Getting Things Done -menetelmää voidaan katsoa kahdesta eri näkökulmasta: Horisontaalisesti työnkulun, eli keräämisen, käsittelyn, järjestämisen, katsastuksen ja tekemisen tasolta. Tämä on taso, jolla päivittäinen tekeminen tapahtuu.
Toinen tapa nähdä menetelmä on katsoa sitä vertikaalisesti, eli eri tarkastelutasojen kautta. Tarkastelutasot ovat tapa katsoa kokonaisuutta eri perspektiiveistä; projektien tasolta (viikottain), vastuualueittain, tavoitteiden tai pidemmän aikavälin vision kautta, tai periaatteiden ja tarkoituksen tasolta. Näitä tarkastelutasoja käytetään yleensä kuukausittain tai muutaman kerran vuodessa. Ylemmät tarkastelutasot eivät ole välttämättömiä varsinkaan menetelmän käytön alkuvaiheessa, ja niiden opettelu kannattaakin jättää vähintään parin vuoden päähän menetelmän käytön aloittamisesta.
Vastuualueet tarkastelutasona
Vastuualueet olivat aiheena 3. lokakuuta järjestetyssä Helsinki GTD-meetupissa, joka toteutettiin poikkeuksellisesti videoneuvotteluna. Edeltävän meetupin aiheena olivat projektit (eli tarkastelutaso 1.), joten tällä kertaa oli luontevaa keskittyä tasoon 2., vastuualueisiin. Seuraava on alustukseni ennen aihepiiristä käytyä keskustelua.
Vastuualueet voidaan nähdä kokoelmana niitä rooleja, mitä kullakin on elämässään ja/tai työssään. Vastuualueen merkittävin erottava tekijä projekteihin tai tavoitteisiin on, että vastuualue on asia, millä ei ole selkää maaliviivaa – se ei siis valmistu välttämättä koskaan.
David Allen käy vastuualueet tarkemmin läpi kirjassaan Making It All Work (engl. s. 229-231).
Vastuualueiden luokat
Jokaisen eri roolit voidaan yleensä nähdä 7-10 eri vastuualueena. Näitä ovat esim.:
- ihmissuhteet
- koti (kiinteistö)
- vanhemmuus
- talous
- itseilmaisu
- ura / työ
- sosiaaliset suhteet (harrastukset, yhdistystoiminta, yhteisöt)
- terveys
Käytännössä nämä alueet jakaantuvat useampiin alaluokkiin, esim. toimenkuvan määrittelyn mukaan työssä tai sosiaaliset suhteet eri harrastusten mukaan.
Mitä hyötyä vastuualueiden määrittelystä on – ja kuinka niitä käytetään?
Kun on onnistunut määrittelemään vastuualueensa, saa selkeämmän kokonaiskuvan siitä kaikesta, mihin on sitoutunut pidemmällä aikajänteellä. Tämän työkalun avulla myös omaa ajankäyttöä on helpompi arvioida; käytätkö aikaa siihen mihin sitä pitäisi käyttää. Kuinka suuri osa työajastasi kuluu asioihin, joita sinut on palkattu tekemään?
Vastuualueet ovat myös helpoin työkalu sen näkemiseen, kuinka tasapainossa eri osa-alueet keskenään ovat; jos katsot projektilistaasi, kuinka suuri osa näistä vuoden aikana saavutettavista päämääristä on kussakin vastuualueiden luokassa?
Onko joku vastuualue automaattiohjauksella ja toinen vaatii selvästi tekemistä saadaksesi sen tyydyttävälle tolalle?
Omaa järjestelmää on hyvä katsoa vastuualueiden kautta kuukausittain. Toisaalta tämä tarkastelutaso voi olla hyödyksi silloin, kun tuntuu että aikasi kuluu täysin väärien asioiden parissa.
Kuinka vastuualueet voi määritellä
Muutama esimerkki siitä, kuinka tiettyjen vastuualueiden sisältöä voi itselleen selvittää:
Ura / työ – jos rekrytoisit itsesi nykyiseen työhösi, miten määrittelisit toimenkuvan, mihin työaika kuluu ja mihin työajan pitäisi kulua? Tätä arviota on myös hyvä verrata työsopimukseesi; tätäkö sinut palkattiin tekemään?
Talous – jos hakisit lainaa, miten määrittelisit olemassa olevat sitoumuksesi?
Ihmissuhteet – jos muuttaisit toiselle puolelle maapalloa, kenelle kaikille kertoisit siitä, keihin kaikkiin se vaikuttaisi?
Vastuualueiden ei tarvitse olla määriteltynä käyttämässäsi tehtävänhallintaohjelmistossa. Määrittelin omani vuosien ajan pelkkään muistiinpanoon Palmin kämmentietokoneessa. Nykyään pidän vastuualueiden luettelon miellekartassa (mind mapissa) jota muokkaan tarpeen mukaan. Toisaalta, osa tehtävänhallintaohjelmistoista mahdollistaa projektien ja tehtävien tarkastelun eri vastuualueiden (roolien tai näkökulmien) kautta. Ja monissa tehtävänhallintaohjelmistoissa tämä voidaan mahdollistaa esim. tageja käyttämällä. Vaarana on kuitenkin, että omasta järjestelmästään tekee tällä tavoin hankalasti ylläpidettävän ja aika kuluu järjestelmän ylläpitoon sen käyttämisen sijaan.
Kuten aiemmin sanoin, vastuualueiden määrittely käytön alkuvaiheessa ei ehkä ole tarkoituksenmukaista. Eniten niistä saa irti kun on ensin opetellut menetelmän perusteet ja saanut päivittäisen tekemisen hallintaansa. Toisaalta, jos haluat määritellä vastuualueesi, sille ei ole estettä. Parhaassa tapauksessa niiden määrittely auttaa näkemään omat sitoumukset realistisesti – mikä on ajankohtaista kulloisessakin elämäntilanteessa ja mikä taas on ehkä aiheellista lykätä tuonnemmaksi.
Kysymyksiä tai kommentoitavaa?
Kuten aina, voit lähestyä joko suoraan sähköpostilla tai kommentilla tällä sivulla.
