Tämänkertaisen kirjoitukseni runko on alustukseni viimekertaiseen Helsinki GTD meetupin tapaamiseen. Meetupin aiheena oli alun perin taso 3, tavoitteet. Esitystä valmistellessani huomasin, että en osannut käsitellä tavoitteita muista ylemmistä tarkastelutasoista erillisenä kokonaisuutena ja päätin muokata esityksen pääsääntöisesti yritysasiakkaille vetämieni tarkastelutasojen työpajan materiaalin pohjalta.

Mitä tarkastelutasot ovat

Tarkastelutasot (Horizons of Focus) ovat tapa katsoa käsiteltävää kokonaisuutta eri näkökulmista (eri korkeuksilta). Jos saisit jonain päivänä tiedon, että työsi edellyttäisi sinun muuttavan toiselle puolelle maapalloa pariksi vuodeksi – kolmen kuukauden kuluttua, kävisit hyvin nopeasti läpi kaikki eri tarkastelutasot sen suhteen, mitä tämä eri näkökulmista katsottuna tarkoittaa. Lintuperspektiivistä näkee kattavasti koko kokonaisuuden, mutta mitä lähempää asiaa tarkastellaan, sitä enemmän nähdään yksityiskohtia.

Eli:

Taso 5 – tarkoitus ja periaatteet (arvot): Miksi olet valmis muuttamaan?

Taso 4 – visio, eli tavoitetila 3–5 vuoden (tai pidemmällä) aikajänteellä: Mitä muuttaminen lopulta mahdollistaa?

Taso 3 – tavoitteet, 1–2 vuoden aikajänteellä: Miltä onnistuminen yli odotusten komennuksen aikana näyttää ja tuntuu?

Taso 2 – vastuualueet:  Keihin kaikkiin tämä muutos vaikuttaa? Tämä kysymys siirtää asian useammalle tasolle: Kuka tai ketkä muuttavat kanssasi – vai pitäisikö vaihtaa työpaikkaa että ei tarvitsisi muuttaa?

Taso 1 – projektit – halutut lopputulokset seuraavien 1-12 kk aikana: Onko terassin rakentaminen ensi kesänä enää ajankohtaista?

Se, kuinka tyytyväinen olet siihen mitä päätät, riippuu loppujen lopuksi siitä, miten päätöksesi on linjassa kaikkien tarkastelutasojesi kanssa.

 

Mitä tarkastelutasot kertovat

Taso 5 vastaa kysymykseen, miksi minä olen tällä pallolla tai miksi yritys/yhteisö on olemassa.  Mitkä periaatteet tai arvot ohjaavat omaa tai yrityksen/ yhteisön toimintaa. Taso 5 on yksilötasolla yleensä hankalimmin määritettävä, ja menetelmän käytöstä onkin hyvä olla useamman vuoden kokemus ennen tämän tason määrittelyä. Toisaalta, jos vastaus tämän tason kysymykseen on itsestäänselvä, voi tason 5 määritellä aiemminkin. Tai jättää tarkoituksen suhteen määrittelemättä kokonaan.

Taso 4 määrittelee, miltä paras mahdollinen lopputulos seuraavien, yleensä 3-5 vuoden sisällä näyttäisi. Väljempi aikamääre on ”pidemmän” tarkastelujakson lopputulos (tai tulokset). Pidempi on suhteellinen käsite, sen merkitys on yksilötasolla 14-, 35- tai 68-vuotiaalle hyvin erilainen. Tasolla 4 määritellään myös se, mitkä asiat vaikuttavat tämän näkymän toteutumiseen.

Taso 3 sisältää halutut lopputulokset seuraavien 1-2 vuoden sisällä. Eli mitä kohti nyt käynnissä olevat projektit tähtäävät.

Taso 2 sisältää vastuualueesi. Vastuualueet käsiteltiin aiemmassa meetupissa, löydät yhteenvedon täältä.

Taso 1 projektit, eli kaikki halutut lopputulokset seuraavien 1–12 kk sisällä. Myös projektit on käsitelty aiemmassa meetupissa, yhteenveto löytyy täältä.

 

Kuinka määrität omat tai yrityksesi/yhteisösi tarkastelutasot

– ja kuinka ne ovat kytköksissä toisiinsa

Tämä työpaja on rakenteeltaan yksinkertainen, mutta sisällön määrän ja vaaditun henkisen kaistanleveyden vuoksi tätä on yleensä mahdotonta tehdä yhdeltä istumalta. Yritystasolla työpaja mahtuu niukin naukin yhden viikonlopun sisään. Tosin riippuen paljon siitä, missä määrin yritys on esimerkiksi määrittänyt omia arvojaan – ovatko arvot tyhjää sanahelinää 12 vuotta vanhan PowerPointin diassa vai jotain, mikä on koko ajan läsnä yrityksen toiminnassa.

Oletuksena on, että lähtötilanteessa tarkastelutasoja ei ole määritetty. Helpointa hahmottelu on tehdä tässä vaiheessa riittävän suurelle paperille, yritysten ja yhteisöjen kanssa käytän yleensä valkotaulua, riittävän suurta ilmoitustaulua tai seinää.

1. Listaa vastuualueesi ylimmän hierarkian tasolta, eli esim. työ, perhe, oma fyysinen ja henkinen hyvinvointi, harrastukset jne. Vinkkejä tämän tekemiseen saat aiemmin linkitetystä vastuualueiden postauksesta.
2. Vertaa projektejasi vastuualueisiisi, mitkä projektit sijoittuvat mihinkäkin vastuualueeseen. Vastaavasti, katso kalenteristasi mihin (tai sitä mihin yrityksen tai sen avainhenkilöiden) aika pääsääntöisesti kuluu. Kirjaa nämä tulokset niitä vastaavien vastuualueiden alle. Tämä on hyvä hetki arvioida tasapainoa eri vastuualueiden välillä. Kuluuko johonkin triviaaliin peukalonpyöritykseen luvattoman paljon aikaa ja resursseja, ja toiminnan/ omien arvojen kannalta alue, jonka painoarvon pitäisi olla suurempi, lähinnä hengailee mukana.
3. Liittyykö joko vastuualueen alla olevaan projektiin tai vastuualueeseen itseensä jokin pidemmän aikavälin tavoite. Voit ajatella tätä myös arvioimalla sitä, miltä onnistuminen kaikissa vastuualueen alla olevissa projekteissa mahdollistaisi – tai miltä onnistuminen näyttäisi. Voiko tuo onnistuminen olla tavoite esim. ehdotetulla 1-2 vuoden aikajänteellä. Toisaalta, pitäisikö vastuualueeseen liittyvillä projekteilla olla yhteinen tavoite, ellei niillä sitä ole?
4. Arvioi seuraavaksi vastuualueita, niillä olevia projekteja ja tavoitteita siirtämällä katse 3-5 vuoden päähän. Mikä on visio, eli paras mahdollinen lopputulos kullakin alueella. Miltä onnistuminen eri alueilla ja eri tavoitteiden suhteen näyttää.
5. Miksi olet olemassa? Jos aihe tuntuu yksilötasolla vieraalta, voit ohittaa tämän kysymyksen. Yrityksen tai yhteisön tarkoituksen pitäisi kuitenkin olla asianomaisille itsestäänselvä. En avaa tätä kysymystä sen tarkemmin myöskään yritystasolta, vaan keskityn päämääriin ja arvoihin. Jos arvomaailma tuntuu ajatuksena vaikeasti hahmoteltavalta, voit lähestyä tasoa 5 vision (kohta 4) kautta kysymällä, mitkä arvot tai periaatteet vaikuttavat kunkin vision (yhdessä tai erikseen) toteutumiseen. Toisin sanoen, kun elät ja/tai toimit tiettyjen periaatteiden mukaan, auttavatko ne sinua saavuttamaan tuon pidemmän aikavälin tavoitetilan.

Tässä voi myös yrittää vaihtaa näkökulmaa. Jos toimintaa ohjaavat periaatteet ja arvot on saatu määriteltyä, avautuuko tarkoitus näiden arvojen kautta? Mikä on näiden arvojen muodostumista?

Mitä laajemmasta näkökulmasta omaa tai yrityksen/yhteisön kokonaisuutta havainnoidaan, sitä vaikeampaa asiaa on tiivistää yksiselitteisesti kirjalliseen muotoon. Omalla kohdallani suurin apu aihepiirin tiimoilta on ollut David Allenin ”Making It All Work”, jossa tarkastelutasot käydään läpi kuvitteellisen puutarhayrityksen (Gracies Gardens) kautta.

 

Missä muodossa tarkastelutasot ovat GTD-systeemissä

Kuten lähes kaikki omaan systeemiin (järjestelmään) liittyvät asiat, myös tarkastelutasojen esitystapa on täysin yksilöllinen. Tärkein määrittämistä ohjaava kysymys onkin, millä tavalla ja kuinka usein haluat nämä tasot nähdä. Pari yleispätevää käytännön ohjetta voin tähän kuitenkin tarjota:

1. Projektit ovat luonnollisesti projektilistalla (-listoilla). Nämä käydään läpi viikottain viikkokatsastuksen yhteydessä.
2. Vastuualueet voidaan joissain tehtävänhallintaohjelmistoissa sitoa projekteihin, esim. niputtamalla kaikki tietyn vastuualueen projektit asianmukaisen vastuualueen mukaan nimettyyn kansioon.  Yhtä hyvin vastuualueet voivat olla esim. oma erillinen kanban-taulu tai mind-map. Vastuualueita on hyvä niiden määrittelyn jälkeen käydä läpi kuukausittain, vähintään kuitenkin silloin, kun tuntuu siltä, että tekeminen ja tunne ajankäytön tavoitteellisuudesta eivät ole tasapainossa keskenään.
3. Tavoitteet ja vision voi kirjata omalle erilliselle dokumentilleen. Olen nähnyt näitä yhdistettävän myös tehtävänhallintaohjelmistoissa, mutta en pidä tätä yleisesti toimivana mallina, koska tämä vaikuttaa yleensä suoraan oman systeemin ylläpidon määrään. Toisaalta, jos tuo luonnistuu oman perusluonteen puolesta lähes automaattisesti, antaa mennä vaan. Tavoitteita ja visiota voi käydä läpi esim. vuosineljänneksittäin. Tai vaihtoehtoisesti aina kun projekti valmistuu – onko tavoitetta kohti tähtääviä projekteja tulossa tai työn alla.
4. Jos on onnistunut määrittelemään vision mahdollistavat arvot ja periaatteet, nämä voi kirjata myös omaksi dokumentikseen. Se, kuinka tiheästi tämän dokumentin haluaa lukea, riippuu siitä, kuinka hyvin nämä periaatteet on omaksunut osaksi omaa päivittäistä toimintaansa. Eli jos haluaa omaksua tietyn toimintatavan, siitä kannattaa muistuttaa itseään päivittäin, vaikkapa joka aamu.

GTD:n käyttäminen ei päivittäisellä tasolla vaadi näiden tasojen määrittämistä yksilötasolla missään muodossa. Toisaalta, asioiden priorisointi on sitä helpompaa, mitä paremmin näistä asioista on omakohtaisesti selvillä. Tavoitteiden arvo ei ole siinä tulevaisuudessa mitä ne kuvailevat, vaan siinä näkökulman muutoksessa, minkä ne tämän päivän tekemiseen tarjoavat. Jos olet optikko, kiinnität missä tahansa huomiosi silmälaseihin, jos pelaat golfia, näet lentokoneen ikkunasta todennäköisemmin golfkentän kuin pellon. Jos pidät punaisista paidoista, huomaat helpommin ihmisen, jolla on punainen paita päällä.

Mitä selvemmin tavoitteet, visio ja tarkoitus on määritetty ja mitä todellisempia ne omissa valinnoissa ovat, sitä todennäköisempää on myös niiden toteutuminen.