Kuulostaako tutulta? Kun kiire ja pitkän päivän painaminen alkavat viimein Suomessakin saada negatiivisen kaiun, otsikko on yhä suositumpi uudenvuodenlupaus.
Osataksesi sanoa ei, sinun pitää tietää mille asioille olet sanonut kyllä. Ja jos päätätkin sanoa uudelle asialle kyllä, joudut todennäköisesti sanomaan ei jollekin, mille olit jo sanonut kyllä. Siis jos aiot pitää lupauksestasi kiinni. Toinen hyvä vaihtoehto on jatkaa entiseen malliin päivän venytyksellä. Tai tiivistää tahtia.
Valintaa helpottaa kun tiedät, mitä:
- sinun pitää tehdä
- ei pidä tehdä
- voit tehdä
- et voi tehdä
Vastuualueet
Meillä kaikilla on erilaisia yksityiselämään ja työhön liittyviä vastuualueita; ihmissuhteet, koti, vanhemmuus, talous, itseilmaisu, ura, työ, terveys, jne. Mitä tarkemmin näistä vastuualueista on selvillä, sitä helpompaa on nähdä, kuinka hyvin ne ovat keskenään tasapainossa. Mitä heikommin näitä vastuualueita tunnistaa, sitä herkemmin lautaselleen kasaa enemmän kuin pystyy syömään. Omaan työhön liittyen vastuualueet on helppo hahmottaa oman toimenkuvan kautta; Jos palkkaisit nyt itsesi, mitkä tehtävät olisivat vastuullasi?
Kalenteri ja tehtävälistat
Kalenterin pitäisi pystyä antaa selkeä kuva siitä, mihin kaikkeen on vielä mahdollista lähteä mukaan. Getting Things Done -menetelmässä kalenteri on “pyhää maata”. Eli sieltä ei löydy haaveita, toiveita, unelmia tai toiveajattelua. Ainoastaan asioita
- joista pitää olla tietoinen tiettynä päivänä
- jotka pitää tehdä tiettynä päivänä
- jotka pitää tehdä tiettyyn kellonaikaan
Jos ja kun kalenteri pysyy näin ajantasalla, kokonaiskuvan saaminen päivittäisestä tekemisestä helpottuu huomattavasti.
Kun kalenteri hoidetaan edellä kuvatulla tavalla, tehtävälista(t) sisältää kaiken tekemisen, minkä aikamäärite on “niin pian kuin mahdollista” tai “sopivan tilaisuuden tullen”. GTD ei jaa tekemistä ysärityyliin A,B,C ja D -kategorioihin. Tämän päivän tietotyössä tekemisen prioriteetti muuttuu vauhdilla, joka tekee etukäteen priorisoidun tehtävälistan auttamattoman hitaaksi käyttää.
Muista: ne asiat, joilla on selkeä aikamääre, tarvitsevat aikaa suoritusta varten, mistä syystä niiden ainoa oikea paikka on kalenteri.
Jos kalenteri on buukattu täyteen jo viikkoja etukäteen ja tehtävälistan tehtäviä ei ole realistista saada työn alle edes seuraavalla viikolla, on hyvin helppo nähdä miten paljon on mahdollista haalia lisää tekemistä.
Projektilista
Projektilista on kuten mikä tahansa tehtävälista, mutta erotuksena varsinaiseen tekemiseen on projektin luonne; Projektia ei voi tehdä, mutta projektia edistäviä tehtäviä taas voi. David Allenin mukaan projektilista on lista kaikista niistä asioista, jotka haluat nähdä valmiina seuraavien 1-12 kk kuluessa ja jotka vaativat useamman kuin yhden tehtävän valmistuakseen. Projektin nimen pitää kuvastaa valmista, onnistunutta lopputulosta mahdollisimman selvästi. Karrikoiden “Autossamme on talvirenkaat jotka pitävät auton hyvin tiellä”, eikä “talvirenkaat”. Projekteista voisi kirjoittaa vaikka kuinka pitkästi, tässä yhteydessä kuitenkin riittää se näkökulma, jonka projektilista omaan tekemiseen avaa. Projektilistan avulla saat lintuperspektiivin kaikista vähänkään suuremmista kokonaisuuksista, joiden valmistumiseen olet jo sitoutunut seuraavien 1-12 kk ajan. Kuinka hyvin se asia, mille aiot sanoa Kyllä mahtuu mukaan jo sovittuun kokonaisuuteen? Vaihtoehtoina on yleensä päivän tai itsesi venyttäminen tai sovitun sitoumuksen uudelleenneuvottelu.
Mutta miten tämä auttaa siihen, että tekemistä kasaantuu koko ajan enemmän ja enemmän?
Kun oma tekeminen on listattu selkeästi, on paljon helpompi perustella myös muille, että aika ei riitä kaikkeen. Jos tekeminen taas tuntuu koko ajan olevan jotain muuta, kuin sitä mitä sinut palkattiin tekemään, on aika keskustella omasta toimenkuvasta ja resursseista (tai tuntuvasta palkankorotuksesta?) vielä silloin, kun tilanteeseen on mahdollista reagoida.
