Parin viimeisen vuoden aikana yhä useampi suomalainen tietotyöläinen on ryhtynyt käyttämään tehtävänhallintaohjelmistoa. Varsinkin Trello, Todoist ja Asana toistuvat some-keskustelussa. Monella ohjelmisto on syrjäyttänyt perinteisen Post-It -lapun näytön kulmasta.
Keskustelun silmiinpistävin piirre GTD-valmentajan näkökulmasta on systemaattisen käyttötavan puuttuminen. Erilaisten tunnisteiden, tagien ja kansioiden käyttäminen mahdollistaa tehtävien jakamisen varsin luovalla tavalla ja tämä johtaa lähes väistämättä sekavaan ja usein erittäin monimutkaiseen ratkaisuun, joka loppujen lopuksi mahdollistaa tekemisen hukkumisen suureen, epämääräiseen tunnistepilveen.
Täydellinen taskilista ja työkalu sen käyttöön
Usein pohjalla on joko ohjelmiston valmistajan oma suuntaa-antava ohjeistus, toisinaan esim. YouTubesta poimittujen, tuottavuuseksperttien erilaisten neuvojen yhdistelmä.
Olen käytännössä huomannut, että jos ja kun ohjelmiston käytössä sekä tiedon vienti että sen hakeminen ja löytäminen eivät toimi ajatuksen nopeudella, käyttötapa alkaa ontua ja palataan hyvin pian suomalaisen tietotyön kovaan ytimeen – kokoelmaan Post-It -lappuja ja sähköpostiviestien merkkaamiseen lukemattomiksi.
Yksilövalmennuksessa kohtaan usein asiakkaita, jotka täyttävät seuraavat kolme ehtoa:
- kiinnostus henkilökohtaisen tuottavuuden parantamiseen, eli halu eliminoida kaikki mahdollinen kitka omasta työstä
- tutustuminen erilaisiin tehtävänhallinnan malleihin ja ongelmanratkaisun yrittäminen näistä poimittuja ideoita yhdistelemällä
- liian monimutkainen tehtävänhallinnan järjestelmä, jonka viilaamiseen käytetään suhteessa enemmän aikaa kuin siitä saadaan hyötyä
Aika moni näistä asiakkaista on jossain vaiheessa myös tutustunut GTD:en. Käymme valmennuksen aikana menetelmän perusteet läpi, ja tämä lähes poikkeuksetta herättää asiakkaan huomaamaan itse, kuinka yksinkertaisilla ratkaisuilla saadaan rakennettua selkeä, nopeakäyttöinen ja mahdollisimman vähän ylläpitoa vaativa järjestelmä omaan projektien- ja tehtävänhallintaan.
Listaan seuraavaksi askeleet, joilla voi varmistaa, että oma tapa rakentaa ja käyttää tehtävänhallintaohjelmistoa on oman tekemisen kannalta optimaalinen – toimenkuvasta riippumatta:
Kun valitset ohjelmiston:
- Onko sinulla jo työsi puolesta valmiiksi tarjolla, tai pitääkö sinun käyttää työssäsi jotain tiettyä ohjelmistoa tehtävänhallintaan, sähköpostiin ja kalenteriin? Vastaus on todella usein kyllä, usein ohjelmisto on Suomessa Outlook, toisinaan myös Googlen G Suite tai IBM Notes. Siinä tapauksessa älä etsi ratkaisua kauempaa. Kaikki nämä ohjelmistot tarjoavat 100 % toimivan ratkaisun tehtävänhallintaan.
- Voitko käyttää samaa ohjelmistoa myös yksityiselämäsi projektin- ja tehtävänhallintaan? Jos voit, varmista että saat nämä tiedot ulos ohjelmistosta jos joskus vaihdat työpaikkaa. Jos et, käytätkö jo jotain ratkaisua henkilökohtaiseen sähköpostiin. Lähes poikkeuksetta vastaus tähän on Gmail, MacMail tai joku Microsoftin maksuttomista palveluista (Hotmail, Outlook, jne). Jokainen näistä ohjelmista tarjoaa valmiit työkalut tehtävänhallintaan.
- Jos päätät valita jonkin muun ohjelmiston, esim Trellon tai Todoistin, varmista ensin että
- voit yhdistää sähköpostin tähän ohjelmistoon, eli voit lähettää sähköpostia suoraan tähän ohjelmistoon
- voit yhdistää kalenterisi tähän ohjelmistoon, eli kalenteri toimii 2-suuntaisesti, näet päivämäärällä varustetut tehtävät kalenterissasi ja vastaavasti kalenterissa tehtävän aikatauluun tehdyt muutokset toimivat myös tehtävänhallintaohjelmistossa
- asenna sekä eniten käyttämääsi selaimeen, että kännykkääsi appi/laajennus, joka mahdollistaa sivujen sisällön, pikaviestien ja kuvakaappausten lähettämisen suoraan tehtävänhallintaohjelmistoon
- Huomaa että viitetiedon ja tehtävien ei tarvitse olla kytkettynä toisiinsa millään tavalla tai edes olla samassa ohjelmassa. Riittää että viitetieto on fyysisesti käden ulottuvilla siellä, missä tekeminen tapahtuu ja/tai sähköisesti paikassa (esim yhdessä kansiossa), josta sen haku on korkeintaan kahden klikkauksen päässä.
Kun rakennat järjestelmää:
- Pidä edellämainitut viitetieto ja tehtävät erillään. Älä rakenna tunnistepilveä, josta joudut veikkaamalla hakemaan asioita, koska et kuitenkaan muista tunnisteita. Mitä vähemmän hakumahdollisuuksia, sen parempi. Visuaalinen hakeminen on paljon helpompaa ja nopeampaa kuin veikkaaminen.
- Käytä kalenteria kaikkiin niihin asioihin, joiden pitää ehdottomasti tapahtua tiettynä kellonaikana, päivänä tai joista pitää olla tietoinen tiettynä päivänä. Älä missään tapauksessa laita kalenteriin yhtään mitään muuta. Tehtävä, jonka laitat, tai joka näkyy kalenterissa, pitää myös tehdä ko. ajankohtana. Muussa tapauksessa keräät kalenteriin toiveita ja unelmia, jotka eivät sinne kuulu. Kalenteri on pyhää maata, johon suhtaudutaan sen edellyttämällä arvokkuudella. Kun kalenteriin laitetut tehtävät eivät tule hoidettua niille määritettynä ajankohtana, luottamus kalenteriin työkaluna katoaa ja päivittäiseen rutiiniinsa saa lisätä masentavan tehtävän siirtää tekemättömät tehtävät muille päiville. Toki joku voi mieltää tämän työn suunnitteluksi, vaikka käytännössä on kysymys vain siitä, että ei saa asioita hoidettua kuten haluaisi.
- Tehtävien näkeminen oikeassa kontekstissa on tärkeämpää kuin tehtävien näkeminen osana projektia. Vanhemmillani on yksinkertainen @koti -lista, eli lista niistä asioista, joissa tekeminen tapahtuu vain ja ainoastaan kotona. Tämä lista löytyy jääkaapin ovesta. Jos mieleen juolahtaa kotona tehtävä asia esim kaupassa ollessa, ei olennaista ole kirjata tätä tehtävää välittömästi oikealle listalle, olennaista on vain kirjata asia ylös, käsittelyn ajankohta on sitten erikseen. Kontekstien mukaan tehtävät jakamalla vältät myös kontekstin vaihtamista kesken tekemisen. Tämä pätee yhtälailla myös muissa konteksteissa; pitkän @tietokone -listan voit jakaa esim yleisimmin käyttämiesi ohjelmien mukaan; CRM, ERP, Excel jne.
- Luo yksittäiset tehtävälistat (kontekstit) selkeästi vain ja ainoastaan paikan, työkalun tai tekemisen mukaan: @konttori, @koti, @puhelin, lue/tutustu. Tällä viikolla tai seuraavien kahden viikon aikana eivät ole konteksteja. Tehtävälista toimii vain jos sitä käyttää.
- Kun hyödynnät tunnisteita, tageja, jne, käytä niitä vain tehtävien ja projektien kytkemiseen toisiinsa, älä mihinkään muuhun. Suurin hyöty tunnisteista saada projektia suunniteltaessa ja sitä läpikäytäessä. Tämäkään ei ole välttämätöntä. OIen pyörittänyt kohtalaisen suuria projekteja ilman tällaista toiminnallisuutta; mm. sukupolvenvaihdos ja yrityksen lopettaminen. Olennaista on viikottain käydä kaikki projektit läpi lintuperspektiivistä. Samaa aikaa aktiivisia tehtäviä ei kuitenkaan saman viikon aikana ole kovin montaa, niiden löytyminen tämän tyyppisessä viikkokatsastuksessa tapahtuu käytännössä muutaman sekunnin aikana. Toki, en kiistä etteikö koko toiminnallisen kokonaisuuden näkeminen tee katsastuksesta ja kokonaiskuvan saamisesta luontevampaa.
Kun käytät järjestelmää:
- Älä vie järjestelmään mitään käsittelemättä. Suurin käyttöä haittaava ongelma 99 % GTD:hen omin avuin tutustuneilla on epäselvä tehtävän määrittely. Äiti tai pankki eivät ole tehtäviä, ne ovat jotain, mistä pitää edelleen joka kerta päättää, mistä oikeastaan on kysymys. Tehtävä alkaa aina verbillä ja on konkreettista tekemistä, jonka tekemiseen sinulla on jo kaikki tekemiseen tarvittava tieto.
- Tekemisen määrittelee aina ensin kalenteri, vasta sitten tehtävälista. Jos viikon jokainen päivä on täynnä palavereita ja sinulla on tehtävä, jonka pitää ehdottomasti valmistua kuluvan viikon aikana, varaat tälle tehtävälle ajan kalenteristasi sen sijaan, että hifistelet tehtävää ensin maanantailta tiistaille, tiistailta keskiviikolle ja viimein teet sen perjantai-iltana kotona.
- Pidä järjestelmäsi 100 % luotettavana. Katso päivittäin, että kontekstien mukaan luodut listat ovat ajan tasalla ja käy koko järjestelmä läpi kattavammin viikoittain.
- Ole tietoinen keräystyökaluistasi ja huolehdi siitä, että varaat niiden tyhjentämiseen aikaa. Selkeimmin tämä liittyy sähköpostiin; kuinka paljon tarvitset päivittäin aikaa siihen, että käsittelet kaikki sähköpostit? Eli määrittelet mikä on yksittäiseen sähköpostiin liittyvä tehtävä.
- Onko tehtävälistoilla olevien tehtävien määrässä ja kalenterissasi ristiriita? Toisinaan muilla on mahdollisuus varata aikaasi, mikä voi tarkoittaa sitä, että viikon aikana sinulla on esim yhteenlaskettuna vain yhden päivän tunnit käytettävissäsi kaikkien suunnittelemiesi tehtävien hoitamiseen. Tähän ongelmaan ei ole yksiselitteistä vastausta. Joskus vastaus on keskustelu esimiehen kanssa, joskus esimies on ongelman juurisyy ja päätös siitä, miten saat sitoumuksesi hoidettua on vain ja ainoastaan sinun vastuullasi. Riippumatta siitä kuinka kohtuuttomalta tämä kuulostaa. Huomaa, että tämä on kysymys, jonka ratkaisemisessa tehtävänhallinta ei auta mitenkään muuten, kuin näyttämällä ristiriidan tekemisen ja käytettävissä olevan ajan välillä.
Tässä vielä muutama ajatus, jotka lainaan Kelly Forristerin vuonna 2008 kirjoittamasta ohjeesta tehtävänhallinnan työkalun valintaan:
- Täytyykö jonkun muun päästä näkemään tehtävälistasi?
- Kirjoitatko mieluummin kynällä vai näppäimistöllä, vedätkö viivan valmistuneen tehtävän yli vai kuittaatko tehtävän valmiiksi hiirellä?
- Ovatko tietosi turvassa?
- Miten haluat nähdä listasi ollessasi liikkeellä?
- Uskaltaisitko kirjata listalle mitä tahansa?
- Kuinka hyvin työkalu skaalautuu muuttuvien tarpeiden mukana?
- Onko oppimiskynnystä? Vai osaatko jo käyttää jotain, mikä toimisi?
- Paljonko olet valmis maksamaan toimivasta ratkaisusta?
Onko täydellistä työkalua olemassa? On. Se on se, minkä käyttöön luotat ja jonka käytön ansiosta mielesi on vapaa keskittymään juuri siihen tehtävään, mitä teet.
