Etätyö sekä Microsoft Teamsin, Plannerin ja To Do:n yhteinen tehtävälista on herättänyt viimeisetkin useamman kuin yhden henkilön projekteja pyörittävät firmat huomaamaan, että yhteisten projektien seuraamiseen on Excelin tai Trellon ilmaisversion lisäksi tarjolla muitakin työkaluja.
Kun tarjolla on uusia työkaluja ja niiden käyttöön ei ole vakiintunutta toimintatapaa, työkalut joko toimivat tai sitten eivät – käyttötavasta riippuen. Kun viime vuoteni kului pitkälti yhteisen projekti- ja tehtävänhallinnan opettamisessa asiakasyrityksille uudessa tilanteessa, on tämä kevät kulunut uusien asiakasyritysten opettamisessa pois itsestään syntyneen toimintamallin käytöstä.
Kokonaisuudesta tulee huomattavasti helpommin hallittava, kun yhteisille projekteille ja tehtäville määritellään parhaat käytännöt, joita jokainen sitoutuu noudattamaan.
Projekti vai tehtävä?
Hyvin harvoja poikkeuksia lukuunottamatta tietoa ei ole tarpeen jakaa projektitasoa tarkemmalla detaljitasolla. Eli kun delegoidaan, delegoidaan valmiiksi määriteltyjä, toivottuja lopputuloksia. Projektin seurannan kannalta ei yleensä ole olennaista tietää, mitä tiimin jäsenet tekevät tehtävätasolla. Olennaisempaa on tietää, mitä lopputuloksia odotetaan ja mikä vaikutus näillä lopputuloksilla on kokonaisuuden onnistumisen kannalta. Tehtävätason seuraaminen johtaa hyvin nopeasti mikromanagerointiin ja siihen, että projektin vetäjästä tulee pullonkaula – tehtävien jakaminen jää jumiin.
Kaikki yhteiset projektit yhdessä vai erikseen?
Planner mahdollistaa yhteisen taulun luomisen tiimille. Tarvitaanko jokaiselle yhteiselle projektille oma taulu, vai mahtuvatko kaikki projektit samaan tauluun? Oikea vastaus on, että taulujen täytyy pystyä palvelemaan projektien kompleksisuutta, eli iso projekti, jossa on runsaasti tekijöitä ja liikkuvia osia, hyötyy omasta taulusta. Yksinkertaisia, lyhytkestoisia projekteja voidaan yhdistää samaan tauluun. Tämän ratkaisun suhteen pitää myös olla valmis nopeisiin muutoksiin. Eli tiimillä voi olla yhtäaikaa projektikohtaisia tauluja ja/tai koontitaulu, jossa on seurannassa useampi pienempi projekti.
Käyttötapaa on syytä arvioida säännöllisesti uudemman kerran – palveleeko rakenne edelleen tarkoitusta parhaalla mahdollisella tavalla – vai hyödymmekö enemmän siitä, että asiat nähdään nyt eri tavalla. Riippumatta yhteisten projektien näkymän ratkaisusta, tiimin jokaisen jäsenen olisi hyvä listata projektit myös omalle henkilökohtaiselle projektilistalleen, jos on näiden projektien suhteen minkäänlaisessa vetovastuussa. Henkilökohtainen projektilista on edelleen toimivin vaihtoehto kaikkien juuri nyt ajankohtaisten projektien seuraamiseen, olivatpa ne sitten juuri tämän tiimin työhön tai muuten omaan työhön liittyviä.
Onko tiimillä yhteinen projektiin liittyvä Inbox?
Mihin kerätään asiat, joiden käsittely vaatii keskustelua? Yhteisestä inboxista – joka käsitellään myös yhteisesti esim aamu- tai viikkopalaverin yhteydessä – on hyötyä varsinkin siinä mielessä, että voit huomata kollegasi kirjanneen sinne käsiteltävän asian, joka avaa täysin uuden näkökulman ongelmaan jota olet itse pohtinut. Mikään ei estä kommentoimasta kirjattua asiaa. Yksinkertaisimmillaan projektin inbox voi olla esimerkiksi yksittäinen lista Plannerin taulussa. Riippumatta siitä, mihin keräämisen pitäisi projektin suhteen optimaalisesti kohdistua, ollennaista on kerätä – eli kun huomaat jotain projektin kannalta merkittävää mikä pitää käsitellä tai tuoda muiden tietoon, parkkaa asia väliaikaisesti vaikka omaan inboxiisi. Se löytää kyllä tiensä oikeaan osoitteeseen käsittelyn yhteydessä.
Täsmälliset agendat
Kun kaikki projektiin/projekteihin liittyvä yhteisesti käsiteltävä kerätään yhteisesti nähtäville, vaarana on että tiettyyn osakokonaisuuteen liittyvät asiat käsitellään kaikki samalla kertaa. Tällä tavalla “aiheettomasta” palaverista paisuu helposti suhteettoman pitkä ja päämäärätön istunto. Hyvä käytäntö on määritellä, kuka on vastuussa palavereissa käsiteltävien asioiden seulomisesta etukäteen, eli kuka koostaa asialistan. Yhteisen projektin suhteen projektin inbox ja agenda nivoutuvatkin tiiviisti yhteen.
Missä projektiin liittyvä kommunikointi tapahtuu?
Onko Teamsissa / Slackissa / Chatissa/ tms. oma kanava tai huone erikseen projektiin liittyvälle vapaalle ajatusten vaihdolle? Kuka vastaa näiden ajatusten kirjaamisesta käsittelyä varten? Luontevin tapa on yleensä poimia asiat, jotka koskettavat juuri sinua ja viedä nämä edelleen (ehkä jalostetummassa muodossa) projektin inboxiin.
Missä projektiin liittyvä, kaikkia osallisia koskeva informaatio säilytetään?
Helpoin tapa on yleensä luoda verkkolevylle / OneDriveen/ Google Driveen/ Sharepointiin/ Teamsin kanavalle erillinen kansio projektin viitemateriaalille. Yhteiseen projektiin liittyvien sähköpostien tallentaminen on lähtökohtaisesti yleensä huono idea. Varsinkin pidemmissä projekteissa viestien määrä tekee sähköpostikansiosta täysin käyttökelvottoman. Huomattavasti kätevämpi tapa on pitää itse kirjaa projektiin liittyvästä kommunikaatiosta.
Yksinkertainen dokumentti, jossa ranskalaisia viivoilla ja päivämäärillä pitää kirjaa muutoksista ja projektin etenemisestä suhteessa koko projektisuunnitelmaan, esittää olennaisen tiedon tavalla josta yhdellä vilkaisulla näkee selkeästi mitä on sovittu ja missä ollaan menossa. Tämä dokumentti voi seurata projektia esim muistiinpanona tai kommentteina projektilistalla. Sähköpostin hakutoiminto pitää kyllä huolen siitä, että aiheeseen liittyvät postit löydetään tarvittaessa – sillä oletuksella että viestit on arkistoitu poistamisen sijaan.
Missä yksittäisiin tehtäviin liittyvä informaatio säilytetään?
Yksittäiset tehtävät koskevat yleensä vain yhtä ihmistä. Tässä tapauksessa kansio omassa järjestelmässä riittää. Jos tämä informaatio kuitenkin pitää säilyttää muiden saapuvilla, erillinen “action support” jaetun projekti-informaation yhteydessä toimii hyvin.
Odottaa?
Haluatko nähdä kaikki delegoidut lopputulokset samaan tapaan kuin työn alla olevat tiketit? Omalla tehtävälistalla? Vai merkataanko tauluun yksinkertaisesti työn alla oleva osakokonaisuus ja sen vastuuhenkilö? Projektin hallinta on usein enimmäkseen delegoitujen asioiden seurantaa. Tehokkain tapa seurantaan on henkilökohtainen odottaa-lista. Jos delegoitujen asioiden seuraaminen on myös muille projektissa mukana oleville oleellista, projektin odottaa-lista voi olla yhteisessä taulussa.
Projektin perehdytys (onboarding)
GTD:tä pidempään käyttäneissä organisaatioissa on yleensä jo vakiintunut käytäntö perehdytys-projektiin. Eli kun uusi työntekijä tulee taloon, esimies antaa hänelle HR:n ohjaamana projektin, jossa osakokonaisuuksien suorittaminen vastaa oman tehtävän haltuunottoa. Tämän käytännön voi suoraan siirtää myös yksittäisiin tiimin yhteisiin projekteihin. Projekteille voi laatia parhaat käytännöt -listan tai jos projektin suunnittelussa on hyödynnetty luontevan suunnittelun mallia, projektin tukimateriaalissa on automaattisesti määrittely projektin standardeista, toiminnallisista kokonaisuuksista ja resursseista.
ERP projektinhallinnassa
Käytännössä kaikki tässä luetellut vinkit pätevät myös siinä tapauksessa että yhteisenä projektisoftana käytetään yrityksen ERP:iä. ERP:n rakenne tukee harvemmin tehtävätason seurantaa, tosin poikkeuksiakin tähän oletukseen alkaa ohjelmistojen muokattavuuden puolesta tulla vastaan. Yksi ERP:n selvä etu on yleensä siihen integroitu kalenteri, joka esim Outlookin kalenterin kanssa kaksisuuntaisesti synkronoituna antaa mahdollisuuden nähdä projektin aikataulun kalenterissa, mahdollisesti jopa yhdessä oman kalenterin kanssa. Myös ERP:n kanssa pitää olla erityisen tarkkana siinä, että siitä ei pääse syntymään “rajatonta” inboxia, eli että siitä ei muodostu säilöä projekteihin liittyville “hyville ideoille”, joiden käsittely ei ole oikeastaan kenenkään vastuulla.
Ja vielä muutama juttu:
- mahdollisimman vähän (myös yhteisiä) inboxeja, käsittely säännöllisesti
- tarkat määrittelyt viitetiedon tallennuspaikoille, näitä mahdollisimman vähän
- ristiinlinkkaa tiedostot projekteihin ja tehtäviin aina kun mahdollista, tällä vähennät hakemiseen kuluvaa aikaa
- arvosta arkistointia, aktiivinen ja jo käsitelty viitetieto eivät kuulu samaan paikkaan
- mitä haluatte nähdä – sen mitä taululla on, määrittelee tarve siitä mitä on ehdottomasti nähtävä, mitään muuta ei ole projektiin liittyen tarvetta pitää esillä
Ja viimeisenä ehkä tärkein yhteiseen projektiin liittyvä asia; kuka on vastuussa projektin katsastamisesta – eli (GTD:n sanastoon perehtymättömälle) siitä, että projektiin liittyvä informaatio on ajan tasalla? Ellei muuta sovita, projektin katsastaa viikottain henkilö, joka on vetovastuussa ts. projektin omistaja.
