Radiossa joku puhuu jatkuvasta kiireestä ja riittämättömyyden tunteesta töissä. Kuulostaapa
tutulta tilanteelta, mietin. Puhujalle pelastusrengas kestämättömästä tilanteesta oli GTD-
menetelmä. Mikä se on? Googlaan, varaan GTD-oppaan kirjastosta – viikon parin päästä istun
puistonpenkillä, luen oppaan yhdeltä istumalta ja päätän ottaa menetelmän heti käyttöön.
Nyt kuusi vuotta myöhemmin voin sanoa, että tuo sattumalta kuultu maininta GTD:stä on
muuttanut perustavalla tavalla suhtautumiseni työn tekemiseen, tavoitteisiin,
tuloksellisuuteen ja kiireeseen. Vain muutamia mainitakseni. Menetelmä on auttanut paitsi
töissä myös kotona, ja oikeastaan se on mukana kaikilla elämän osa-alueilla tavalla tai toisella.
Työ ja vapaa-aika tasapainossa
Jos aiemmin tuntui, että vajoan jatkuvasti työkuorman vuoksi pinnan alle kuin hukkuva
myrskyssä, nyt olen rannalla ja katselen tyyntä veden pintaa. Kiireen tunne on poikkeus
arjessani. Myös haitallinen stressi on poikkeus, samoin univaikeudet. Työt eivät valu kotiin
eivätkä kotiasiat töihin. Pystyn keskittymään meneillään olevaan työtehtävään ja askareeseen.
Kaikkiin työpäiviin sisältyy pieniä yllätyksiä, mutta ne eivät suista päivää pois raiteiltaan. GTD
tehostanut työtäni ja vahvistanut hallinnan tunnetta.
Miten tämä on mahdollista? ”Your mind is for having ideas, not for holding them”, sanoo
menetelmän kehittäjä David Allen. Mieli vapautetaan ajattelulle satojen yksittäisten asioiden
päällekkäisestä pyörittelystä ja vatvomisesta. Maailma on täynnä kiinnostavia asioita, mutta
kaikkeen ei voi sanoa kyllä, jos aikoo saada jotakin valmiiksi. Keskeytyksiä on paljon. On vaikea
keskittyä vaativaan ongelmanratkaisuun tai luovaan ajatteluun, jos lisäksi samaan aikaan
takaraivossa tykyttää kilpailutuksen valmistelu, lapsen hammaslääkäriaika, huussikarikkeen
ostaminen ja tusina muuta asiaa. GTD auttaa jäsentämään informaatiovirtoja ja työnkulkua
niin, että on mahdollista keskittyä juuri käsillä olevaan asiaan tai tehtävään. Sekä pienten että
isojen asioiden muistaminen ulkoistetaan, ja asiat prosessoidaan myöhemmin menetelmän
periaatteiden mukaisesti.
Selkeyttä omaan tekemiseen
Oman työn johtamisen menetelmänä GTD toimii mielestäni parhaimmin, kun sen ottaa
käyttöön kokonaisuudessaan. Menetelmän periaatteisiin perehtyminen ja omaksuminen vie
oma aikansa, kuten minkä tahansa uuden opettelu, mutta menetelmän käytön voi aloittaa
mistä osa-alueesta tahansa vaikka saman tien.
Jos menetelmästä pitäisi nostaa joitakin erityisen hyödyllisiksi kokemiani osa-alueita,
kestosuosikkini on lyhytkestoisen muistin kuormaa keventävä ”mind sweep”. Kaikki mielessä
pyörivä ja pulpahteleva ylimääräinen kirjataan paperille ja siirretään odottamaan myöhempää
käsittelyä. Ajattelun kaistaa ei myöskään syö vaikkapa kollegan pistäytyminen työhuoneella,
kun keskustelun olennaisimmat seikat kirjoitetaan heti ylös. Meneillään olevaan työhön on
nopea uppoutua sen jälkeen uudelleen.
Toinen kulmakivi itselleni on työn hahmottaminen projekteina ja niiden edistäminen
projektikohtaisilla toimenpidelistoilla. Projekti saadaan valmiiksi yksittäinen toimenpide
kerrallaan. Taika on siinä, että toimenpide on mahdollisimman pieneksi pilkottu seuraava
tehtävä, joka edistää projektin valmistumista. Pilkkominen helpottaa työhön tarttumista, kun
sitä voi ryhtyä heti tekemään. Tämä on ollut minulle tehokas lääke prokrastinaatiota vastaan,
kun työn aloittaminen ei edellytä metatason ponnistelua.
GTD on auttanut selkeyttämään kaikki työni osa-alueet ja vastuut sekä niihin liittyvät tehtävät
aikatauluineen. Tiedän, mihin aikani riittää ja mihin sitä kulloinkin kannattaa käyttää.
Priorisointi on helpompaa, kun kokonaiskuva omasta työstä tavoitteineen on kirkas. Olen
myös oppinut varaamaan työn suunnittelulle aikaa ja arvostamaan työn suunnittelun
säännöllisyyttä.
Määräpäivät ei kasaudu tai ainakaan ne eivät tule yllätyksenä, kun töiden etenemistä tulee
säännöllisesti tarkasteltua eri aikatasoilla. Tämä on minulle kolmas tärkeä GTD:n kulmakivi.
Teen kerran viikossa viikkokatsastuksen eli tarkastelen menneen, kuluvan ja tulevan viikon
tehtävät, ja päivitän kaikki olennaisimmat kokonaisuudet ajan tasalle listojen ja kalenterin
avulla. Lisäksi teen katsauksia kuukausi ja vuositasolla. Työn suunnittelun lisäksi olen oppinut
varaamaan aikaa myös suunnittelemattomalle työlle. GTD:n periaatteisiin kuuluu, että
kalenteriin merkitään vain tiettyyn aikana tapahtuvat asiat. Kalenteria ei täytetä toiveilla ja
aikomuksilla. Jo tämä tuo päivittäiseen tekemiseen joustoa ja tilaa nopeaa reagointia vaativille
asioille.
Enemmän aikaa ja vapautta
GTD sopii monenlaisiin työtehtäviin. Olen käyttänyt sitä hyvällä menestyksellä opettajana,
tutkijana ja hanketyössä. Menetelmästä on ollut erinomainen apu myös vanhan talon
kunnostusprojektissa, johon en olisi uskaltanut ryhtyä ilman sitä. GTD on parantanut
elämänlaatuani merkittävästi, kun olen saanut sen avulla lisää aikaa toteuttaa merkityksellisiä
asioita elämässäni – mutta myös ottaa rennommin ja levätä.
Artikkelin kirjoittajasta: FT Anna Logrén työskentelee projektipäällikkönä Itä-Suomen yliopistossa.
