleensä erittäin löyhän rungon aiemmin keräämistäni ajatuksista. Käytän kirjoittamiseen n. 10 minuuttia/ blogi. Muokkaamiseen, kuvien lisäämiseen ja WordPressin stilisointiin n. 5 minuuttia. Uskallan väittää että kirjoitusnopeus on suoraan rinnasteinen siihen, kuinka sujuvasti ajatukset saa kanavoitua näppäimistölle. Lopputuloksesta voi tietysti olla montaa mieltä 🙂 mutta ainakin tähänastisen palautteen perusteella kouluarvosanani on vähintäänkin tyydyttävä.
PS.
Eräs kirjoitusnopeutta sivuava asia on näppäimistöltä annettavat pikakomennot. Useimmille lienevät näppäinyhdistelmät CTRL+Z/XC/V tuttuja. Jos käytössäsi on Gmail, tiedätkö mitä näppäimellä c voi tehdä? Tai vaihto+c? Entäs ! (huutomerkki)? (Vinkki löytyy täältä.)
Hiiren käyttö hidastaa syöttönopeutta huomattavasti. Jos vietät päivässä parikaan tuntia sähköpostin ääressä, voit helposti opetella hiiren tarpeettomaksi tekevät näppäimistön pikakomennot 1-2 viikon aikana. Takaan, että käyttämiesi ohjelmistojen pikakomentojen opettelu vapauttaa vähintään 1-1½ h muuhun käyttöön joka viikko. Jos tähän saakka on tuntunut siltä, että esimerkiksi GTD:n viikkokatsastukselle on vaikeaa löytää aikaa, saat tämän taidon opettelulla vapautettua juuri sopivan tilan kalenteristasi.
