Alkuun provosoiva väite; Työelämä on paljon helpompaa, kun tietotyöntekijä keskittyy omaan tuottavuuteensa. En kiistä, etteikö työpäivän väliin ripotelluilla mindfulness-hetkillä tai rakentavilla keskusteluilla esihenkilön kanssa tehdä työajasta miellyttävämpää. Näistä ei kuitenkaan ole apua, jos naulaamiseen on työkaluksi tarjolla ainoastaan höylä tai valoa tuodaan tupaan säkin avulla. Työelämän haastavuuden julkisen keskustelun taso keskittyykin mielestäni paljon enemmän siihen, millaisella säkillä valoa yritetään kuljettaa (ja pitääkö säkin kanssa juosta vai hiipiä), kuin siihen, millainen ikkuna tarvitaan. 

Jos luet tätä uutiskirjeen tilaajana, olet myös todennäköisesti jo huomannut, että oman työnkulun prosessin sujuvoittaminen on hämmästyttävän aliarvostettu taito. Kun tavoitteena on päästä pisteestä A pisteeseen B mahdollisimman reippaasti, kulkuvälineen matkustusmukavuudella on toki väliä, mutta niin on matkanopeudellakin ja sillä, että esim autossa on neljä rengasta kolmen sijaan. 

 

Mitä vyökoe mittaa

Useiden itämaisten kamppailulajien kohdalla harjoittajan vyön väri kertoo osaamisen tason. Henkilökohtaisen tuottavuuden (oman aikaansaamisen) suhteen käsitteet kuten productivity ninja ovat yleistyneet muutaman viime vuoden aikana, kun omasta aikaansaamisestaan kiinnostuneet ovat miettineet tapoja benchmarkata omaa osaamistaan. Henkilökohtaisen tuottavuuden saralla David Allenin kehittämä Getting Things Done (GTD) -menetelmä on kiistatta aihealueen kultainen standardi ja Allenilta on toisinaan kysytty, mistä menetelmän käyttäjä tietäisi “oman vyönsä värin”.

 

Monet menetelmästä innostuneet ovat huomanneet, missä määrin menetelmän osaaminen helpottaa omaa tekemistä ja tämä on johtanut positiiviseen, jatkuvan parantamisen kierteeseen. Menetelmä ei kuitenkaan varsinaisesti kerro millään tavalla sitä, missä kohtaa oma osaaminen on “menossa” ja mitä voi vielä oppia. Koska kysymys kuitenkin tuli Allenille toistuvasti vastaan, hän mustan vyön omaavana karatekana tunnisti, että jonkinlainen, pilke silmäkulmassa laadittu vyötaulukko voisi helpottaa asian hahmottamista. Seuraavassa Allenin 2008 hahmottelema jako:

 

Valkoinen vyö

Olet tunnistanut, että oman työnkulun hallinta on jotain, missä voit kehittyä. Valkoisesta vyöstä on sikäli syytä olla ylpeä, että se kertoo että olet aloittanut – mikä on oleellinen ero kaikkiin heihin, jotka eivät ole vielä edes huomanneet tai eivät ole kiinnostuneita siitä, että omaa tekemistään voi tietoisesti kehittää.

Olet todennäköisesti jo huomannut, mikä vaikutus on sillä, että olet kerännyt yhteen paikkaan kaikki ne asiat, joihin kiinnität huomiosi (töissä ja kotona). Inbox (sähköinen/fyysinen) on paikka, johon keräät kaikki keskeneräiset, käsiteltävät asiat. Kun huomaat asian, jolle pitää/voisit/haluaisit tehdä jotain, kirjaat sen aiempaa todennäköisemmin ylös. Olet ehkä myös tunnistanut, mitä hyötyä vakituisesti käytettävistä tehtävälistoista on.

 

Vihreä vyö

Käytät säännöllisesti muutamaa tehtävälistaa ja luotat omaan järjestelmääsi joidenkin asioiden osalta. Menetelmän yleisimmät työkalut (listat ja keräystyökalu) ovat mukanasi aika vakituisesti. Tyhjä fyysinen ja sähköinen inbox on onnistunut jo joitakin kertoja. 

Arkistosi (fyysinen ja sähköinen) on kokolailla järjestyksessä ja olet onnistuneesti purkanut jo ainakin yhden “mustan aukon” töissä tai kotona. Olet myös suorittanut vähintään yhden suhteellisen kattavan viikkokatsastuksen ja tiedät miltä tuntuu, kun “koko maailma on valmis”. Et enää luopuisi kahden minuutin säännöstä. 

Työkaverisi ovat huomanneet sinun toimivan systemaattisemmin ja käyttävän tiettyjä työkaluja apunasi. Olet myös ehkä kertonut jollekin, miksi juuri hänelle olisi hyötyä siitä, mitä sinä olet jo oppinut. “Mitä valmis tarkoittaa?” ja “Miltä tekeminen näyttää?” ovat lauseina yhä useammin käytössäsi myös muiden kanssa työskennellessäsi.

 

Ruskea vyö

Et enää epäröi kirjoittaa oikeastaan mitään ylös – vaikka muut ympärilläsi eivät kirjoittaisikaan. Teet pään tyhjennyksiä automaattisesti, et enää vain ennalta määritteleminäsi ajankohtina. Sen lisäksi että viikkokatsastukset tapahtuvat automaattisesti, käyt myös vastuualueesi läpi samaan tapaan kuukausittain. Sekä työ- että yksityiselämä ovat siirtyneet satunnaisesta hallinnan tunteesta siihen, että koet sinun saaneen oikean otteen molempiin. 

Listatyökalu on jotain, minkä käyttämisestä tunnet itse asiassa ylpeyttä. Sinulla ei enää ole satunnaisia vihkoja tai muistikirjoja joihin kirjatut asiat jäävät vain muistiinpanon asteelle ilman jatkokäsittelyä. Sähköpostilaatikko on tyhjä vähintään kerran viikossa. Käsittely on prosessina jotain, mistä olet oikeastaan huomannut nauttivasi. 

Projektilistasi on mielestäsi kutakuinkin 75-prosenttisesti täysin kattava ja ajan tasalla. Et enää koe millään tavalla tarpeelliseksi keskeyttää muiden ihmisten tekemistä ellei kysymyksessä ole kirjaimellisesti tulipalo – toimit ennakoiden ja osaat esittää asiasi niin, että saat vastauksen ajoissa. Se, että tehtävälistallasi on enemmän tekemistä, kuin mitä ehtisit seuraavien kahden viikon aikana tehdä (vaikka et mitään muuta tekisikään), ei ahdista sinua millään tavalla. Joskus/ehkä-lista(t) on vakituisessa käytössä työkuorman hallinnassa. 

Viitetiedon arkistointi on sujuva prosessi ja huomaat ärsyyntyväsi siitä, että muiden tapa nimetä tiedostoja ei ole säännönmukainen. Käytät säännöllisesti muutamaa tarkistuslistaa. 

Tehtävälistojesi tehtävät ovat oikeita tehtäviä, eivät pieniä aliprojekteja. Keskityt tekemiseesi sen sijaan, että miettisit sitä. “Mitä valmis tarkoittaa?” ja “Miltä tekeminen näyttää?” ovat lauseina yhä useammin läsnä myös yksityiselämässäsi.

 

Musta vyö

Sinun on katsottava puhelut-listaltasi kenelle sinun pitäisi soittaa, koska et enää käytä päätäsi tekemisen muistamiseen. Priorisoit intuitiivisesti tilanteesta riippumatta, koska päivittäinen tekemisesi on täysin linjassa pidemmän aikavälin tavoitteiden kanssa. Viikkokatsastuksen tekemättä jättäminen ei ole vaihtoehto. Katsastaminen ja siihen liittyvä reflektointi johtavat säännöllisesti luovaan ajatteluun, päätöksentekoon, uusiin ideoihin ja näkökulmiin. Et enää muista, milloin sinulla ei olisi ollut aikaa ajatella. 

Voit pinota inboxiisi kaiken mitä haluat, voit ja pitää tehdä, varmana siitä että käsittelet kaiken kerätyn hyvissä ajoin. Käyttämiesi ohjelmien pikakomennot tulevat selkäytimestä ja hiiren käyttö on enemmän poikkeus kuin sääntö, lähes ohjelmasta riippumatta. Luot ja käytät väliaikaisia ja lyhytikäisiä projekteja ja tarkistuslistoja täysin eleettömästi. 

Olet varmistanut koko arkistosi ajantasaisuuden vähintään vuoden sisään. Järjestelmäsi on käytössäsi käytännössä missä ja milloin tahansa. 

Työn ja yksityiselämän välillä ei ole juurikaan eroa tai ristiriitaa, on vain positiivinen keskittyminen siihen, mitä kulloinkin teet. Voit resetoida näkökulmasi ja otteesi kulloiseenkin tilanteeseen vaivattomasti, kun huomaat että asiaa katsotaan väärästä näkökulmasta tai ote tekemiseen on lipsumassa. 

Et koe että sinun tarvitsee perustella käyttämääsi menetelmää kenellekään, et oikeastaan enää ajattele menetelmää, ainoastaan käytät sitä.

Sähköposti tai pikaviestit ovat työkaluja, eivät rasitteita. 

Kanssasi työskentelevät (ei GTD:tä käyttävät) ihmiset eivät oikeastaan enää halua, että näet heidän työhuonettaan tai sitä, miten he työskentelevät (ellei heillä sitten ole viimeinen työpäivä ennen lomaa, kun kaikki on tikissä).

 

Koulutus on se, mitä jää jäljelle kun kaikki opittu on unohdettu.

—B. F. Skinner

Toisen asteen musta vyö

Aika tuntuu useimmiten häviävän kun keskityt siihen, mitä teet. Olet nopea mutta sinulla on harvoin kiire. Kun leikit koirasi kanssa, isot asiat eivät ole mielessäsi – ne on jo ajateltu valmiiksi. Tiedät mihin mikäkin avaintelineen avain sopii.