Miksi GTD on kaikki, mitä itsensä johtamiseen, ajanhallintaan ja henkilökohtaiseen tuottavuuteen tarvitaan?
Viime viikolla keskustelin omien tehtävien priorisoinnista kyllästymiseen saakka.
Kun selaa esim. LinkedIniä tai Twitteriä, itsensä johtamisen ja ajanhallinnan vinkit tuntuvat olevan lähes yksinomaan ajanhallinta -Google-haun tuottamia kliseitä ajalta ennen älypuhelimia. Vinkit eivät perustu mihinkään mitattavaan suureeseen ja ovat luonteeltaan hyvin subjektiivisia “musta tuntuu” -tyyliin. Toinen vaihtoehto on genren sekoittuminen inspiraation ja motivoivien puhujien diipadaapaan.
GTD:n 5 askelta, joilla otetaan ensin haltuun päivittäinen pyöritys ja lähdetään vasta kokonaiskuvan hahmottamisen jälkeen kohti suurempia tavoitteita, kuulostaa aiemman kappaleen vinkkeihin verrattuna helposti usein liian pragmaattiselta tai suorastaan tylsältä. Onko oma aikaansaaminen siis lopultakin vain minusta itsestäni kiinni?
Vuonna 2008 Brysselin yliopiston kaksi tutkijaa, Francis Heylighen ja Clément Vidal julkaisivat artikkelin Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity, jossa he selvittivät, miksi GTD toimii. Vastaavia perusteluja aiemmin mainituille, somespheressä pyöriville vinkeille on tarjolla todella niukasti. Olen tiivistänyt artikkelin sisällön sen mukaan, millä tavalla se koskettaa menetelmän viittä askelta.
Kerää
Kun huomaamme asian, jolle pitää/ voi / haluaa tehdä jotain, huomiokykymme nappaa kiinni tästä asiasta ja yrittää säilyttää asian työmuistissa, onnistuen vaihtelevalla menestyksellä. Asian säilytys tällä tavoin kuormittaa työmuistia ja yleensä asian merkitys ja jopa käsitys siitä, mitä päähän varsinaisesti tallentui, muuttuu ajan kuluessa. Käyttämällä ulkoista muistia (keräystyökalua, kuten vaikka kynää ja paperia) varmistamme että asia ei sen kummemmin muuta merkitystään, kuin vie arvokasta kaistanleveyttä ja tällä tavoin rajoita kykyämme aikaansaada.
Käytännössä: Kun jatkuvasti näet rempallaan olevia, hoitamattomia asioita, se stressaa. Nappaa siis niistä kiinni kynällä ja paperilla (tai valitsemallasi työkalulla).
Käsittele (kerralla valmiiksi saakka)
Jos tekemisen muistutusta ei ole määritetty sanatarkasti, itsestään selvällä tavalla, mieli käsittelee asian uudelleen aina sen kohdatessaan. Eli tekeminen määritellään seuraavan fyysisen, konkreettisen toimenpiteen tasolle, tekemisen muistutus ei jää epäselväksi ja uutta päätöstä siitä, mitä muistutus itse asiassa tarkoittaa, ei tarvita. Tuon päätöksen tekeminen vaatii aina jonkin verran tahdonvoimaa ja jos ja kun tuota tahdonvoimaa kulutetaan päivittäin useita kertoja saman asian pyörittämiseen, lopputuloksena on vain vitkuttelua ja aikaansaamattomuutta.
Järjestä
Tekemisen muistutusten säilyttäminen lyhyt- tai pitkäkestoisessa muistissa vaatii todella suurta keskittymiskykyä, ellei kyseessä ole säännöllisesti toistuva, rutiininomainen tekeminen, ja tämäkin rajaa suoraan käytössä olevan keskittymiskyvyn määrää. Mielellä ei ole selkää käytäntöä, jonka mukaan se osaisi arvottaa kulloinkin tarvittavan tekemistä koskevan tiedon ja tuoda tiedon tarjolle työmuistiin juuri silloin, kun sitä tarvitaan. Tunne tekemisen muistamisen epävarmuudesta aiheuttaa stressiä ja tämän vuoksi tekemisen muistutukset on helpointa ulkoistaa pään ulkopuoliseen, luotettavaan ja ajan tasalla olevaan järjestelmään. Aseta siis tekemisestä muistutus niin, että se tulee vastaan automaattisesti joko silloin kun asia pitää tai voidaan tehdä. Ja huolehdi siitä että tekemiseen tarvittava viitetieto on tarjolla juuri siellä, missä tekeminen tapahtuu.
Katsasta
Ennen GTD:tä olemassa olleet ja edelleen siellä täällä hyvin suositut itsensä johtamisen ja ajanhallinnan menetelmät painottivat tavoitteiden, prioriteettien ja määräaikojen tärkeyttä.
Pidemmän aikavälin tavoitteiden merkityksen painottaminen päivittäisten ja viikoittaisten tehtävien hoidossa kuitenkin kuluttaa resursseja ja tekee käytettävästä järjestelmästä kömpelön. Tilanteet ja vaatimukset muuttuvat käytännössä päivittäin ja uudelleenarviointi on kyettävä tekemään nopeasti ja joustavasti. Kun tekemisen ja kokonaisuuksien suunnittelu lähtee päivittäisen tekemisen tasolta, prioriteettien hierarkia pääsee rakentumaan käytännön realiteettien kautta, päinvastoin kuin perinteinen ajanhallinta opettaa.
Tämä ei tarkoita sitä, että tavoitteiden asettamisella ja suunnittelulla ei olisi merkitystä, päinvastoin. Suunnittelu tapahtuu joustavasti, jo silloin kun asiat ensimmäisen kerran käsitellään. Huomaa myös, että pidemmän aikavälin tavoitteiden ajattelu tai suunnittelu on sitä vaikeampaa, mitä enemmän päivittäisen tekemisen ongelmat ja hoitamattomat asiat vaikuttavat käytössä olevaan henkiseen suunnittelukapasiteettiin.
Tee, eli miksi to-do listan priorisointi ABC-menetelmällä oli niin last season jo 90-luvulla.
GTD:n tapa listata tekemisen muistutukset kontekstilistoille vähentää tarvetta hyppiä kontekstista eli paikasta tai työkalusta toiseen. Keskittymiskyky on suoraan suhteessa keskittymiseen, ts. mitä enemmän voi keskittyä yhteen tiettyyn asiaan tietyssä viitekehyksessä (kontekstissa), sitä paremmin voi juuri tuohon asiaan keskittyä. Kontekstilistat mahdollistavat keskittymisen juuri siihen tekemiseen, minkä tekemiseen ko. viitekehyksessä on edellytyksiä. Vastaavasti mitä enemmän vaihdamme kontekstista toiseen, sitä enemmän joudumme keskittymään yhä uudelleen ja uudelleen, mikä syö aikaansaamiseen käytettävissä olevaa energiaa jättäen lopulta jäljelle mahdollisuuden keskittyä vain kaikkein vähiten henkistä suorituskykyä vaativiin tehtäviin. Eli jäljelle jää vain kyky reagoida ulkoisiin ärsykkeisiin, lähinnä muiden delegoimaan ad-hoc -tekemiseen.
Se mitä aikaansaamme (suoritetut tehtävät) vaikuttaa suoraan siihen, mitä seuraavat asiaa koskevat tehtävät ovat. Yhden tehtävän valmistuminen antaa signaalin seuraavan tehtävän määrittelyyn. Kun määrittely tapahtuu tehtävän valmistumisen aikaan saatavilla olevan, ajantasaisen informaation perusteella, pysyvät projekti- ja tehtävälistat ajan tasalla tavalla, mikä edesauttaa myös suurempien kokonaisuuksien ja tavoitteiden määrittelyä ja uudelleenarviointia, aina mahdollisimman hyvin sen hetkistä todellisuutta kuvastavasta tilanteesta. Näin päivittäinen tekeminen on suoraan yhteydessä pidemmän aikavälin tavoitteiden saavuttamiseen täysin keskeytyksettömällä tavalla. Tämän ansiosta menetelmän käyttäjä kokee jatkuvan tekemistä koskevan epätietoisuuden ja stressin sijasta olevansa ajan tasalla ja voivansa keskittyä juuri siihen tekemiseen, mikä on haluttujen lopputulosten kannalta olennaisinta.
Kirjoitus on osin lainattu syksyllä julkaisemastani kirjasta GTD – itsensä johtamisen 5 askelta.
