-
Lähde liikkeelle pienin askelin
Suhtaudu menetelmän oppimiseen samalla tavoin, kuin minkä tahansa uuden asian opetteluun; uuden kielen, tanssin tai soittimen oppiminen ei tapahdu päivässä. Aloita opettelemalla yksi uusi käytäntö kerrallaan, esimerkiksi:
- Kun saat hyvän ajatuksen tai jokin asia kiinnittää huomiosi, opettele kirjoittamaan se ylös (eli älä yritä vain muistaa näitä asioita, ajatusten ja ideoiden saaminen on paljon helpompaa kuin niiden muistaminen).
- Ota kahden minuutin sääntö käyttöön. Eli jos voit hoitaa asian alle kahdessa minuutissa, tee se heti. Erinomainen paikka tämän säännön opetteluun on sähköpostin saapuneet-kansion tyhjentäminen. Jos viestiin liittyvä tekeminen tulee hoidettua alle kahdessa minuutissa, hoida se heti. Muussa tapauksessa kirjaa viestiin liittyvä tekeminen kalenteriin tai tehtävälistalle (ja arkistoi viesti viitetiedoksi tekemiselle tai hävitä se).
- Varmista, että todella ymmärrät, mitä GTD:n viiden askeleen työnkulku tarkoittaa. Näiden askelien sisällön ymmärtäminen käytännön tasolla on avain menetelmän oppimiseen.
-
Luo säännöt, joilla voitat tämän pelin
Älä aseta itsellesi vaatimuksia tai odotuksia, joiden täyttäminen vaatii liikaa tai on mahdotonta. Sen sijaan, että päättäisit tyhjentää inboxit tyhjiksi saakka joka päivä, aseta itsellesi jokin viikkotasolla helpommin saavutettava tavoite. Sen sijaan, että päättäisit tehdä Viikkokatsastuksen joka viikko seuraavien 10 vuoden ajan, varaa kalenterista aika tämän viikon katsastukselle. Ja pidä tästä päätöksestä kiinni. Kun kuluneen viikon katsastus on hoidettu, varaa aika seuraavan viikon katsastukselle. Ja ota tavoitteeksi pitää tästä tekemästäsi sopimuksesta kiinni.
-
Luota siihen, että ehdit enemmän kuin arvaatkaan
Yksi GTD:tä koskevista harhakäsityksistä on, että sen käyttämiseen kuluu aikaa. Toisaalta, harva osaa hahmottaa tehottomien systeemien tai käytäntöjen parissa hukattua aikaa. Sähköpostiviestin avaaminen ja sulkeminen ilman, että tekee mitään päätöstä sen sisällön suhteen, vie huomattavasti enemmän aikaa kuin viestin käsittely kerralla loppuun saakka.
Viikkokatsastukseen kuluvan 30-90 minuutin vaihtoehto on varmistella ja käydä asioita läpi viime tingassa koko ajan (vähintään 30 minuuttia päivittäin). Saman, toistuvan ajatuksen pyörittely pään sisällä vie suhteettoman paljon huomiota (paitsi tietysti jos nautit tuon ajatuksen pyörittelystä).
-
Kysy (ja tiedä) miksi
GTD-koulutusten alussa kysyn osallistujilta koulutukseen liittyen:
“mikä on haluamasi lopputulos?” tai “mitä haluaisit tehdä tai kokea eri tavalla kuin nyt”.
Tyhjä postilaatikko (inbox zero) on kiva, mutta miksi? Antaako se mielenrauhaa? Paremmat yöunet? Mahdollisuuden olla paremmin läsnä ystävien ja perheen kanssa? Kyvyn jättää työt työpaikalle?
Kysymällä miksi laajennat näkökulmaa; tiedät miksi haluat tehdä sitä mitä teet.
-
Valmistaudu – työkalut kuntoon
Tarvitset GTD:hen joitain yksinkertaisia työkaluja. Hanki ensimmäiseksi inbox, eli kirje- tai paperilokero kaikkea sisääntulevaa fyysistä materiaalia varten. Tämä toimii luotettavana laskeutumisalustana paperille kirjatuille ajatuksille, palaverimuistiinpanoille, paperisille tiedonannoille, postille jne. Ilman erillistä fyysistä inboxia on todennäköistä, että koko pöytäsi/ toimistosi/ kotisi toimii inboxina.
Seuraavaksi tarvitset työkalun, jolla voit pitää mielesi tyhjänä milloin tahansa. Ilman tällaista työkalua mielesi yrittää pitää kiinni sinne putkahtavista ajatuksista, ja siihen mieli on erittäin huono työkalu. Varmista siis, että sinulla on koko ajan saatavilla esim. kynä ja paperia pään tyhjennystä varten.
-
Säilytä mielenkiinto
Kyseenalaista työkalut, tavat ja käytännöt säännöllisen epäsäännöllisesti. Jos olet tehnyt viikkokatsastuksesi pitkään samalla tavalla ja se tuntuu väljähtäneeltä, kokeile tehdä se eri päivinä tai eri paikoissa. Useampi asiakas on kertonut, että pelkästään viikkokatsastuksen siirtäminen toimistosta jonnekin muualle on antanut aivan uuden näkökulman koko käytäntöön.
Työkalujen vaihtaminen voi myös terävöittää prosessia. Vaihdoin vast’ikään Evernoten Keepiin muistiinpanojen ja muistilistojen työkaluna. Tämä pakotti minut käymään läpi kaikki muistiinpanoni ja listani; arvioin niiden sisältöä ja ajankohtaisuutta täysin uudesta näkökulmasta.
-
Hanki tukea
Tuttavani on treenannut lähes kaksi vuotta henkilökohtaisen valmentajan kanssa. Tätä nykyä hän kyllä tuntee oikeat harjoittelutavat, mutta on jatkanut yhteistyötä valmentajan kanssa pitääkseen motivaationsa yllä. Valmentaja odottaa häntä salilla joka maanantai 7:00. Tämä ylläpitää tilivelvollisuutta.
Sama pätee GTD:hen. Voit hankkia GTD-valmentajan motivoimaan – tai olla vastavuoroisesti tilivelvollinen esimerkiksi kollegan tai ystävän kanssa. Vastavuoroinen tilivelvollisuus toimii erinomaisen hyvin esimerkiksi Viikkokatsastusten tavan luomisen kanssa. Yksin ei ole pakko pakertaa; jos tuntuu että olet jumissa, katso ensin kohta 4. ja hanki tämän jälkeen tukea.
-
Käytä työkaluja, jotka toimivat sinulle
Olen huomannut, että monen menetelmän käyttäjän alkutaipaleen suurin ongelma on yrittää pakottaa itsensä käyttämään työkalua, joka ei toimi. Kaikenkattavasti kaikille toimivaa työkalua ei valitettavasti ole saatavilla. Useimmat työkalut tosin saa toimimaan, kun niitä jaksaa hieman tuunata. Jos työkalu kuitenkin tuntuu läpikotaisin luotaantyöntävältä ja menetelmän käyttäminen tuntuu jatkuvalta ohjelmiston opettelulta, vaihda työkalua.
Vaihtoehtoja on kymmeniä.
-
Opi tekemällä
GTD:n oppii vain käyttämällä sitä. Kuten minkä tahansa uuden taidon tai tavan opettelussa, kertaus on opintojen äiti. Riittävä määrä säännöllisiä toistoja esim. pään tai sähköpostin tyhjennyksessä, viikkokatsastuksessa, projektilistan läpikäynnissä tai tehtävälistojen ajan tasalla pitämisessä tekee opeteltavasta tavasta rutiinin.
Aikaa myöten uudesta tavasta tulee itsestäänselvyys; Sähköpostien jättäminen saapuneet-kansioon alkaa tuntua yhtä epämiellyttävältä kuin hampaiden harjaamatta jättäminen.
-
Hyppää takaisin kyytiin
GTD:n oppimisessa ja käyttämisessä tulee silloin tällöin takapakkia. Tämä on täysin normaalia, joskus vauhti on niin kova, että kyydistä vain tipahtaa. Ja jos toisinaan et tipahda kyydistä, kannattaa miettiä voisitko tarttua isompiin haasteisiin.
Yksi GTD:n parhaita puolia on, että kyytiin on helppo hypätä uudestaan; pään tyhjennys, kattava viikkokatsastus, jumissa olevan projektin seuraavan tehtävän määrittely uusiksi. Näillä yksinkertaisilla käytännöille on usein kokoansa suurempi vaikutus.
GTD:n viiden askeleen ymmärtämiseen kuluu yleensä 2 minuuttia, käyttöönottoon 2 päivää – ja kaikkien käytäntöjen juurtumiseen 2 vuotta. Riippumatta siitä missä kohtaa matkaa olet, ole myötätuntoinen omaa oppimistasi kohtaan ja anna itsellesi tunnustusta, kun opeteltavasta taidosta on kehittynyt tapa.
