Aihe, johon törmää lähes päivittäin, on muutoksista johtuvan tekemisen määrän aiheuttama ahdistus (yhä enenevässä määrin näin nousukauden hiipuessa). Yt-neuvotteluiden lopputuloksena 40 hengen työt hoitaa jatkossa 30 henkeä. Huono esimiestyö tai alan luonne aiheuttaa sen, että aihe, millä edellisenä päivänä luulit tämän päivän aloittavasi, muuttuu jo ennen lounasaikaa, ja jo tehdyn työn merkitys häviää yhtä nopeasti. Tuntuu siltä, että eteenpäin meneminen on jatkuvaa räpiköintiä puutteellisen tiedon varassa ja suunta vaihtuu juuri, kun luulit sen olevan selvillä.
Onko toivoa?
Ahdistus ja riittämättömyyden tunne johtuvat usein siitä, että sitoumukset ovat epäselviä tai ne ovat kokonaan hukassa. Osan sitoumuksista olet tehnyt itse, merkittävän osan ovat muut tehneet puolestasi. Jos kyseessä on huono esimiestyö, et välttämättä edes voi saada selville mihin olet sitoutunut, jos toimenkuvan ja vastuualueiden määrittely on yt:n tuoksinassa jäänyt taloon jäävien osalta puolitiehen.
Toivoa kuitenkin on, ja ainoa tapa päästä sinuiksi tilanteen kanssa, on selvittää sitoumuksensa ja joko hoitaa ne tai neuvotella ne uusiksi.
Tekemistä on monessa tapauksessa liikaa, aika ei yksinkertaisesti riitä kaiken hoitamiseen. Ajanhallinta ABCD-prioriteetein ei ole ratkaisu, muutosnopeus tekee staattisen suunnittelun käyttökelvottomaksi jo parin päivän sisään. Se, mikä eilen oli kiireellistä ja tärkeää (mutta edelleen tänään hoitamatta), ei ole enää tänään millään tavalla merkityksellinen.
Liikaa tekemistä – mahdollisuus vai stressin lähde?
Samalla kun selvität sitoumuksesi, selvität myös stressisi lähteen. Vain systemaattinen tapa suhtautua sitoumuksiin antaa mahdollisuuden tarkastella niitä mahdollisuuksina. Muutosten mukana seuraa yleensä paljon uusia asioita (pidemmän päälle myös positiivisia) ja työtehtäviä, joiden hoitamiseen ei välttämättä ole olemassa olevaa käytäntöä. Tämä on omiaan aiheuttamaan stressiä; aina kun tehdään jotain uutta, prosessi stressaa siihen saakka, että siitä tulee rutiinia. Valitettavasti työelämän muutosnopeus oikeastaan takaa sen, että prosessia ei joko ehditä luoda tai sen käyttötapa vanhenee ennen kuin siitä tulee rutiinia.
Ratkaisu on prosessi, joka itsessään toimii sitoumusten määrittelijänä ja voi yleispätevästi mukautua mihin tahansa tilanteeseen toimintatavan rungoksi. Kyseessä on Getting Things Donen viisi askelta. Toimintamalli on yksinkertainen ja erittäin hyvin skaalautuva. Olen kirjoittanut askelista kohtalaisen yksityiskohtaisesti aiemmin, tiivistettynä ne ovat:
- kerää – kirjaa ylös kaikki ne hoidettavat asiat, jotka eivät tällä hetkellä ole vielä missään ylhäällä
- käsittele – määrittele jokaiselle asialle haluttu lopputulos ja ensimmäinen tehtävä, millä sitä lähdetään tavoittelemaan
- järjestä – kirjaa omille, erillisille listoilleen tämä haluttu lopputulos (projektit), ja seuraava fyysinen toimenpide (seuraava tehtävä), mikä vie asiaa eteenpäin
- katsasta – pidä järjestelmäsi ajan tasalla käymällä se säännöllisesti läpi
- tee – kun tiedät sitoumuksesi, tiedät minkä asian tekeminen on milläkin hetkellä olennaista
GTD ei sinällään poista työn, tai rajoita sisääntulevan informaation määrää. Näkemällä kaikki halutut lopputulokset (projektilistasi), tiedät kuitenkin mihin suuntaan olet matkalla. Näet myös, onko kaikkien näiden lopputulosten saavuttaminen realistista siinä ajassa, minkä voit niille suoda ja niillä resursseilla mitä sinulla on käytössäsi.
Menetelmän osaamisesta on hyötyä alalla kuin alalla, pohjoismaisella tasolla 97 % koulutuksiimme osallistuneista suosittelee koulutusta. Erityisen arvokkaana osaaminen on koettu tilanteissa, joissa tuntuu siltä että muutokset tapahtuvat ilman, että niihin olisi juurikaan omia vaikutusmahdollisuuksia.
