Liikaa tekemistä ja muutama asia on pakko saada hoidettua?
Jokainen on varmasti ainakin kerran kirjannut mielessään pyörivät asiat listaksi paperille ja päättänyt, missä järjestyksessä listatut asiat hoidetaan. Yksinkertainen toimenpide mahdollistaa tehokkaamman aikaansaamisen kahden selkeän syyn takia:
- Mieleen mahtuu kerrallaan vain 4-5 asiaa. Kyky aikaansaada on suoraan verrannollinen siihen, kuinka paljon mielessä on “vapaata kaistanleveyttä”. Mitä vähemmän asioita pyörii päässä, sitä enemmän tilaa ajatella.
- Yleiskuva kaikesta tekemisestä antaa etäisyyttä. Kun asioita tarkastelee matkan päästä, niiden vertaaminen toisiaan vasten on usein helpompaa. Olennaisen tekemisen hahmottaminen onnistuu paremmin paperilla kuin pään sisällä.
Monelle tehtävälistan käyttäminen alkaa jo olla arkipäivää. Osalla se on paperinen; Post-It-lappu, muistikirja, tai sivu kalenterissa. Osalla se on sähköinen. Lähes jokaiseen älypuhelimeen on tänä päivänä esiasennettu ainakin yksi tehtävälistana toimiva sovellus; Google Keep, Todoist, Evernote, Wunderlist jne. Ja jos sähköistä tehtävälistaa ei ole esiasennettu, vaihtoehtoja on sovelluskaupoissa lähes rajattomasti.
Tehtävälista, yksi vai useampi
Getting Things Done -menetelmässä tehtävälistoja on yleensä useampia kuin yksi. Kun menetelmän käytön aloittaa, kalenterin lisäksi tekeminen löytyy kolmelta listalta:
- Projektit – lista lopputuloksista, eli kaikista asioista, joiden hoitaminen vaatii enemmän kuin yhden tehtävän suorittamisen.
- Odottaa – lista kaikista delegoiduista asioista ja niistä asioista, joiden eteenpäin meneminen on riippuvainen jonkun muun tekemisestä.
- Seuraavaksi – se varsinainen To-Do-lista. Eli lista kaikista niistä asioista, jotka sinun pitää hoitaa niin pian kuin mahdollista. (Kalenteri sisältää asiat jotka pitää hoitaa tiettynä päivänä tai tiettyyn kellonaikaan.)
Kun oma GTD-systeemi alkaa muotoutua, tehtävälistojen määrä yleensä kasvaa. Listoja erottaa toisistaan konteksti, viitekehys. Yleensä listat jaetaan paikan tai työkalun mukaan. Eli yksi seuraavaksi -lista muuttuu esim. seuraavasti:
- Agendat – muistilista asioista joista pitää keskustella tietyn ryhmän tai henkilön kanssa seuraavan kerran, kun keskusteluun on mahdollisuus. Agenda-listoja voi olla useampi kuin yksi. Monella pidempään GTD:tä käyttäneellä on esim. erillinen lista omalle puolisolle tai muille perheenjäsenille.
- Missä tahansa – lista asioista, jotka voit hoitaa missä tahansa niillä työkaluilla jotka yleensä kulkevat mukana (esim. kännykkä).
- Puhelut – lista kaikista puheluista jotka voit hoitaa milloin tahansa sinulla on tilaisuus ja aikaa käyttää puhelinta.
- Tietokoneella – asiat jotka voit hoitaa periaatteessa missä tahansa, missä tietokone on mukana.
- Asioilla – tämä lista sisältää yleensä useamman listan, esim. ostoslistan ruokakauppaan, rautakauppaan, muistilista asioista, jotka voi hoitaa kun on virka-aikaan kaupungilla jne.
- Kotona – kaikki asiat jotka pitää hoitaa kotona niin pian kuin mahdollista.
- Työpaikalla – osan töistä voi hoitaa vain, kun on fyysisesti työpaikallaan.
Näiden listojen lisäksi käytössä on yleensä myös Joskus/Ehkä-lista. Tämä lista toimii parkkipaikkana niille asioille jotka eivät ole millään tavalla akuutteja, mutta siinä määrin kiinnostavia, että niille joskus ehkä mahdollisesti haluaisi tehdä jotain. Joskus/Ehkä saattaa myös sisältää useamman listan, yleisimpiä ovat esim. Ensi kesänä (asiat joita ei ole tarvetta miettiä ennen ensi kesää mutta jotka on hyvä ottaa tuolloin uudestaan esille) ja Pidossa (projektit jotka ehkä jossain vaiheessa aktivoituvat).
Se, millaisia tehtävälistoja käyttää, riippuu täysin senhetkisestä tarpeesta. Jos olet lähdössä matkalle, Ennen matkaa -lista voi olla kätevä. Monille voi riittää jako Kotona ja Töissä -listoihin.
Yksi listojen toimimisen ehto on, että kaikki niille kirjatut asiat ovat selkeää, konkreettista tekemistä. Eli asioita jotka on pureskeltu kerralla valmiiksi tekemiseksi saakka. Voit lukea tästä aiheesta lisää täältä.
PS. Jos etsit sovelluskaupasta tehtävälistasovellusta esim. kännykkään, kokeile hakua “GTD”. Saat listauksen menetelmän käyttöä tukevista tehtävälistasovelluksista. Varoitan etukäteen, että kohtaat runsaudenpulan. GTD on maailman käytetyin itsensä johtamisen menetelmä ja se näkyy helposti sovellusten määrässä. Eri tehtävälistasovelluksia verrataan säännöllisesti useissa henkilökohtaisen tuottavuuden verkkojulkaisuissa ja blogeissa, esim täällä.
