Miten työpäivä pitäisi aloittaa?
Kysymykseen löytyy läjäpäin neuvoja. Neuvoja yhdistävä tekijä on subjektiivisuus. Moni asiantuntija yleistää omalla kohdallaan toimivat keinot yleispäteviksi lainalaisuuksiksi.
Törmäsin viimeiseen esimerkkiin Helsingin Sanomien jutussa 23.11.2016
“Oikeasti työpäivä kannattaa aloittaa sillä, että miettii jo ennen kuin avaa sähköpostin, mitkä tehtävät tänään pitää hoitaa. Nämä tehtävät kirjataan ylös ja laitetaan tärkeysjärjestykseen. Työnteko aloitetaan tärkeimmästä.”
En tiedä, onko irrotettu kommentti toimittajan vai juttuun haastatellun asiantuntijan.
Tarjoan tälle irrotukselle vaihtoehdoksi GTD:n mallin saada aikaan. Täysin subjektiivisesti ja raflaavalla otsikolla; Lue sähköpostit ensimmäiseksi aamulla 🙂
Aloitan työnteon yhtä lailla tärkeimmästä tehtävästä ennen sähköpostin avaamista.
Sen mitä tänään tapahtuu, kertoo kalenterini.
Ensin siis katson kalenteriani, sieltä löydän vain kolme asiaa:
- asiat, jotka tapahtuvat tänään riippumatta siitä mitä minä teen, esim. syntymäpäivät
- asiat, joiden pitää ehdottomasti tapahtua tänään, kellonajasta riippumatta, esim. puhelu koskien huomisen lääkärinajan peruuttamista
- tiettyyn kellonaikaan liittyvät tapahtumat, esim. asiakastapaaminen
Olettaen, että mikään kalenterissa oleva ei vaadi toimenpiteitä, käyn seuraavaksi läpi kaiken sen, mitä olen kerännyt:
- Onko inboxissa mitään?
- Olenko tyhjentänyt puhelimen ääninauhurin?
- Onko sähköpostissa käsiteltäviä viestejä?
Tämän jälkeen käsittelen keräämäni hyvin yksinkertaisten kysymysten avulla, otetaan esimerkiksi sähköpostiviesti:
- mikä tämä on? (sähköpostiviesti joka on osoitettu minulle asiakkaalta)
- liittyykö tähän tekemistä? (vain 2 mahdollista vastausta: Kyllä / Ei) jos vastaus on ei, minulla on kolme vaihtoehtoa:
- en tarvitse tätä – tuhoan viestin
- tämä on viitetietoa – tallennan sen asianmukaiseen sähköpostikansioon tai tallennan mahdollisen liitetiedoston muualle ja tuhoan viestin
- saatan joskus tarvita tätä tietoa, sillä ei ole mitään ajankohtaista merkitystä, mutta haluan ehkä myöhemmin arvioida tämän uudestaan – teen viestistä muistutuksen myöhempään ajankohtaan, esim. sähköpostiohjelman ja muistilistan avulla
- jos vastaus on kyllä, minulla on yhtä lailla 3 vaihtoehtoa:
- sähköpostiin vastaaminen tai siihen liittyvän tehtävän tekeminen vie alle 2 minuuttia – teen sen heti
- en voi tehdä asialle mitään, kollegani sen sijaan hoitaa tämän – delegoin, eli välitän viestin hänelle
- minä teen asialle jotain, mutta siihen kuluu yli 2 minuuttia – lykkään tehtävän tekemisen myöhemmäksi, mikä aiheuttaa kaksi jatkokysymystä: “mikä on seuraava tehtävä?” – eli seuraava fyysinen toimenpide ja “liittyykö asiaan projekti?” – eli onko tämä tekeminen osa useamman työvaiheen sisältävää kokonaisuutta?
- Kun olen määrittänyt seuraavan tehtävän, järjestän tehtävän saataville juuri oikeaan paikkaan, juuri oikeaan aikaan.
Oletetaan, että sähköpostiviestin seuraava tehtävä on puhelu. Jos puhelun pitää ehdottomasti tapahtua esimerkiksi tänään, mutta ei tiettynä kellonaikana, kirjaan puhelun kalenteriin tapahtumaksi ilman kellonaikaa. Jos puhelun taas pitää tapahtua niin pian kuin mahdollista, mutta ilman tarkkaa aikamäärettä (eli minä tahansa myöhempänä ajankohtana), kirjaan puhelun Puhelut -listalleni.
Sähköpostin käsittelyyn (ja siihen kuinka työpäivänsä aloittaa) lienee yhtä monta neuvoa kuin on neuvojiakin. Yllä esitetyllä menetelmällä on miljoonia, menetelmän toimivaksi havainneita käyttäjiä. Ehkä selvin analogia suhtautumisessa sähköpostiin on verrata sitä perinteiseen kirjepostiin. Kuinka moni käy kirjepostin läpi heti aamulla niin, että avaa kuoren, kirjoittaa vastuksen ja avaa seuraavan kuoren? Ei varmaan kovin moni. Löytyy kuitenkin myös ammatteja, joissa tämä on oikea toimintatapa riippumatta siitä, onko kyseessä kirje- vai sähköposti.
Olen kirjoittanut aiemmin tehtävälistasta ja sen tärkeysjärjestyksestä. Suosittelen tutustumaan, jos haluat, että tehtävälistasi on ”valmis” joka aamu, ilman sen kummempaa tarvetta miettiä, mikä tänään on tärkeää.
Lopuksi ylennän itseni asiantuntijaksi ja teen yleistävän kysymyksen: Voiko sähköposti sisältää jotain sellaista, mikä määrittelee päivän välttämättömän tekemisen kokonaan uusiksi?
