Oletko huomannut, että kodin ensimmäinen tasainen pinta ulko-oven sisäpuolella tuntuu keräävään runsaasti tavaraa päällensä? Onko työpöydälläsi paikka, joka täyttyy papereista ja tavaroista – varsinkin muiden tuomista papereista – tai hautautuuko pöytä tasaisen tavaravyöryn alle? Nämä paikat ovat luontevia keräyspisteitä. Satunnaisesta tavaroiden ja paperien hajasijoittamisesta on lyhyt, mutta merkittävä matka asioiden käsittelyyn ja järjestämiseen.
Eräs Getting Things Done -menetelmän olennaisimmista työkaluista on inbox; kirjelokero, paperilokero, keräysastia jne. Työkalun käyttö on helppoa kuin heinänteko, mutta käytännön puuttuminen on hämmästyttävän yleistä.
Inbox on käytännössä fyysinen laskeutumisalusta, johon keräät kaikki fyysiset asiat, joilla voi olla potentiaalista merkitystä. Esimerkiksi kaikki paperiset muistiinpanot, muistivihot, jne. Inboxin tärkein ominaisuus on, että sitä käyttää. Hanki siis laatikko, joka sopii käyttötarkoitukseen ja on siinä määrin näkyvä, että et voi ohittaa sitä.
Opettele käyttö
Hanki erilliset inboxit sekä töihin että kotiin. Sijoita sopivaan paikkaan inboxin lähelle kynä ja lehtiö, josta saat helposti repäistyä paperin irti. Opettele kirjoittamaan kaikki satunnaiset, päähän pälkähtävät asiat paperille ja siirrä nämä paperit inboxiin. Kerää sinne myös kaikki satunnaisesti harhailevat tavarat (jotka mahtuvat inboxiin). Jos tavara ei mahdu inboxiin ja se pitää jossain vaiheessa siirtää muualle kuin missä se on, kirjoita tämä asia paperilapulle (jonka laitat inboxiin). Inbox on myös erinomainen työkalu keskeytysten hallinnassa.
Kun saavut töihin tai kotiin ja mukanasi on muistiinpanoja, joille pitää tehdä jotain, siirrä ne välittömästi inboxiin. Jos käytät kokonaista muistikirjaa, laita se inboxiin odottamaan käsittelyä. Jos käytät matkapuhelinta keräystyökaluna, eli otat sillä kuvia esim. valko- tai fläppitaulusta tai käytät sitä ääninauhurina, laita puhelin sellaisenaan inboxiin (ellet ole järjestänyt tätä sähköistä keräämistä toisella tavalla, esim. nauhoitukset siirtyvät automaattisesti sähköpostin saapuneet -laatikkoon).
Inbox toimii vain, jos…
…sen tyhjentää säännöllisesti. Suositus on 24 – 48 tunnin välein. Siitä riippuen, minkä tyyppisiä asioita tiedät inboxiin kerääväsi, tämä aika voi olla lyhyempikin, esim. muutaman kerran päivässä. Inboxiin kerätyt asiat käsitellään systemaattisesti. Olen kirjoittanut käsittelyvaiheesta aiemmin kattavasti täällä. Luottamuksen rakentaminen tähän yksinkertaiseen työkaluun voi olla yllättävän vaikeaa ja vaatii sitoutumista ja tietoista opettelua.
Suosittelen päivittäisen muistutuksen asettamista kännykkään esim. hieman sen jälkeen kun saavut töihin, sille hetkelle kun saavut töistä kotiin ja illalle ennen iltatoimia. Ajatuksena on muistuttaa yhtäältä siitä, että olet varmasti kerännyt kaiken (onko muistivihko vielä laukussa?) ja siitä, että käsittelet kaiken keräämäsi materiaalin. Käytännön oppimisen aikataulu on yksilöllistä, asiakkailta saamieni vastausten perusteella tämä vaatii n. kuukauden säännöllisen toistamisen.
Nihilististä pilkunviilaamista? Useimmat meistä pesevät hampaansa päivittäin. Tämän toimenpiteen hyötyjä ei liene tarvetta alleviivata. Suurin osa ei edes mieti hampaiden pesua, toimenpidettä ei tarvitse erikseen muistaa, vaan liike lähtee ns. selkärangasta. Keräämisen (ja sitä seuraavan käsittelyn) ajatuksena on opetella käytäntö, jonka ansiosta et unohda. Kun käytäntö on “toinen luonto” ei asiaa tarvitse sen kummemmin enää miettiä. Asiat hoidetaan silloin kun ne tulevat vastaan, ei siinä vaiheessa kun ne leviävät käsiin.
Opeta käyttö muille
Opeta yhtä lailla perheenjäsenesi ja kollegasi käyttämään inboxiasi. Sinulle välitettävä viesti voidaan kirjoittaa lapulle ja laittaa tämä lappu inboxiisi. Olen nähnyt toimistoja, joissa kollegalle jätettiin viestit asettamalla ne tuolille, koska pöytä oli hautautunut paperipinojen alle. Kollegat luottivat siihen, että tuolille jätetyt viestit on pakko käsitellä.
Tavan opettaminen perheenjäsenille voi tuntua kylmältä ja tunteettomalta, suorastaan typerältä. Voin kuitenkin omasta kokemuksestani sanoa, että useampikin kouluun tai harrastuksiin liittyvä lapsilta tullut viesti on tullut käsiteltyä ajoissa tämän tavan opettamisen jälkeen. Tapa toimii huomattavasti tehokkaammin kuin se, että lapsi viisi minuuttia ennen kouluun lähtöä muistaa, että koulun jälkeen oli muuten joku harrastukseen liittyvä juttu, joka olisi vaatinut valmistautumista edeltävänä päivänä.
Sen perusteella mitä GTD-menetelmän opettamisesta ja oppimisesta nyt tiedän, fyysinen inbox on ehkä helpoin työkalu, jonka käytön kautta menetelmän oppiminen voi tapahtua. Samat periaatteet pätevät myös sähköisiin inboxeihin, esim sähköpostin saapuneet -kansioon tai pikaviestisovelluksiin. Käytännön tietoinen oppiminen on useimmille kuitenkin helpompaa fyysisten työkalujen kautta.
Eri mieltä? Kaikki kommentit ovat edelleen erittäin tervetulleita.
Alle muutaman vuoden takainen video, jossa Getting Things Done -menetelmän kehittäjä David Allen näyttää kuinka hän käyttää inboxiaan. Videolla käydään läpi myös pari muuta GTD -menetelmään ja Allenin henkilökohtaiseen järjestelmään liittyvää asiaa.
