Koulutin hiljattain organisaatiossa, jossa osa koulutukseen osallistuneista ei ollut saanut minkäänlaista etukäteistietoa koulutuksesta. Käytännössä muutaman perumisen takia vapautuneille paikoille pyydettiin väkeä nimikkeellä ”ajanhallintakoulutus”.
Tämän seurauksena kävimme koulutuksen aikana mielenkiintoisen keskustelun siitä, miksi koulutus ei keskittynytkään niihin asioihin, mitä yleisesti mielletään ajanhallinnassa olennaisiksi; eli tavoitteiden asettamiseen ja tärkeimpien tehtävien priorisointiin. Kysymyksiä herätti erityisesti se, miksi keskitymme näpertelemään sekalaisen sälän kanssa tuntikausiksi.
Olen täysin samaa mieltä siitä, että tavoitteiden asettamisella on merkitystä. Ellei tavoitetilaa ole olemassa, tekemisestä tulee helposti päämäärätöntä pyörittelyä. Kääntäisin tämän ajatuksen kuitenkin toisin päin; jos veneessä on reikiä, perille pääsy hankaloituu huomattavasti riippumatta siitä kuinka selkeästi tiedät mihin olet matkalla. Rantautumispaikka voi näkyä hyvinkin selvästi, mutta paniikinomaisen äyskäröinnin keskellä sinne tähyily saattaa vain syventää epätoivoa ja ahdistusta (niin lähellä ja niin saavuttamattomissa!).
Sälän perkaamisesta kohti tavoitteita
- Lähde liikkeelle siitä, missä olet. Eli mihin huomiosi jää kiinni. Älä aliarvioi omaa huomiokykyäsi, tunnistat kyllä intuitiivisesti, mikä varaa kaistanleveyttä ja estää sinua keskittymästä.
- Vapauta huomiokyky ajattelemaan. Se silppu, mikä tuntuu olevan ”oikean” työn tiellä, on käsiteltävä ennen kuin voit keskittyä tärkeämmältä tuntuviin asioihin. Eli käsittele nämä asiat ja järjestä niitä hoitavan tai eteenpäinvievän tekemisen muistutukset asianmukaisiin paikkoihin (kalenteriin ja tehtävälistoille).
- Vältä turhautumista. Jos päivittäinen tekeminen hautautuu sisääntulevan tiedon ja tekemisen kaaoksen alle ilman että koet hallitsevasi tätä vyöryä, epäselviin tavoitteisiin tähtääminen aiheuttaa yleensä vain turhautumista ja merkityksettömyyden kokemuksen.
Käsittely-vaiheen kaksi olennaisinta kysymystä selventävät tilannetta huomattavasti:
1. Mitä valmis tarkoittaa → tämä on se lyhyen tai pitkän tähtäimen tavoitetila, jonka tunnistaminen lähtee viemään sinua konkreettisesti eteenpäin.
2. Miltä tekeminen näyttää → mitä kirjaimellisesti teet, että otat askeleen kohti tuota tavoitetilaa.
Entäs se ajanhallinta
Tänä vuonna tulee täyteen 23 vuotta siitä kun törmäsin ensimmäisen kerran GTD-menetelmään. Viimeiset 10 vuotta olen opettanut menetelmää mitä erilaisimmille organisaatioille. Se kaikista konkreettisin ajanhallinnan vinkki, jonka tänä aikana olen oppinut, on se, että tarvitset päivittäin paljon luultua enemmän aikaa sisääntulevan informaation käsittelyyn. Tarvittava aika vaíhtelee valtavasti päivittäin ja työtehtävästä toiseen. On päiviä (ja töitä) joissa 30 minuuttia joka päivä riittää. Ja on päiviä (ja töitä) joissa 2-3 tuntia on ehdoton minimi. Tämän ajan varaaminen kalenteriin, joko ihan kalenteroimalla se tai pitämällä huolen siitä että kalenterissa on riittävästi tyhjää tilaa, on konkreettista ajanhallintaa millä pidät huolen siitä että ”sälä” ei ole se asia, joka estää sinua pääsemästä lähemmäksi tavoitteita.
