Jokainen GTD-menetelmän käyttäjä huomaa jossain vaiheessa, miten yksittäisen tehtävälistan aktiivisten tehtävien määrä kasvaa liian suureksi. Liian pitkää listaa on vaikea hahmottaa visuaalisesti ja olennaisen tekemisen löytäminen listalta vie liikaa aikaa. Mikä taas johtaa hyvin pian siihen, että listaa ei tule käytettyä. Tai käyttäminen aiheuttaa joka kerta ahdistusta.
Tehtävälistaa on siis karsittava niin paljon, että sitä voi taas käyttää.
Varmistu siitä, että ymmärrät tehtävän merkityksen:
- Miksi tehtävä alun perin päätyi listallesi?
- Onko syy, jonka takia tehtävä tänne päätyi, edelleen pätevä?
- Mitä tämän tehtävän valmistuminen edistää?
✅ Jos tehtävän valmistuminen vie toimenkuvasi tai omien tavoitteittesi kannalta asioita olennaisesti eteenpäin, pidä se listalla.
⛔ Jos tehtävä on menettänyt merkityksensä ja lähinnä imee energiaa joka kerta kun näet sen, poista se listalta.
Arvioi käytettävissä oleva aika:
- Lisäämme tehtäviä toisinaan listalle vain, koska se on helpompi vaihtoehto kuin kieltäytyä tai neuvotella tehtävän merkityksestä sen antajan kanssa (varsinkin jos annamme tehtävän itse itsellemme!).
- Emme ole tietoisia rajoitteistamme ja resursseistamme.
- Meistä monella on jonkinlainen lukulista, joko kirjoista tai tilaamistamme uutiskirjeistä. Ei ole ollenkaan tavatonta, että kansioon tallennettuja uutiskirjeitä on satoja. Vaihda tällaisen listan suhteen näkökulma siihen, mitä mielenkiintoista jätät lukematta sen takia, että tämäkin lukeminen hautautuu massan alle. Eli ”aikuisten oikeesti”, mitä haluat nähdä, kun avaat lukulistasi (tai -kansiosi); 4–5 kiinnostavaa artikkelia vai 368 viestiä, joiden seassa saattaa olla jotain, jonka näkeminen saattaa olla merkityksellistä. Tai kiinnostavaa.
- Kun kyse on mitään tekemistä vaativista asioista, tärkein resurssimme on aina aika.
- Käytettävissä olevan ajan määrän arviointi on helppoa, katso kalenteriasi.
Kun tiedostamme, minkä verran kalenterissamme on valkoista tilaa seuraavien kahden-kolmen viikon aikana, vaihtoehtoina on tehtävien suhteen joko karsia tehtäviä tai pidentää työpäivää.
Miksi? Aika?
- Jos näistä kahdesta tekijästä ei olla tietoisia, sanomme lähes automaattisesti kyllä myös epäolennaiselle ja triviaalille. Miksi emme sanoisi – jos asia vaikuttaa kiinnostavalta ja hauskalta ja ajattelemme että meillä on siihen aikaa?
- Älä pode huonoa omaatuntoa tai syyllisyyttä siitä, että siirrät asioita pidossa tai joskus/ehkä –listoille tai poistat ne tehtävälistalta kokonaan. Et todennäköisesti olisi tehnyt niitä kuitenkaan. Usein myöhemmin tarkoittaa ei koskaan.
Luopuminen ei ole helppoa. Kyse on tietoisesta valinnasta, joka on käytännössä itsekurin kehittämistä. Jättämällä epäolennaisen pois, opimme välttämään tekemättä jättämisen aiheuttaman katumuksen tuskan, joka johtuu vain siitä, että asetamme itsellemme epärealistisia odotuksia.
Harjoituksen kautta kyky erottaa olennainen epäolennaisesta ja taito tehdä tietoisia valintoja omasta ajankäytöstään kehittyvät hämmästyttävän nopeasti. Eli mieluummin aikuisten oikeesti kuin fear of missing out.
