Käytän sekä koulutuksissa että luennoilla seuraavaa diaa:
Takaisin kyytiin
Dia kuvaa hyvin sitä, että vaikka menetelmän perusteet olisivat kuinka hyvin tahansa hallussa, toisinaan ulkoiset tekijät tipauttavat menetelmän käyttäjän kyydistä. Tätä on valitettavasti koko lailla mahdotonta välttää niin kauan kuin on tekemisissä muiden ihmisten kanssa. Toisinaan työviikko täyttyy niin nopeasti, että jo varattu viikkokatsastus jää tekemättä ja tämän seurauksena oma järjestelmä ei enää ole 100 % ajan tasalla. Jos seuraava viikko jatkuu samaan tapaan, saattaa yhtäkkiä huomata palanneensa suomalaisen tietotyön ja itsensä johtamisen kovaan ytimeen, sähköpostien merkkaamiseen lukemattomiksi. Luottamus siihen, että se mitä juuri nyt teet on nimenomaan sitä, mitä sinun pitääkin tehdä, vaihtuu ensin toiveeseen, sitten epäilyyn ja viimein päivittäinen tekeminen on rutiineja ja niiden väliin nipin napin mahtuvaa tulipalonsammuttelua.
Takaisin kyytiin
Diassa näkyy lautailijan vasemmassa jalassa oleva turvanyöri; vaikka laudalta varmasti toisinaan tippuukin, kyytiin on oikeastaan aika helppo päästä – ja lauta ei karkaa mihinkään. Ja mitä useammin tämä tapahtuu, sitä helpompaa laudalle takaisin kiipeämisestä tulee. Avain tähän on perusteellinen viikkokatsastus. Keskeytymätöntä, kiireetöntä aikaa tarvitaan suhteessa siihen, kuinka paljon omassa järjestelmässä on käsittelemätöntä materiaalia. Väittäisin kuitenkin, että 2 tunnissa mikä tahansa järjestelmä saadaan taas pyörimään kitkattomasti.
Mitä normaalin viikkokatsastuksen lisäksi tarvitaan?
Yleensä sähköposti on rempallaan. Käsittele viimeiset 2-3 viikkoa pedantisti, selaa tämän jälkeen silmämääräisesti mahdolliset vanhemmat postit läpi, poimi ja käsittele mahdolliset kriittiset postit ja arkistoi tämän jälkeen kaikki muut vanhemmat viestit. Jos viesti on 3 viikkoa vanha ja kukaan ei ole sen perään kysellyt, ei asialla todennäköisesti ole lähettäjälleenkään suuremmin merkitystä.
Mitä pitää varoa?
Toisinaan kyydistä voi tipahtaa, jos oma järjestelmä ei vastaa käyttötarvetta. Ratkaisu voi olla työkalun vaihto, mutta sitä ei kannata ympätä samaan pakettiin katsastuksen kanssa. Eli laita ensin nykyinen järjestelmä ajan tasalle ja mieti tämän jälkeen, onko vaihtamiseen todella aihetta.
Mistä kyydistä tippuminen sitten johtuu?
Yleisin syy on perusasioista lipsuminen:
- Projektin perustamatta jättäminen – mennään vain tehtävä kerrallaan eteenpäin, mikä aiheuttaa helpoimmin saavutettavan lintuperspektiivin (eli projektitason näkökulman) häviämisen.
- Projektin nimeämiskäytännöstä luopuminen – “asiakas X:n projekti” ei ole projektin nimi, “asiakas X:n projekti toimitettu niin, että se kelpaa referenssiksi” taas on. Projekti on haluttu lopputulos, se mitä valmis ko. asian suhteen tarkoittaa.
- Tehtävien nimeäminen – “pankki” ei ole tehtävä, “soita pankkiin asiasta n.n.” on. Käsittelyn yli hyppääminen on petollisen helppoa, kerätty asia on nopea järjestää suoraan tekemiseksi – mistä syystä käsittely tulee tehtyä joka kerta kun tehtävän näkee, sen sijaan että asia olisi käsitelty kerralla valmiiksi tekemiseksi jo ensimmäisellä kerralla.
- Palaaminen vanhoihin tapoihin – “jätän tämän sähköpostin nyt kuitenkin tähän ja vastaan tuohon välittömästi kun se vie vain 15 minuuttia…” teemme kaikki kolmenlaista työtä; suunniteltua, suunnittelematonta ja työn suunnittelua. Tästä on syytä olla tietoinen oman päivittäisen tekemisensä suhteen – missä ovat työn suunnittelun (käsittelyn) ajankohdat?
- Mikromanagerointi – “kytkenpä nämä tehtävät nyt projektiin, ja tämän voisin myös kytkeä näihin vastuualueisiin ja pitäisikö tälle kuitenkin määritellä jonkinlainen prioriteetti?” tehtävänhallintaohjelmistot antavat runsaasti vaihtoehtoja järjestelmän tuunaamiseen, hienosäätöön, pilkunviilamiseen, hiusten halkomiseen – se mikä toimii sateisena lauantaiaamuna tai tekosyynä olla tekemättä vastenmieliseltä tuntuvaa (usein puutteellisesti käsiteltyä) tehtävää – ei todennäköisesti toimi muulloin. Pidä järjestelmä niin yksinkertaisena kuin mahdollista. Optimaalinen järjestelmä ei ole se, joka sisältää kaikki mahdolliset ajatukset ja jossa jokainen tehtävä, projekti, vastuualue, tavoite, visio ja periaate on kytketty toisiinsa. Optimaalinen järjestelmä on se, jonka käyttämistä et mieti tai parhaimmillaan edes tietoisesti huomaa.
- “Tämän minä muistan”. Todennäköisesti muistatkin, parin päivän päästä yöllä klo 4.00. Älä luota muistiisi, muistikirjan mukana kuljettaminen ja käyttäminen on merkki ammattitaidosta ja luotettavuudesta, ei muistisairaudesta.
Mikä toimi?
Jos työkalu kuitenkin tuntuu ehdottoman väärältä, listaa ensin kaikki se, mikä toimii kuten sen haluat toimivan. Haluatko nähdä tehtävät, kalenterin jasähköpostin samassa näkymässä? Haluatko että voit nopeasti muuttaa sähköpostin tehtäväksi? Varmista että nämä ominaisuudet ovat saatavilla myös mahdollisessa seuraavassa ohjelmassa.
Haluatko että äänimuistiinpano päätyy tehtävänhallintasovelluksen inboxiin tai sähköpostin saapuneet-kansioon? Haluatko että yhdellä hiiren klikkauksella saat näkyviin kaikki projektiin liittyvät tehtävät ja viitetiedon? Nämä molemmat ovat mahdollisia, mutta samalla saatat menettää osan muusta toiminnallisuudesta. Jos päätät testata erilaisia vaihtoehtoja, tee nimenomaan niin. Eli testaa, älä siirrä käytössä olevaa järjestelmää kylmiltään uuteen työkaluun.
Onko tämä kuitenkin liian työlästä?
Ei ole. Uusien käytäntöjen käyttöönotto ei tapahdu päivässä. Menetelmän käytön alkuvaiheeseen kuuluu myös oppia sietämään sitä että oma työtapa ei vielä ole sellainen, kuin sen haluaisi olevan. Ja kyydistä tipahtaa toisinaan myös lähes 20 vuoden käytön jälkeen. Toisinaan tämä johtuu omasta saamattomuudesta, toisinaan siitä, että todellakin on syytä tarkastella omia työkaluja uudesta näkökulmasta. Helpoimmalla pääsee, kun suhtautuu tähän oppimiskokemuksena – miksi näin tapahtui, miten pääsen takaisin kyytiin – ja miten varmistan sen, että seuraavalla kerralla samanlainen aalto sujahtaa ohi täysin huomaamatta.
