GTD:n luontevan suunnittelun malli taipuu erinomaisesti myös palaverirungoksi. Varsinkin nyt, kun etätyö muuttaa palaverikäytäntöjä, malli on selkeä ja yksinkertainen kehys minkä tahansa palaverin sujuvaan läpivientiin.
Luontevan suunnittelun malli
Luontevan suunnittelun malli on yleispätevä projektin suunnittelun työkalu. Malli on sellaisenaan käytössä useammassa johtoryhmässä ja tiedän asiakkaiden käyttäneen mallia lähes millaiseen projektiin tahansa; ensi vuoden markkinointisuunnitelmasta anopin mökin puuceen rakentamiseen. Malli koostuu viidestä vaiheesta:
- Miksi tämä projekti toteutetaan? Määritellään juurisyy sille, miksi projekti ylipäänsä tehdään?
- Mitä valmis tarkoittaa? Jos kyseessä on asiakasprojekti, tarkoittaako valmis samaa sekä toimittajalle että asiakkaalle?
- Miten, osa 1? Mitä kaikkea tämän projektin kanssa pitää ottaa huomioon?
- Miten, osa 2? Missä järjestyksessä ja millä resursseilla projekti toteutetaan? Miten tätä seurataan?
- Mitä tapahtuu seuraavaksi? Miltä tekeminen näyttää, kuka tekee ja mitä?
Luontevan palaverin malli
Mukauttaminen palaverirungoksi on lainattu suoraan asiakasyrityksen tavasta soveltaa mallia:
- Miksi tämä palaveri pidetään?
- Tämän kysymyksen pitää vastata myös siihen, mikä palaveriin kutsuttujen rooli on. Miksi juuri kutsun saajan pitää osallistua tähän palaveriin. Palaverin aihe ja kutsu muotoillaan niin, että ne itsessään ovat vastaus kysymykseen tarkoituksesta.
- Mitä tämän palaverin loppuessa on saatu aikaan, mitä on päätetty?
- Miltä näyttää lopputulos joka aikaansaadaan tämän palaverin myötä.
- Kaikkien palaveriin osallistujien on oltava samaa mieltä lopputuloksesta. Jos projektin toteutukseen osallistujilla on toisistaan poikkeava käsitys siitä, mitä yritetään saada aikaan, projekti ei yleensä etene toivotulla tavalla.
- Sama pätee myös palaverin suhteen. Jos haluttu lopputulos on epäselvä, osallistujat päätyvät usein ajamaan omaa agendaansa.
- Miten, osa 1: Mitä kaikkea on otettava huomioon?
- Jos palaveri liittyy useammin käsiteltävään teemaan, on hyvä idea käyttää tarkistuslistaa läpikäytävien asioiden tarkasteluun.
- Miten, osa 2: Kuinka palaverissa käsitelty asia viedään eteenpäin?
- Mitä pitää tapahtua ja missä järjestyksessä.
- Kuka on vastuussa mistäkin, mihin mennessä tarvitaan vastauksia ja miten edistymisen seuraaminen tapahtuu.
ja viimeisenä
- Mitä seuraavaksi tapahtuu.
-
- Mitä ovat ne yksittäiset asiat tai osa-alueet joista palaveriin osallistuneet vastaavat.
- Missä, milloin ja millä työvälineillä (tai tiedolla) tekeminen tapahtuu?
Edut mallin hyödyntämisestä
Tämä malli vastaa kohtalaisen hyvin sitä tapaa, millä onnistuneet palaverit on jo tähän mennessä hoidettu. Oman kokemukseni mukaan malli parantaa tuloksia lähes kaikissa tilanteissa erityisesti seuraavien syiden vuoksi:
- Palaverin tarkoitus on kristallinkirkas.
- Läsnä on vain ihmisiä, joille palaverilla on oikeasti merkitystä.
- Kaikilla läsnäolevilla on yhteinen käsitys siitä, mitä käsitellään.
- Kaikki käsiteltävään asiaan liittyvät asiat voidaan tuoda esiin (Miten, osa 1.).
- Vastuut selkiytyvät, kaikki osallistujat tietävät mistä he itse ovat vastuussa ja mistä muut ovat vastuussa.
- Oma tekeminen on selvillä. Kenellekään ei ole epäselvää miltä oma tekeminen näyttää.
Olen pari kertaa kuullut kritiikkiä siitä, että GTD olisi vain henkilökohtaiseen tekemiseen keskittyvä menetelmä. Menetelmän osia voi kuitenkin soveltaa käytännössä lähes mihin tahansa yhdessä tekemisen osa-alueeseen. On kyse sitten yhteisesti hallinnoidun sähköpostitilin käyttötavasta, CRM:n käyttämisestä projektinhallintaan tai esimerkiksi organisaation strategisten tavoitteiden jalkauttamisesta yksittäisten työntekijöiden tehtävälistoille.
