Miksi GTD ei toimi

Otsikko on tarkoituksella huomionhakuinen. Saman tyyppisiin otsikoihin törmää aina silloin tällöin. Ei oikeastaan Suomessa, jossa GTD-menetelmä on enemmänkin harvojen ja valittujen ammatillisen työkalupakin monitoimityökalu. Englanninkielisissä maissa tämän tyyppinen otsikointi on helppo tapa saada näkyvyyttä omalle julkaisulle tai palvelulle; haastetaan olemassa oleva aihepiirin gold standard ja tarjotaan tilalle oma vaihtoehto. 

Lähes poikkeuksetta vaihtoehto on jotain, jonka kirjoittaja tai palvelun kokija on GTD-järjestelmästä tuunannut omaan käyttöönsä sopivaksi. Yleisimmin tämä liittyy tapaan järjestää tekeminen, menetelmän muihin askeliin ei välttämättä juuri puututa. Tuunauksen toimiminen muiden käytössä onkin sitten kokonaan toinen juttu…

Vuodet 2020 ja 2021 etäkoulutuksineen ja -valmennuksineen aiheuttivat sen, että sain ammatillisesti paljon seurattavaa. Varsinkin pidemmille ajanjaksoille ajoittuvia yksilövalmennuksia ja niihin liittyvää valmennettavan etenemisen seuraamista. Kokemus oli hyvin opettava ja huomasin, että kollegoillani Pohjoismaissa oli hyvin samansuuntaisia kokemuksia. Opin nimittäin tunnistamaan menetelmän käyttöönoton mahdollisia sudenkuoppia aiempaa paremmin. Tämän kokemuksen pohjalta opin ennakoimaan näitä sudenkuoppia ja pystyn nyt huomioimaan nämä aiempaa paremmin omassa työssäni GTD-menetelmän käyttöä opettaessani.
Käyn nämä huonoimmat käytännöt läpi menetelmän viiden askeleen kautta:

Kerää

Tämän muistan muutenkin, tämähän tulee vastaan päivittäin

Vanhoista tavoista poisoppiminen voi olla yllättävän hankalaa. Kun on tottunut luottamaan muistinsa ja huomiokykynsä yhteispeliin, pieneltä tai juuri sillä hetkellä merkityksettömiltä tuntuvia asioita ei tule kirjattua ylös. Vaihtoehtoisesti kerääminen voi olla tiedostamatonta digitaalista hamstraamista sähköisiin muistikirjasovelluksiin tai oman tiedostojärjestelmän sekalaista-osioon.

Käsittele

Laitan tämän suoraan listalle koska se on niin itsestäänselvää

Käsittely – joka muuten on se yleisimmin kenen tahansa työnkulusta puuttuva askel – jää kokonaan tekemättä, minkä seurauksena kerätty asia päätyy puoliksi pureskeltuna jollekin tehtävälistalle tai mahdollisesti viitetietoon. 


Käsittelylle varattavan ajan tärkeyttä ei voi korostaa liikaa. Sisään tulevien syötteiden käsittelyyn kuluu lähes työssä kuin työssä nykyään 1-2 tuntia päivittäin. Eli jos tuota aikaa ei ole varattu kalenteriin, se joko valuu työajan ulkopuolelle tai estää keskittymisen pitkin päivää.

Järjestä

Lisään tälle tehtävälistalle vain prioriteetit A, B ja C (ehkä myös D ja E). Tämä lista taas toimii paremmin Kanban-muodossa värikoodattuna prioriteetin mukaan, emoji kuvaa sopivasti tehtävän ahdistavuusastetta. Ja tehtävä pitää tietysti kytkeä suoraan 5-vuotistavoitteeseen ja jakaa esihenkilön kanssa hänen sitä erikseen pyytämättä.

Luovuus on järjestämisen suhteen yhtä lailla voimavara kuin riski. 70 %:lle asiakkaistani on riittänyt järjestelmä, jossa on 

  • kalenteri 
  • odottaa-lista
  • projektilista (toisinaan kotiin erillinen)
  • seuraavaksi (tai tehtävät) -lista 

Seuraavilla 10 %:lla on lisänä yleensä 

  • keskustelut (Erityiskiitokset Jaanalle erinomaisesta suomennoksesta! Agenda-lista on suomeksi tietenkin Keskustelut)
  • lue/ tutustu (jos luettavaa materiaalia tulee paljon)
  • kotona-lista (ellei kotiin ole erillistä järjestelmää)

Seuraavalla 10 %:lla 

  • soita (tai puhelut, sikäli kun puhelin on vielä työkalu)
  • asioilla 

Viimeinen 9 % matkustaa jälleen työnsä puolesta, eli

  • konttorilla (kaikille niille asioille, joihin tarvitaan isompi näyttö tai toimiva nettiyhteys – mikä ei valitettavasti enää ole Suomessa ollenkaan vakio esim. junamatkoilla)

Jätän 1 % pelivaran kaikille heille, joille yllä kuvattu järjestelmä ei riitä.

Katsasta

Ei minulla ole viikoittain 1-2 tuntia ylimääräistä aikaa järjestelmän ylläpitorumbaan

Säännöllinen viikkokatsastus on menetelmän toimimisen kivijalka. 1-2 tuntia varmistaa sen, että päivittäinen priorisointi tapahtuu intuitiivisesti ja että kaikki ne asiat joiden pitää liikkua eteenpäin, myös liikkuvat eteenpäin. Ellet varmista kerran viikossa sitä, että kaikki on ajantasalla, tulet tekemään sitä pitkin viikkoa – mikä paitsi vie enemmän aikaa, myös stressaa muistuttamalla siitä että jotain on koko ajan kesken. Ja ei liene liikaa vaadittu, että 5 % viikottaisesta työajasta kuluu oman (ja muiden) työn suunnitteluun?

Se, että viikkokatsastus jää satunnaisesti tekemättä, ei vielä kaada maailmaa. Jo saavutettua hyötyä ei kuitenkaan kannata romuttaa lyömällä hanskat tiskiin, kyytiin pääsee kyllä uudestaan. Olennaista on tunnistaa, että on ylipäänsä tipahtanut kelkasta ja tehdä tarvittava korjausliike, se on yllättävän helppoa (ja vie yleensä vain 1-2 tuntia 🙂).

Tee  

Kalenteri on täynnä ja lisää tekemistä tulee koko ajan

Teet joko suunniteltua tai suunnittelematonta työtä. Tai suunnittelet työtä. Valitettavasti etäpalaverien ad hoc -kulttuuri aiheutti sen, että suurimmalla osalla suunniteltukin työ koostuu nykyään silpputyöstä. Aika harvalla meistä on mahdollisuus muuttaa valtakunnan uutta normia omalla työpaikallamme. Se ei silti tarkoita, ettemmekö voisi hoitaa omaa tonttiamme sillä laatutasolla, mihin itse olemme tyytyväisiä. Mitä enemmän käytämme aikaa ja voimavaroja työn suunnitteluun, sitä enemmän voimme tehdä suunniteltua työtä, joka on sisällöltään juuri sitä mikä vie eteenpäin niitä asioita, joita haluammekin edistää.

Vaikka menetelmän minkä tahansa yksittäisen elementin käyttöönotosta on yleensä välittömästi hyötyä (esim. 2 minuutin sääntö), GTD:n todellinen vahvuus selviää vasta, kun menetelmän kaikki 5 askelta ovat osa omaa päivittäistä työnkulkua – ja en toistaiseksi ole tavannut vielä ketään joka olisi tuolloin keksinyt, miksi GTD ei toimi.

Jukka Backman

Jukka Backman

GTD coach
Miksi GTD ei toimi

Miksi GTD ei toimi

Otsikko on tarkoituksella huomionhakuinen. Saman tyyppisiin otsikoihin törmää aina silloin tällöin. Ei oikeastaan Suomessa, jossa GTD-menetelmä on enemmänkin harvojen ja valittujen ammatillisen työkalupakin monitoimityökalu. Englanninkielisissä

Lue lisää >>

Vyökoe

Alkuun provosoiva väite; Työelämä on paljon helpompaa, kun tietotyöntekijä keskittyy omaan tuottavuuteensa. En kiistä, etteikö työpäivän väliin ripotelluilla mindfulness-hetkillä tai rakentavilla keskusteluilla esihenkilön kanssa tehdä

Lue lisää >>
Kuiru-tyyppisen veneen tekoa

Mihin panostaisit juuri nyt?

Me kaikki pystymme vähän parempaan, sekä yksilöinä että organisaatioina. Käytössä olevilla resursseilla voidaan saavuttaa yleensä vähän enemmän. Pelkkä resurssien lisääminen ei kuitenkaan takaa sen kummemmin

Lue lisää >>