Tässä vinkkejä varsinkin heille, jotka eivät ole juuri etätöitä tehneet tai tekevät niitä hyvin satunnaisesti.
Valmistautuminen:
Jos työskentelet läppäriltä, ota se päivittäin mukaan kotiin. Voi olla että huomenna työpaikan ovet ovat kiinni.
Työskentele selkeän suunnitelman mukaan. Suunnittele seuraavan päivän kulku vähintään päivää aiemmin. Suunnitelmallinen, säännöllinen tauotus luo päivälle käytännön raamit. Tauot tarkoittavat parhaimmillaan liikettä ja pääkopan tuuletusta. Jos kotona on koira, vie se työpäivän aikana 3 x 15 min lenkille. Jätä puhelin työpöydälle lounaan ajaksi.
Jos mahdollista, työskentele suljetun oven takana. Varsinkin, jos myös lapset ovat kotona. Keskustelkaa työskentelyn pelisäännöt selväksi, etätyössä on mahdollista saada aikaan paljon enemmän kuin konttorilla, mutta tämä edellyttää sitä, että voit todella keskittyä työhön. Miettikää yhdessä rutiinit, jotka mahdollistavat keskeytysten ennakoinnin, esim ajoittamalla keskustelut mahdollisuuksien mukaan tauoille.
Pidä kynä ja muistilehtiö koko ajan mukana. Kirjoita ylös mieleen putkahtavat asiat, jotka pitää/ haluaisit/voisit tehdä välittömästi. Käy muistilehtiön muistiinpanot läpi pari kertaa päivän aikana ja määrittele, mitä tekeminen oikeasti tarkoittaa. Kirjaa tämä tekeminen kalenteriin jos se on tärkeää tai kiireellistä, niin että se tulee varmasti hoidettua. Jos tekemisen aikamääre on niin pian kuin mahdollista, kirjaa tekeminen tehtävälistalle.
Pukeudu töihin. Lenkillekin tulee lähdettyä paljon helpommin, kun pukee päälle verkkarit. Pukeutuminen kuulostaa ehkä omituiselta, mutta työn tekemistä helpottaa, kun raja työn tekemisen ja kotona olemisen välillä on niin selkeä kuin mahdollista. Pukeutuminen töihin on yksi yksinkertaisimmista tavoista kertoa omalle mielelle, mihin tällä hetkellä pitäisi keskittyä.
Pidä työpöytäsi mahdollisimman siistinä. Siivoa pöytä jokaisen työpäivän lopuksi. Ja aloita seuraava päivä puhtaalta pöydältä.
Työnkulku:
Tee työtä selkeästi jonkinlaisen aikablokkauksen mukaan ja keskity pitämään taukoja. Pomodoro-tekniikka on tähän yksinkertainen vaihtoehto; keskity työhön 25 minuutin ajan ja pidä tämän jälkeen 5 minuutin tauko. Säädä tätä sääntöä sen mukaan, mikä omalla kohdallasi tuntuu toimivimmalta. Pidä suunnittelun aikana määrittelemistäsi tauoista kiinni.
Juo reilusti vettä tai teetä – tämä pakottaa sinut liikkeelle säännöllisesti 😊
Suurimmalle osalle suosittelen tietoista sosiaalisen median käytön välttämistä etätyön aikana. Oma mieli ei osaa tehdä eroa sosiaalisen median kautta tulevien syötteiden ja työhön liittyvien syötteiden käsittelyssä. Esim. LinkedInin käyttö tauon aikana heikentää keskittymiskykyä tauon jälkeen lähes poikkeuksetta. Jos kuitenkin olet tottunut työskentelemään työyhteisössä, varaudu siihen että tarve sosiaaliselle kanssakäymiselle alkaa jossain kohtaa varmasti vaivata. Ellei kotoa löydy seuraa, sovi esim. kollegan kanssa käytännöistä videoneuvottelulle tai puhelulle. Paras vaihtoehto on tietysti käydä työpäivän aikana ulkona kävelyllä kollegan tai perheenjäsenen kanssa, jos tämä etäisyyksien (ja molempien terveydentilan) puolesta on mahdollista.
Vinkkejä yritykselle odottamattoman etätyön mahdollistamiseen
Videoneuvottelut Teamsin, Zoomin tai Hangoutsin kautta lienevät suurimmalle osalle tuttua jo entuudestaan. Ellei työntekijän työaikaa voida hyödyntää tuottavan työn tekemiseen, aika kannattaa hyödyntää sellaisten uusien asioiden opetteluun, joiden osaamisesta on hyötyä kun tilanne on taas normalisoitunut. Esimerkiksi Google Digital Garage, Udemy, LinkedIn Learning ja www.gtdnordic.fi ovat hyviä paikkoja lähteä liikkeelle.
Disclaimer: Olen työskennellyt päätoimisesti etänä vuodesta 2006 saakka.
