6 edellytystä onnistuneelle GTD menetelmän käyttöönotolle ja oman järjestelmän rakentamiselle
Jos olet lukenut näitä blogipostejani, mieleen on ehkä hiipinyt ajatus siitä, kuinka tarttua härkää sarvista ja ottaa menetelmä käyttöön. Käyttöönotto ei ole ihan vaatimaton operaatio. Ihanteellinen tilanne on pystyä tekemään kuten 1:1 koulutuksissa olemme tehneet, eli varata yksi viikonloppu vain ja ainoastaan tätä tarkoitusta varten. Noiden kahden päivän ajaksi koko muu maailma työnnetään järjestelmän rakentamisen ulkopuolelle ja keskitytään vain käyttöönottoon. Käytännössä tämä voi olla vaikeaa, ellei sitten rajaa ajankohtaa esim. loma-ajalle ja ota järjestelmää käyttöön ensin yksityiselämän osalta. Työjutut voi järjestelmään lisätä pala kerrallaan, kun palaa takaisin työn pariin. Toisaalta tuottavuudesta kiinnostunut työpaikka voi toki panostaa työntekijänsä tuottavuuden lisäämiseen varmistamalla, että järjestelmän käyttöönottoon voidaan varata kaksi kokonaista työpäivää ilman ensimmäistäkään häiriötä.
yritystä ei voi opettaa lukemaan, mutta yritykselle on hyötyä lukutaitoisista työntekijöistä
– David Allen
Yleisin tapa tuntuu olevan menetelmän käyttöönotto ja oman järjestelmän rakentaminen yksi tapa, tai käytäntö kerrallaan. Mistä siis aloittaa?
1 – Opettele menetelmän perusteet
Käyttöönotto on käytännössä mahdotonta, jos et periaatetasolla tunnista työnkulun viittä vaihetta. Vaikka vaiheiden suorittaminen ei vielä automaattisesti onnistuisikaan, on periaatteiden ymmärtäminen avain toimivan järjestelmän rakentamiseen. Hanki siis tietoa itsenäisesti, lue Getting Things Done, tai osallistu seminaariin.
2 – Tunnista omat työkalusi
Mitä työkaluja käytät tällä hetkellä? Työkaluilla tarkoitetaan tässä yhteydessä esim. sähköpostia, kalenteria ja mahdollista tehtävälistasovellusta. Olennaista on myös tunnistaa omat keräystyökalunsa; käytätkö muistivihkoa tai kännykän kameraa säännöllisesti informaation keräystyökaluina? Jos käytössäsi on esim. Outlook ja osaat tämän ohjelmiston perusniksit, älä missään tapauksessa tässä vaiheessa lisää työkuormaa ja vaikeuta käyttöönottoa ottamalla jotain toista tehtävälistasovellusta samaan aikaan opeteltavaksi.
Jos taas tunnet syvää antipatiaa kaikkea sähköistä kohtaan, suosittelen lämpimästi paperisten tehtävälistojen käyttöönottoa; oppimiskynnys on olematon ja käsinkirjoittamisen prosessi pakottaa pelkistettyyn, selkeään ilmaisuun määritellessäsi projekteja ja niiden seuraavia tehtäviä.
3 – Opettele käyttämiesi työkalujen käyttö
Töissä on käytössä Outlook, 90 % informaatiosta tulee Outlookin sähköpostin kautta ja työpaikan käytäntönä on sähköisen, jaetun kalenterin käyttäminen?
Jos tilanne on tämä ja tunnet mitään henkistä vastustusta ko. työkalun käyttöä kohtaa, varaa kalenterista 2-3 seuraavan viikon ajalle muutama tunti aikaa.Tutustu ohjelmiston käyttöoppaaseen ja opettele perusasiat kunnolla. Eli jos käytössä on työkalu, jonka käyttäminen on pakollista, opettele ensin sen käyttö niin hyvin kuin vain taidat. Käyttöönotto on tuomittu epäonnistumaan, jos yrität menetelmän käyttöönottoa työkalulla, jonka peruskuvioita et hallitse. Kun perusosaaminen on kunnossa, säädä työkalu (ohjelmisto) GTD-menetelmän käyttöön sopivaksi. Oppaita ja erilaisia videotutoriaaleja löytyy netistä virallisina ja epävirallisina versioina. Suurimmalle osalle tehtävänhallintasovelluksista on tänä päivänä jo valmistajan toimittamana olemassa käyttöönotto-opas GTD-järjestelmälle. Voit myös osallistua järjestämiimme työpajoihin ja webinaareihin, joissa ohjelmiston säätäminen ja järjestelmän rakentaminen käydään ohjatusti, vaihe vaiheelta läpi.
4 – Älä ahnehdi kaikkea kerralla
Voit luoda perusjärjestelmän puitteet parin tunnin rupeamana. Älä kuitenkaan tähtää täydellisyyteen tässä vaiheessa. Hyväksy takaiskut ja opi epäonnistumisista. Menetelmän sujuvan käytön oppiminen voi viedä kaksi vuotta, vaikka perusperiaatteet voi helposti selittää kahdessa minuutissa. Hyväksy myös se, että GTD-järjestelmä ei ole staattinen, vaan se muuttuu tilanteiden muuttuessa. Varsinkin alkuvaiheessa järjestelmä hakee muotoaan sitä mukaa, kun harjaannut menetelmän käytössä. Opettele menetelmä askel kerrallaan ja anna järjestelmäsi kehittyä sen myötä.
5 – Älä harhaudu
Somesfäärissä jaetaan toinen toistaan nerokkaampia niksejä ja vinkkejä – kuinka kolmella yksinkertaisella jutulla saat työpäiviesi kaaoksen hallintaan. Suhtaudu tähän varauksella. Jos ratkaisut ovat kirjoittajan mukaan maalaisjärkeä tai itsestäänselviä ja eivät vaadi minkään uuden opettelua, pitäisi hälytyskellojen soida – minkä ihmeen takia ko. vinkit eivät sitten ole jo kaikille jokapäiväistä leipää? Älä siis sotki käyttöönottoa yrittämällä ottaa samaan aikaan käyttöön useampaa menetelmää. Hyväksy se, että uuden oppiminen työnkulun hallinnan suhteen on kuten minkä tahansa uuden taidon opettelu. Ei viulunsoittoa voi oppia päivässä. Ja jos tähän pyrkii, sitä ei ainakaan helpota se, että opettelee samaan aikaan soittamaan trumpettia.
6 – Luo viikkokatsastuksesta tapa
Viikkokatsastus on koko menetelmän käytön ja järjestelmän toimivana pitämisen kivijalka. Varaa viikkokatsastukseen säännöllinen aika ja kunnioita omaa sitoumustasi tapaamisesta itsesi kanssa tuona ajankohtana. Tätä kohtaa en voi alleviivata riittävästi. Käytännössä luotat järjetelmääsi täsmälleen samassa suhteessa kuin olet sitoutunut suorittamaan viikkokatsastuksesi. Ja päätöksiisi siitä mitä teet ja mihin aikasi käytät, luotat yhtä paljon kuin luotat järjestelmäsi toimivuuteen.
Jos olet yrittänyt käyttöönottoa, mutta jostain syystä tunnut törmäävän ylipääsemättömiin vastuksiin, ota yhteyttä!
Toisaalta, jos menetelmän käyttöönotto ja järjestelmän rakentaminen ovat sujuneet kitkattomasti (tai ehkä vähän vastustaenkin), kerro siitä meille. Jaamme mielellämme onnistumiset ja epäonnistumiset!
