Oletko jo saanut osasi etäilyn aikana räjähdysmäisesti kasvaneesta pikaviestinnästä?
Ennen korona-aikaa pikaviestisovellukset, kuten Slack, WhatsApp ja Teams, kuuluivat vain murto-osan työkalupakkiin. WhatsApp häiritsi lähinnä lasten harrastusten vuoksi, varsinkin jos lapset myös itse viestivät ryhmiin, joihin aikuiset “joutuvat” osallistumaan. Ainoan poikkeuksen muodostivat oikeastaan ne yrittäjät, jotka olivat rakentaneet Facebookin Messengerin tyyppisistä, yrityksen sosiaalisen median tileihin sidotuista kanavista asiakaskunnalleen helposti lähestyttävän ja äärettömän työllistävän suoran palautteen kanavan.
Huonot inboxit
Koronan myötä monessa yrityksessä on huomattu, kuinka kätevää Teamsin kautta viestiminen on myös palaverien ulkopuolella. WhatsAppiin on rakennettu tiimille oma ryhmä. Kokeilussa on myös todennäköisesti juuri Slack, Twitch tai Google Chat “saumatonta tiimiviestintää” edistämään.
Kun lapset ovat koulussa, ja kotona tapahtuvaa etätyöskentelyä häiritsee korkeintaan koiran kuorsaus, keskittymisen ulkoiset häiriöt on saatu minimoitua. Kuitenkin on tunne siitä, että jotain valuu sormien läpi koko ajan?
Kun sähköposti varsinkin sisäisessä viestinnässä on jo vähintään yhtä eilispäivää kuin henkilökohtainen tehtävälista – tekemisen fokus on nyt yhteisessä tiimitehtäväsovelluksessa, jossa kaikki ovat jatkuvasti ajan hermolla siitä, millaisen palaverin Mari veti Zoomissa ja mitä tehtäviä tästä palaverista generoitui suoraan tehtävänhallinnantiimisovellukseen – sisäinen viestintä myötäilee tätä tekemisen flow-tilaa useilla eri kanavilla. Päivän päätteeksi siirtyminen työmoodista kotimoodiin tapahtuu yhtä helposti kuin läppärin kannen painaminen kiinni. Näinkö?
GTD:n perusteet -koulutuksessa yksi ensimmäisistä harjoituksista on kaikkien käytössä olevien inboxien listaaminen. Eli tehdään lista kaikista niistä kanavista, joita pitkin potentiaalinen tekeminen, ja siihen liittyvä informaatio saapuu luoksesi. Maaliskuun jälkeen vetämieni koulutusten ja valmennusten yksi yhteinen tekijä on ollut näiden kanavien 1) määrän kasvu ja 2) sisällön käsittelyn käytäntöjen puuttuminen.
Säännöt inboxille
GTD määrittelee inboxin, eli keräystyökalun “ämpäriksi”, joka joko kerää sisältöä automaattisesti (kuten postilaatikko) tai käyttäjän toimesta (kuten muistikirja). Hyvällä inboxilla on paitsi selkeät rajat, myös selkeä tyhjennyskäytäntö. Näitä ämpäreitä ei saa olla yhtään enempää tai yhtään vähempää, kuin välttämättä tarvitaan. Ja yksikään näistä ämpäreistä ei toimi, ellei sitä tyhjennetä.
Nykyisen tilanteen ongelma on suurimmalla osalla se, että
- ämpärissä ei ole ensinkään reunoja
- sitä käydään läpi satunnaisesti, hätäisesti ja oikeastaan koko ajan
- se mitä ei käsitellä eteenpäin juuri nyt, hautautuu viestitulvan alle
Reunat voi rakentaa itse. Eräällä kouluttamallani yrittäjällä oli WhatAppissa timanttinen “tila”:
Luen kaikki WhatsApp-viestini viikoittain perjantaisin klo 14.00. Jos tarvitset vastauksen ennen tätä, soita tai lähetä sähköpostia.
Jos voit toimia tällä tavoin, tämä on ehdottomasti paras ratkaisu. Todennäköisesti joku muu on kuitenkin päättänyt viestintäsovelluksen käytöstä, eli joudut tyytymään siihen, että sovellus nyt vaan on käytössä. Voit silti vaikuttaa sen käyttötapaan omilla valinnoillasi.
- Jos mahdollista, kytke sovellusten hälytykset pois päältä.
- Määrittele ajankohdat, jolloin käyt nämä kanavat läpi. Tämän pitää olla säännöllinen käytäntö.
- Poimi viestitulvan seasta asiat, joihin pitää reagoida ihan samalla tavalla, kuin tekisit sähköpostin kanssa.
- Suhtaudu “viestittömään” aikaan samalla tavalla, kuin olisit fyysisesti palaverissa; harva meistä vastailee pikaviesteihin neuvotteluhuoneessa kokouspöydän ääressä kaikkien nähden kesken kollegan esityksen.
- Jos Teamsin (tai vastaavan) kanavia käytetään, ne kannattaa jakaa yrityksen tai organisaation vastuualueita vastaavan jaon mukaan. Ellei kanavilla ole selvää roolia, niiden käytöstä kannattaa pidättäytyä.
- Jos taas käytetään Plannerin tyyppisiä ratkaisuja, seurannan olisi hyvä olla projektin ylätasolla, menemättä detaljeihin liian syvälle. Tällaisessa ratkaisussa jokaisella projektilla on oltava ylläpidosta vastaava henkilö, joka pitää taulun ajan tasalla.
Pikaviestisovelluksilla on toki paikkansa. Mutta kuten sähköposti, joka muuten edelleen on aivan oikeasti puhelimen jälkeen paras vaihtoehto myös sisäiseen viestintään, se tarvitsee käyttösäännöt. Valitettavasti suurimmassa osassa yrityksiä käytäntöjen luominen on jäänyt samalle tasolle Outlookin käytön opettelun kanssa. Tämä kannattaa siis nähdä mahdollisuutena; kun joudut kuitenkin sovelluksia käyttämään, luo niiden käytölle käytännöt, jotka palvelevat näkökulmastasi riippuen joko omaa tai työpaikkasi työnkulkua.
