Lähes jokainen on jossain vaiheessa kokeillut tehtävälistan (todo-listan) kirjoittamista. Yleensä silloin, kun tekemistä tuntuu olevan enemmän kuin mihin aika riittäisi tai avoimia langanpäitä on kertynyt pöydälle liikaa. Asioiden listaaminen auttaa saamaan tilanteeseen perspektiiviä.
Jos tehtävälistan kirjoittamisesta tai ylläpitämisestä on tullut osa omaa työnkulkua, jossain vaiheessa on tullut tutuksi myös tehtävälistan priorisointi; ABC tai 123 -luokittelu kuuluu useimpien ajan- ja tehtävänhallintasovellusten (mm. Outlook) vakioasetuksiin. Tärkeät ja kiireelliset /tärkeät ja ei-kiireelliset / ei-tärkeät ja kiireelliset / ei-tärkeät ja ei-kiireelliset. Tai: pitää / pitäisi / voisi. Tai: tärkeä / vähemmän tärkeä / ei-tärkeä. Suomi on pullollaan ajanhallintakoulutuksia, jotka opettavat priorisointitapoja.
Kun kalenteri täyttyy ja tehtävälistalle alkaa kertyä enemmän ja enemmän asioita, mikä on se hetki, kun tehtävälistalta poimitaan tehtäviä muista, kuin kaikkein korkeimman prioriteetin saaneiden tehtävien joukosta?
ABC-prioriteettijako alkoi kehittyä, kun automaation myötä suorittavan työn esimiesportaaseen syntyi joutoaikaa. Työpaikalla pyöriteltiin peukaloita, kun tekemistä ei ollut tarpeeksi. 50 vuotta myöhemmin tilanne on toinen!
Kun tilanne vyöryy päälle…
Entäs silloin, kun puoliso on työmatkalla, lasten kanssa aamu meni pieleen ja olet jo myöhässä, töihin ajaessa öljynpainevalo alkaa palaa ja projektin raportti pitää viimeistellä ja palauttaa pomon pöydälle puoleenpäivään mennessä, vaikka koko aamu menee palaverissa? Raportti oli kyllä merkitty A-prioriteetilla jo viikkoja aiemmin, ja listalla näkyvä päivämääräkin muuttui punaiseksi jo kolme päivää sitten.
Satuin näkemään erään työpaikan ajanhallintakoulutuksen tulokset lähietäisyydeltä. Yritys järjesti tapahtuman, johon liittyen asiaa hoitava työntekijä lähetti esimiehelleen sähköpostilla hyvissä ajoin kysymyksen, joka vaikuttaisi oleellisesti tapahtuman sujuvaan toteutumiseen. Kysymys oli pienestä ja vaatimattomasta asiasta, joka kolme viikkoa etukäteen kysyttynä oli todellakin vielä pieni ja vaatimaton. Esimies toimi oppimallaan tavalla: asia siirtyi saapuneet-laatikossa yhdellä hiiren liikkeellä Outlookin tehtävälistalle ja sai prioriteetin C – pieni ja vaatimaton asia, johon palataan kun aikaa liikenee niin paljon, että C-luokan tehtäviä tulee listalla katsottua. Työntekijä sai osakseen pari ärtynyttä vastausta, kun erehtyi (pariinkin otteeseen) tiedustelemaan esimieheltään, mitä asialle pitäisi tehdä. Lopputulos on helppo arvata. Tapahtumapäivänä asialle ei ollut edelleenkään tehty mitään – ja tulipalokiireellä tehtiin hätäratkaisu siinä vaiheessa, kun homma on leviämässä käsiin.
Älä priorisoi etukäteen?
GTD-menetelmän tapa käsitellä tehtävälistaa poikkeaa edellä kuvatusta oleellisesti. Kokonaisuuteen kuuluu myös erilainen suhtautuminen kalenteriin (josta lisää jossain myöhemmässä postauksessa), mutta keskityn tässä nimenomaan tehtävälistaan. Tehtävän valinnan ratkaiset kysymällä kolme kysymystä:
1) Missä olet ja/tai mitä työkaluja on saatavilla?
2) Kuinka paljon aikaa on käytettävissä?
3) Mihin suorituskykysi juuri nyt riittää?
Tehtävälistan käyttö tällä tavoin edellyttää kahta asiaa:
1) Tehtävät on jaettu mahdollisesti useammalle listalle kontekstin mukaan.
2) Oma systeemi (tehtävä- ja projektilistat sekä kalenteri) sisältää ”kaiken”.
Jotta voit olla varma siitä, että valitset juuri oikean tehtävän, pitää tehtävälistan (tai listojen ja kalenterin) olla ajan tasalla. Sen täytyy sisältää kaikki ne asiat, joiden tekemiseen olet sitoutunut. Et luota omiin päätöksiisi, jos joudut miettimään, valitsetko tehtävän listalta vai oliko nyt kuitenkin jokin asia joka piti muistaa erikseen. Olennaista on, että kun teet päätöksen siitä mitä teet, näet kaikki ne vaihtoehdot, joista voit valita.
Konteksti ja kalenteri
Soitatko työssäsi paljon puheluita? Yksi lista on käytännössä lista kaikista niistä puheluista, jotka voit soittaa seuraavan kerran, kun siihen on mahdollisuus. Tässä kohtaa alleviivaan, että jos puhelun (tai jonkin muun tehtävän) pitää tapahtua tiettynä päivänä tai tiettyyn kellonaikaan, sen paikka ei ole tehtävälistalla, vaan kalenterissa.
Olennaisin ero
Olennaisin ero tehtävien prioriteetin muodostumisessa vanhanaikaisen ajanhallinnan ja GTD:n välillä on joustavuus ja reagointinopeus. Kun prioriteetti muodostuu aikaisemmin määriteltyjen, määrittelyhetkellä tärkeäksi koettujen arvojen tai periaatteiden mukaan, ei tehtävän painoarvoa osata aina verrata toteutushetken tilanteeseen.
Nykyaikaisen työelämän vauhti ei osoita hidastumisen merkkejä, ja nopea reagointi tilanteen mukaan ontuu vanhentuneella mallilla pahasti. GTD:ssa prioriteetti muodostuu vain tilanteen mukaan. Kun tehtävien hoitamisen malli lähtee rakentumaan alhaalta ylös, selviää myös se, minkä periaatteiden perusteella hoidettavat asiat todellisuudessa valikoituvat. Eli ne todelliset arvot ja periaatteet, eivät ne paperille kirjoitetut.
ps. Se mitä teet, määrittyy käytännössä vielä yhden vaiheen kautta: teetkö suunniteltua/suunnittelematonta työtä vai suunnitteletko tulevia töitä. Tämä vastaa myös kysymykseen siitä, etenevätkö ne asiat, joilla on merkitystä vai vastaatko vain siihen viimeiseen ja kovimpaan huutoon.
Tästä kolmijaosta lisää seuraavassa postauksessa.
