Et nouse tavoitteittesi tasolle vaan romahdat prosessisi tasolle

Kirjoituksen otsikko on mukaelma Arkhilokhoksen lausahduksesta

emme nouse odotustemme tasolle vaan tipahdamme koulutuksemme tasolle. 

Kun aloitin GTD-menetelmän kouluttajana 2015, ajattelin ensi alkuun käyttää menetelmän markkinoinnissa termiä tuottavuusloikka. Sattumalta termi otettiin tuolloin käyttöön ihan muussa yhteydessä, ja sattuneesta syystä tuottavuus joutui terminä negatiiviseen valoon. Synonyymi aikaansaaminen sopi aikaan paremmin. 

2021 tuottavuus, varsinkin oman työn tuottavuus, on noussut jälleen salonkikelpoiseksi termiksi.

Alkuperäisen lausahduksen mukaan koulutuksella on merkitystä. Kuinka hyvin koulutuksesi on varustanut sinut vastaamaan tämän päivän haasteisiin? 

Mielekästä työtä?

Jos työn tekeminen tuntuu epävarmalta rimpuilulta, vastaako koulutuksesi työn vaatimuksia? Jos työssä ei ole juuri mitään haasteita, riittäisikö koulutuksesi enempäänkin? Jos työ aiheuttaa stressiä, etkä koe sitä elämäsi sisällön kannalta merkityksekkääksi, onko kyse työn sisällöstä vai siitä että työn hammasrattaissa on hiekkaa?

Ammatillisen tietotaidon lisäksi työssä on kyse prosesseista. Kuinka monen koulutukseen kuului osio, jossa opetettiin, kuinka sähköpostit käsitellään ja järjestetään niin, että inbox zero on osa jokaista työpäivää? Tai varoitettiin luottamasta omaan muistiin kriittisen tärkeiden asioiden hoitamisessa? Tai määriteltiin minkä verran kalenteriin tarvitaan tyhjää tilaa yllätyksille ja työn suunnittelulle?

Oman työn tuottavuuden suhteen GTD:n viiden askeleen prosessi on tuottavan työnkulun kultainen standardi:

1. 1. Kerää luotettavalla tavalla kaikki ne asiat joilla voi olla merkitystä. Yhtä lailla omat muistiinpanot kuin automaattisesti keräävät palvelut (sähköpostit, pikaviestit). Älä kerää sinne tänne, vaan ainoastaan niin, että kerätyt asiat löytyvät varmasti.
   2. Käsittele kaikki kerätyt säännöllisesti keräystyökalusta, vähintään joka toinen päivä. Pidä kerääminen, käsittely ja järjestäminen tietoisesti erillisinä askelina. Mistä tässä kerätyssä asiassa on todella kysymys? Mitä sille pitää tehdä?
   3. Järjestä tekemisen muistutus niin, että se tulee vastaan joko silloin kun se pitää tehdä (kalenteri) tai silloin kun voidaan tehdä (kontekstien mukaan järjestetty tehtävälista).
   4. Katsasta järjestämiseen käytetyt työkalut viikoittain. Liittyikö johonkin asiaan vielä tekemistä? Suunnittele tulevia viikkoja; mihin pitää varata aikaa että asetetut tavoitteet saavutetaan, mikä ei ole enää ajankohtaista? 
   5. Tee sitä millä on tavoitteiden saavuttamisen kannalta eniten merkitystä. Prosessi pitää huolen siitä että kaikki yksityiskohdat on huomioitu.

Kuinka hyvin oman työsi prosessit tukevat työpäiväsi onnistumista? 

Olisiko lisäkouluttautumisen aika?

Tämän voi itse asiassa mitata kohtalaisen tarkasti. Mittari löytyy täältä.