Edellisenä työpäivänä kävit läpi tehtävälistasi, siirsit tekemättömät asiat seuraavalle päivälle ja teit yksityiskohtaisen suunnitelman sille, miten seuraava päivä sujuu. Kaikki järjestyksessä ja valmiina seuraavaan päivään. Päivän mittaan tapahtuvat keskeytykset kuitenkin sotkivat suunnitelmat, tehtävien suorittaminen vei suunniteltua kauemmin ja pelkkien rutiinien suorittaminen täytti päivän. Päivän lopussa käyt taas läpi listan tekemättömistä asioista ja siirrät nämä jälleen seuraavalle päivälle. Huomenna paremmalla onnella?
Haluaisitko että saat päivän aikana hoidettua sille päivälle kuuluvat asiat?
Huomaa, että teet kolmenlaista työtä
Osa työstäsi on suunniteltua, osa suunnittelematonta ja osa työn suunnittelua. Kuinka suuri osa päivästäsi kuuluu kuhunkin? Kuinka suuren osan päivästäsi pitäisi kulua kuhunkin? Voit tehdä realistisia arvioita siitä, kuinka paljon päivän aikana saat aikaan vain, kun tunnistat työn luonteen vaikutuksen ajankäyttöön.
Anna suunnittelulle rajat
Älä käytä kalenteriasi väärin; Sinne kuuluvat vain asiat joiden on ehdottomasti tapahduttava tiettynä päivänä tai tiettynä kellonaikana tai joista sinun pitää tiettynä ajankohtana olla tietoinen. Ei mitään muuta.
Unohda päivittäinen tehtävälista ja mieti mitä työhösi kuuluu. Jos vietät koko päivän samassa toimistossa, teet paljon tarjouksia ja kirjaat kauppoja, voit jakaa tehtävälistasi tarjouksiin, kauppojen kirjaamiseen jne. Yksittäiseen tehtävään kuluvan ajan arviointi helpottuu huomattavasti, kun purat tehtävät atomitasolle – tehtävälistalle kirjataan seuraava fyysinen toimenpide joka suoritettavaan asiaan liittyy, ei epämääräistä ajatusta. Olen kirjoittanut tehtävälistoista kattavammin täällä. Ja jos jokin tarjous pitää ehdottomasti tehdä tiettynä päivänä, sen tekeminen merkitään kalenteriin, ei päivästä toiseen muuttuvalle tehtävälistalle.
Kunnioita niitä sitoumuksia, jotka kalenteriin kirjaat; kalenterissa olevat asiat tapahtuvat ehdottomasti silloin kun niiden pitää tapahtua, tehtävälistalla olevat asiat teet niin pian kuin mahdollista.
Opettele kuinka selviät keskeytyksistä
Keskeytykset kuuluvat lähes jokaisen työn luonteeseen. Riippumatta siitä, liittyvätkö nämä suoraan työhön esimerkiksi asiakaspalvelun kautta, vai työn sosiaalisiin aspekteihin – esimerkiksi keskusteluun kollegan kanssa, parhaiten selviät keskeytyksistä kun olet tietoinen siitä että nämä kuuluvat työhön, ja hiot prosessin keskeytysten suhteen mahdollisimman sujuvaksi.
3 keinoa selvitä keskeytyksistä
-
Hyväksy keskeytykset
Suurin osa keskeytyksistä on asioita jotka vievät kokonaisuutta eteenpäin.
Älä näe keskeytyksiä vain negatiivisena asiana. Osa keskeytyksistä on varmasti luonteeltaan työtä hidastavia ja siihen kuulumattomia, mutta yllättävän iso osa vie työn kokonaisuutta eteenpäin. Ristiriita syntyy siitä, että ne eivät välttämättä edistä juuri sitä työtä, mitä sillä hetkellä teet.
-
Anna keskeytykselle 100 % huomiosi
Jätä se, mitä juuri sillä hetkellä teit ja keskity täysin keskeytykseen. Ole täysin läsnä tilanteessa, kirjaa ylös kaikki keskeytykseen liittyvä olennainen tieto. Tämä vaihe onnistuu parhaiten, kun osaat Getting Things Donen työnkulun ensimmäisen askeleen: keräämisen.
-
Käytä kirjanmerkkejä
Jätä itsellesi muistutus siitä mitä olit tekemässä. Ja jätä itsellesi muistutus myös siitä, mitä keskeytys koski (kohta 2.). Alla olevalla videolla Getting Things Done -menetelmän kehittäjä, David Allen näyttää, kuinka hän hoitaa keskeytykset. Tämän vaiheen olennaiset työkalut ovat tilanteeseen sopivat muistiinpanovälineet ja inbox.
Tässä on yksi tietotyön työnkulun vaikeimmin tunnistettavista pullonkauloista; usein työ ei jatku sillä, mitä olit tekemässä, vaan huomio jää kirjanmerkkien ja käytännön puuttumisen vuoksi kiinni keskeytykseen. On olennaista punnita keskeytyksessä tullutta tietoa sitä vastaan, mitä olit aiemmin tekemässä. Jos keskeytys vaatii välittömän huomiosi myös keskeytyksen jälkeen, kyseessä on suunnittelematon työ, joka kuuluu työn luonteeseen. Tee se asia, joka on tärkeämpi.
Itse aiheutetut keskeytykset
Tämän tekijän hoitaminen on huomattavasti toisista ihmisistä johtuvia keskeytyksiä vaikeampaa, koska itse aiheutetut keskeytykset ovat opittu tapa.
Oletko koskaan tehnyt keskittyneesti töitä ja seuraavassa hetkessä teetkin jotain aivan muuta ilman, että puhelin on soinut tai kukaan on fyysisesti käynyt toimistossasi?
Aalto -yliopistossa jo 2010-2011 suoritetun tutkimuksen mukaan mm. matkapuhelimen ilmoituksien seuraamisesta muodostuu puhelimen käyttäjälle tapa, joka on omiaan katkaisemaan muun toiminnan suorittamisen. Jos todella haluat keskittyä siihen mitä teet, poista tietokoneen, esim. saapuvan sähköpostin ja matkapuhelimen sovellusten, kuten Facebookin ilmoitukset käytöstä. Jätä ainoastaan kalenteriin ja välttämättömiin viestisovelluksiin (kuten tekstiviestit) liittyvät ilmoitukset päälle.
Se, että voit keskeytyksistä riippumatta todella olla läsnä siinä mitä teet, onnistuu, kun sinulla on oikea ote siihen mitä teet (asiat ovat hallinnassa) ja katsot tilannetta oikeasta näkökulmasta.
Jäikö jotain mainitsematta? Mistä jokin keskeytys johtuu tai kuinka se voidaan hoitaa? Kommentit, vastaväitteet ja kaikki palaute on tervetullutta!
