Tehtävälistojen hyödyt ja käytännöt luovassa prosessissa
Luovuus on hyvin laaja käsite, jonka merkitys automaation, koneistamisen ja digitalisaation myötä kasvaa ja sitä pidetään yhtenä tulevaisuuden työelämän tärkeimpänä työkaluna. Luovalle työlle tunnusomaisia piirteitä ovat kokeilu, orgaanisuus ja luovuuteen liittyvän epävarmuuden hyväksyminen. Ammattimuusikon ja säveltäjän näkökulmasta luovuus on tietynlaisessa kaaostilassa operointia, jossa työn lopputulosta ei välttämättä voida hahmottaa selkeästi, miltä esimerkiksi valmis sävellys lopulta kuulostaa? Luovuus ei myöskään kulje tasaista vauhtia. Välillä se paahtaa eteenpäin kuin japanilainen luotijuna ja välillä matelet yksin resiinalla eteenpäin, minkä takia luovan projektin ajanhallinta ei ole helppoa. Monesti luovuus ei myöskään katso aikaa, tai paikkaa.
Luovan työn työtehokkuudessa voi nähdä kaksi tavoitetta:
- Kuinka maksimoida luova aika koko työajasta? Luova työ vaatii lähtökohtaisesti rauhaa ja aikaa ympärilleen työn kognitiivisen haastavuuden ja pohdiskelevuuden takia.
- Kuinka tämän luovuudelle varatun ajan voi käyttää parhaiten hyödyksi? Miten maksimoida työn ja siihen käytettävän ajan hyötysuhde?
Luovan alan ammattilaisena olen löytänyt GTD:stä mainion työkalun näiden tavoitteiden edistämiseen. Sen avulla pystyn jäsentämään ja tehostamaan luovaan ammattiin liittyviä muita tehtäviä, kuten toimistotöitä (sähköpostit, some, laskutus jne.), jolloin saan maksimoitua työaikaa luovuuteen. Kun olen dokumentoinut (uskokaa kun sanon, taidealalla työhön liittyy hyvin paljon dokumentointia ja sekavia muistiinpanoja eri projekteista!) työelämäni mahdollisimman jäsennellysti, on itse luovaan työhön paneutuminen ja sen tekeminen nopean tehokasta.
Käytännön työkaluja
Jos haluan keskittää kaiken huomioni esimerkiksi uuden teoksen alkusoiton säveltämiseen, autan GTD:n avulla mieltä tyhjentymään ajatuksista ja suuntaamaan huomioni ja keskittymiskykyni tarkasti. Ajatus siitä, että luovaa prosessia, esimerkiksi sävellyksen valmistamista ohjaisi tällaisella systeemillä, voi kuulostaa varsin kuivalta ja mekaaniselta. Luovuus on kuitenkin impulsiivista, spontaania, orgaanista, henkilökohtaista ja tunnetasolla syvälle menevää työtä. Koen asian kuitenkin olevan päinvastoin. Jottei luovasta prosessista (ja luovasta elämäntavasta!) tule liian kuluttava tekijälle, voi sen ympärille luoda turvallisia kehyksiä, jotka pitävät työelämän pakettia kasassa kokonaisvaltaisesti. GTD:n ja tehtävälistojen avulla on mahdollista lisätä turvallisuuden tunnetta ja antaa itsensä hypätä luovan prosessin kaaostilaan tietäen, että kaikki tärkeä liittyen kyseiseen projektiin ja muihin työelämän (ja elämän…) asioihin ovat dokumentoituna varmassa paikassa, josta ne pomppaavat esiin haluttuna aikana. Aivokapasiteettia voidaan ohjata asioiden muistamisesta, vaativaan kognitiiviseen prosessiin. Tulevaisuudesta on selkeä visio ja tunne eteenpäin menemisestä on voimakas. Itsevarmuus työtä ja omaa suorittamista kohtaan kasvaa ja stressi työn ympärillä vähenee.
Tehtävälistat ja niiden aikatauluttaminen ovat myös tehokas keino minimoida päätöksentekoon käytettävää aikaa ja energiaa luovan työn prosessissa. Tämä edesauttaa hyppäämistä suoraan luovaan prosessiin ja huonon prokrastinaation (työn lykkääminen tai vitkuttelu) väistämistä kriittisessä alkuvaiheessa, jolloin mieli ei ole vielä uppoutunut tehtävään. Ihannetilanteessa luova tekijä olisi tehtävälistojen pohjalta suunnitellut ja aikatauluttanut työtä edellisenä päivänä, jotta aamulla voi hypätä suoraan luovan prosessiin pariin. Työhön liittyvä epävarmuus ja epätietoisuus selkeytyy ja itseään, tai päätöksiään ei kyseenalaista niin voimakkaasti. Tämä luo itsevarmuutta, joka osaltaan auttaa ohjaamaan energiaa haluttuun työhön, uuden luomiseen ja oppimiseen. Ihmisen aivot tutkitusti nauttivat selkeistä ja jäsennellyistä asioista. Jos työhön, tavoitteisiin ja aikatauluihin liittyy sumuista epävarmuutta, aivot ohjaavat paljon energiaa ja kapasiteettia asioiden jäsentämiseen ja järkeistämiseen. Tämä on kaikki pois luovasta energiasta ja siihen käytetystä ajasta.
Monta palloa ilmassa
Taidealoille tunnusomaista on tehdä montaa projektia yhtä aikaa, päällekkäin ja limittäin. Tämä aiheuttaa tarpeetonta stressiä, mikäli kaikkien pallojen ilmassa pitäminen osoittautuu liian haastavaksi. Vaihtoehtoina on joko vähentää projekteja ja keskittyä yhteen projektiin kerrallaan (tämä ei valitettavasti aina ole realiteetti…), tai pyrkiä tilanteeseen, jossa GTD:n kaltaisella metodilla edesauttaa projektien hallintaa, jäsentämistä ja aikataulutusta. Tämä ajatus linkittyy myös
vahvasti intohimoammatin käsitteeseen. Monet luovien alojen ammattilaiset (itseni mukaan lukien) eivät halua sanoa ei uusille mahdollisuuksille kehittää ammattitaitoaan. Pahimmassa tapauksessa työelämän realiteetit ovat niin musertavia ja kuluttavia taidealoilla, että sen paino murskaa tekijän
intohimon alleen, jolloin rakkaus ja palo omaa ammattia kohtaan rikkoutuu. GTD:n avulla on mahdollista jäsentää ja tehostaa luovan työelämän kokonaisuutta, jotta intohimon liekkiä on mahdollista pitää yllä monen eri projektin parissa. Tämä ei tarkoita sitä, että saavutetulla tehokkuudella ja mahdollisesti ylijääneellä ajalla tehtäisiin enemmän töitä, vaan ennemmin pidetään huoli palautumisesta ja levosta, jotta keho ja mieli ovat taas seuraavana hetkenä valmiita nauttimaan
luovuudesta!
Hyvin dokumentoitu ja jäsennelty projektilista ja tehtävälistat auttavat pitämään omaa uraa käynnissä ja sopeutumaan, kun vauhti ulkoisten tekijöiden vaikutuksesta hidastuu
Ulkoiset tekijät
Luovaan työhön, sen muodostumiseen ja jäsentymiseen liittyy vahvasti myös työntekijästä riippumattomia ulkoisia toimijoita, kuten tilaaja, keikkajärjestäjä, tai manageri. Nämä ulkoiset tekijät, yhteistyö kollegoiden kanssa ja projektiluonteisuus saattavat viedä työelämää suuntaan, jossa luova tekijä huomaakin olevansa riippuvainen muista toimijoista ja ulkoisista ärsykkeistä työelämän jatkuvuuden ja rullaamisen osalta. Pahimmassa tapauksessa näiden ulkoisten ärsykkeiden totaalinen häviäminen, kuten esimerkiksi vuoden 2020 koronapandemian aiheuttama pysähdys taidealoilla, voi pysäyttää taiteilijan työelämän kuin seinään. GTD:tä hyödyntävä työelämä ei ole niin altis tällaisille koville muutoksille. Hyvin dokumentoitu ja jäsennelty projektilista ja tehtävälistat auttavat pitämään omaa uraa käynnissä ja sopeutumaan, kun vauhti ulkoisten tekijöiden vaikutuksesta hidastuu. Olisi ensiarvoisen tärkeää sisällyttää projektilistaansa muutamia innostavia kohtia, joiden tekeminen ei ole kiinni ulkoisista tekijöistä. Etenkin tehtävälistat toimivat tehokkaina ulkoisten ärsykkeiden korvaajina ja auttavat pitämään vauhtia yllä
tilanteessa, jossa taiteilija tai luovan työn ammattilainen on täysin riippuvainen omasta motivaatiostaan ja panoksestaan uraansa kohtaan.
Itselleni luova prosessi on kuin tutkimusmatka valtameren yli, kohti tuntematonta mannerta. Tiedän että maali odottaa jossain pitkän ja hankalan merimatkan takana, enkä tiedä välttämättä parasta reittiä perille (tai missä perillä edes on!). Merivirrat ja myrskyt ohjaavat välillä alusta odottamattomiin suuntiin ja matkanteosta on olemassa vain summittainen aika-arvio. GTD ei yksin ole pelastava merikartta, mutta se on ehdottomasti tehokas perämoottori, jottei alus ole liikaa ulkoisten olosuhteiden armoilla!
Artikkelin kirjoittajasta:
J-P Piirainen on muusikko, säveltäjä ja musiikkituottaja, jolle optimoitu työelämä ja luovuus ovat sydämenasia. Piirainen kouluttaa ja valmentaa luovien alojen ammattilaisia optimoimaan omia työprosessejaan ja vähentämään työstressiä.
