Yksi tavallisimpia kysymyksiä/ kommentteja GTD:n käyttöönotto-työpajaan osallistuneilta on, että mitä pitäisi tehdä, kun tehtävälista on liian pitkä. Tämä on myös yksi yleisimpiä kysymyksiä, joita saan menetelmään joko alkuperäisen Getting Things Done -kirjan tai suomenkielisen tiivistelmäkirjani lukeneilta ja itsenäisesti menetelmän käyttöön ottaneilta.
Erityisesti tämä tuntuu korostuvan nyt korona-aikana, kun lähes kaikki työhön liittyvä tekeminen kasautuu @tietokone-listalle.
Useampia kontekstilistoja
Ensimmäinen toimenpide on yleensä miettiä, voiko listaa jakaa useamman kontekstin kesken; omassa järjestelmässäni tietokoneella tehtävä työ on lähtökohtaisesti jaettu luonnollisesti työhön ja kotiin liittyvien listojen kesken. Käytän työssäni roolistani riippuen aktiivisesti kahta eri CRM-ohjelmistoa. Ennen koronaa käytössäni oli näiden kahden spesifin ohjelmaan liittyvän tehtävälistan ja @tietokone-listan lisäksi myös @konttori-lista, joka oli voittopuolisesti nimenomaan tietokoneella tehtävää työtä, mutta joka oli helpompaa tehdä kun käytössä on kaksi isoa näyttöä, eli reilusti läppärini 12,5-tuuman näyttöä enemmän ruutupinta-alaa. Eli yhden @tietokone -listan sijaan käytössäni on vaihtelevasti 4-5 tehtävälistaa.
Miksi käyttää useampaa kontekstilistaa samaan työhön?
Tehtävien tekeminen kontekstin mukaan on useimmille vieras ajatus ja alkuvaiheessa työn tekeminen tällä tavalla voi myös tuntua epäjohdonmukaiselta. Ensimmäinen ajatus on yleensä se, että tekeminen olisi luonnollisempaa jos työskenneltäisiin projektin sisällä. Eli tehtäisiin projektiin liittyviä tehtäviä yksi kerrallaan sen sijaan, että hypitään projektista toiseen yhden ohjelman sisällä.
Kun työtä on jonkin aikaa tehnyt nimenomaan kontekstiin liittyvän jaon mukaan, huomaa että ennen pitkää työ sujuu huomattavasti luontevammin. Kun tehtävät ovat keskenään samanlaisia, työn imuun pääsee paljon helpommin pitäytymällä kiinni samantyyppisessä tekemisessä pidemmän aikaa. Kun tästä tulee tapa, ajatus harhailee huomattavasti vähemmän ja keskittyminen tapahtuu kuin itsestään. Suosittelen testaamaan – varaudu kuitenkin siihen että viikon testaaminen ei tässä vielä riitä, vaaditaan yleensä 2-3 viikkoa että luonnollinen vastustus uutta työtapaa kohtaan häviää.
Entäs kun tehtävälista on edelleen liian pitkä?
Jos yksittäisellä (vaikkapa juuri sillä @tietokone-) listalla on edelleen niin paljon tehtäviä, että olennaisen poimiminen sieltä tuntuu haastavalta, on vain kaksi vaihtoehtoa. Ja vaikka kummassakin on kysymys asioiden laittamisesta tärkeysjärjestykseen, kumpikaan näistä ei ole tehtävälistan priorisointi numeroilla tai kirjaimilla.
Näiden kahden käytännön osaaminen on taito, jonka ansiosta tehtävälistasi pysyy aina sopivan mittaisena ja ajan myötä kuittaat tehtäviä valmiiksi nopeammin kuin joulupukki jouluaattoiltana.
1. Ymmärrä miksi
- Miksi tämä tehtävä on tehtävälistalla, mikä on juurisyy sille että olet kirjannut tehtävän ylös?
- Onko tällä syyllä edelleen merkitystä?
- Oletko tilivelvollinen siitä, että suoritat tehtävän etkä halua pettää sinuun asetettua luottamusta ja tiedät että tätä sitoumusta ei voi neuvotella uusiksi?
- Viekö tämä tehtävä sinua lähemmäksi tavoitteitasi?
Ja teini-ikäistä jälkikasvuani lainaten “aiotko ihan aikuisten oikeasti tehdä tämän tehtävän?”
Jos vastaus on kyllä, jätä tehtävä listalle.
- Vai eikö tällä tehtävällä enää ole merkitystä?
- Onko se vain listan resurssisyöppö?
- Onko vastenmielisyys ainoa tunne minkä koet kun näet tehtävän?
Ja edelleen teiniä lainaten “aiotko ihan aikuisten oikeasti tehdä tämän tehtävän?”
Ellet, vapauta itsesi tehtävästä hävittämällä se.
2. Mihin aika riittää
Yksi kahden näytön järjestelmän eduista on mahdollisuus nähdä kalenteri samalla, kun käsittelen esim sähköpostiin liittyvää tehtävää tehtävälistalle. Näen siis rinnakkain tehtävälistan ja kalenterin.
Tekemistä on helppo hamstrata, ellei ole tietoinen siitä mihin kaikkeen aika todellisuudessa riittää. Todellisuudessa kenen tahansa GTD-menetelmää vuosiakin käyttäneen tehtävälistoilla on tehtäviä, joita ei koskaan suoriteta, koska tekemistä on aina enemmän kuin on aikaa tehdä.
Ja näin pitää ollakin. Menetelmän 2. askeleen, käsittelyn yksi vaihe on tehdä päätös siitä, pitääkö tekemisen tapahtua tiettyyn aikaan, eli tekeminen kirjataan kalenteriin johon kirjatuista sitoumuksista pyritään pitämään absoluuttisesti kiinni. Vai kirjataanko tekeminen tehtävälistalle, aika- ja prioriteettimääreenä niin pian kuin mahdollista tai sopivan tilaisuuden tullen.
Jos katsot kalenteriasi ja tehtävälistojasi rinnakkain, onko realistista että seuraavien 2-3 viikon kuluessa listoille kirjattu tekeminen etenee juuri niin paljon kuin sen pitää. Ellei, onko tekemisellä merkitystä enää 2-3 viikon kuluttua. Kun tiedostaa käytettävissä olevan ajan rajallisuuden, päätökset siitä, mihin käytössä oleva aika kulutetaan, ovat paljon tietoisempia.
Kun resurssien rajallisuus selviää, on aika aloittaa dieetti.
Kun listaat yhdelle listalle kaikki kiinnostavat artikkelit jotka haluaisit lukea, huomaat hyvin pian että realistisesti ehdit lukea vain osan siitä mitä haluaisit. Koska lista täyttyy todennäköisesti nopeammin kuin se tyhjenee.
Kun vertaat maanantaina vierekkäin @tietokone-listaasi ja kalenteriasi, alat hahmottaa, kuinka monta tuntia sinulla on tällä viikolla käytettävissä listalla olevien tehtävien tekemiseen. Vähennä siitä myös kaikki se aika, jonka käytät sisääntulevan informaation käsittelyyn ja järjestämiseen jo olemassa olevan tekemisen lisäksi.
Eli tehtävälista pysyy hallittavan mittaisena, kun…
Jos sinulle on selvää miksi kirjaat tehtäviä listallesi ja ymmärrät käytettävissä olevan ajan asettamat rajoitukset, lista pysyy paitsi sopivan mittaisena, myös sisällöltään inspiroivana.
Tehtävälistalla voi olla yllättävän voimaannuttava vaikutus, kun sieltä löytyvä tekeminen on sellaista että tiedät siihen tarttumisen olevan helppoa, tehtävän suorittamisen vievän sinua eteenpäin ja että sinulla on riittävästi aikaa paneutua siihen.
Tehtävistä irti päästämisen ei tarvitse olla vastenmielistä. Asiaa helpottaa kummasti kun ymmärtää että et välttämättä olisi koskaan tarttunut kyseiseen tehtävään – myöhemmin on yllättävän usein ei koskaan.
Kuvalähde: Museovirasto, Pietinen 1935, 1936.
