Kevätsiivous

Eräs ensimmäisiä GTD-harjoituksia, jonka teetän sekä ryhmäkoulutukseen osallistujilla että yksilövalmennettavilla, on pään tyhjennys. Pään tyhjennystä ei yleensä jätetä tässä yhteydessä ainoastaan oman pään sisälle, vaan pyritään myös keräämään vakituisesta ympäristöstä kaikki ulkoiset ärsykkeet, joille ehkä pitäisi tehdä jotain.

 

Käytännössä pyydän aloitusluennon tai ensimmäisen valmennuskerran osallistujia ottamaan keräystyökalun, yksinkertaisimmillaan kynän ja paperilehtiön ja käymään läpi oman työympäristönsä, kotinsa, tonttinsa, tehtaansa jne.

 

Tämä harjoitus on helppo laajentaa säännölliseksi kevätsiivoukseksi, joka noudattelee lähes 1:1 samaa kaavaa kuin edellä kuvattu esimerkki.

 

Kerää kaikki asiat joille pitäisi tapahtua jotain

Ota siis kynä ja paperia (tai muu sinulle mieleinen keräystyökalu) ja käy ensin läpi kotisi. Kirjaa ylös kaikki ne asiat mitkä kiinnittävät huomiosi, eli asiat joille pitää, ehkä pitäisi tai haluaisit tehdä jotain. Kun olet käynyt läpi kodin huone huoneelta, mieti onko jotain toista ympäristöä jossa haluaisit tehdä saman operaation. Tämä voi olla piha, omakotitalon ulkopuoli (pinnat), puutarha, autotalli, työpaikkasi jne.

Kevätsiivous

Kerää kaikki asiat jotka jostain syystä huomaat. Älä vielä tässä vaiheessa mieti, mitä oikeastaan aiot tehdä. Kirjaa vain asiat ylös.

Käsittele, eli määrittele mitä keräämäsi asiat tarkoittavat

Kohtalaisen yleisesti toimiva ohje on miettiä, onko keväällä tai alkukesästä tulossa jotain, mitä varten haluaisit saada “paikat kuntoon”. Tämä voi olla esim. valmistujaiset tai ehkä haluat, että kaikki olisi mahdollisimman hyvin kunnossa ennen lomaa. Tämä antaa selkeän tarkoituksen sille, mitä varten haluat saada valmista, mutta myös toisaalta toimii tehokkaasti rajoittavana tekijänä sille, että ymmärrät, että et välttämättä ehdi saada koko maailmaa valmiiksi haluamaasi ajankohtaan mennessä. 

Järjestä tekeminen helposti hahmotettavaan muotoon

Käsittely ja järjestäminen tapahtuvat käytännössä lähes samanaikaisesti. Valitse ensimmäinen kirjaamasi asia, ja aja se GTD:n käsittelyprosessin läpi; Mikä se on? Pitääkö sille tehdä jotain? Jos vastaus on kyllä, mitä valmis ko. asian suhteen tarkoittaa ja miltä tekeminen näyttää. Mikä on seuraava fyysinen, näkyvä asia, jonka voit asialle tehdä niin, että se joko tulee hoidettua tai lähtee liikkeelle?

 

Jos asian tekemisessä on selkeästi useampia askelia, kirjaa “valmis” projektilistallesi (esim. ”lipputanko on pystyssä ennen valmistujaisjuhlia”) ja määrittele ensimmäinen konkreettinen tehtävä, jolla voit lähteä liikkeelle (esim. kysy Bingiltä/ selvitä miten lipputanko asennetaan, mitä lipputangon hankkimisessa pitää ottaa huomioon ja mitä varusteita lipputangon lisäksi tarvitaan). 

 

Käy samaan tapaan läpi kaikki keräämäsi asiat. Jos jonkin yksittäisen asian kohdalla huomaat, että olet kirjannut useampia samaan aiheeseen liittyviä asioita ylös, voit siirtää nämä huomiot projektin muistiinpanoihin ja mahdollisesti luoda itsellesi tehtäväksi ko. projektin tarkemman suunnittelun.

 

Riippuen siitä, onko tekeminen jotain mitä teet niin pian kuin mahdollista, sopivan tilaisuuden tullen tai tiettynä ajankohtana, kirjaa tehtävä joko tehtävälistalle tai varaa sille sopiva ajankohta kalenterista.

 

 

Katsasta, eli varmista että et ylikuormita itseäsi

Jos todella käyt sekä kotisi ja mahdollisen tonttisi (sekä työpaikkasi) tähän tapaan läpi, saatat helposti ylikuormittaa järjestelmäsi tekemisellä. Tässä kohtaa on hyvä pohtia sitä, miksi tämän harjoituksen teet. Onko kevätsiivouksella joku selkeä päämäärä, esim aiemmin mainitut valmistujaiset. Luonnollisesti tällainen konkreettinen päämäärä määrittelee aika hyvin sen, mitkä projektit ja niihin liittyvät tehtävät jätät aktiivisiksi järjestelmääsi juuri nyt. Eli minkä asioiden pitää ehdottomasti olla hoidettuna ko. ajankohtaan mennessä. 

 

Se, miten haluat muut käsittelemäsi jutut nähdä, on yksilöllinen valinta. Joukossa voi olla “ikuisuusprojekteja”, jotka ehkä siirrät suoraan joskus/ehkä -listalle. Toisaalta voit myös tehdä yhden suuremman projektikokonaisuuden, esim. ”kevätsiivous valmiina ennen kesälomaa” ja listata haluamasi asiat tämän projektin alle aliprojekteina, ja näiden eri vaiheina. 

 

Osa näistä asioista voi olla luonteeltaan sellaisia, että niiden sisällyttäminen kevätsiivoukseen ei sinällään edes ole tarkoituksenmukaista. Tästä syystä tämä pääprojekti onkin hyvä käydä läpi esim. viikkokatsastuksen yhteydessä ja miettiä, onko seuraavien 1-2 viikon aikana sopivaa ajankohtaa edistää jotain kirjaamistasi asioista. Jos vastaus on kyllä, ole myös silloin kriittinen sen suhteen montako aktiivista tehtävää järjestelmääsi luot. Epäselvä tehtävä, joka ei etene kolmen viikon aikana, on omiaan rapauttamaan motivaatiota. Pidä aktiivisena vain asioita joiden edistämistä pidät realistisena! 

 

Tee, vaikka vain vähän kerrallaan

Tiedän että lähes poikkeuksetta tämän harjoituksen jälkeen järjestelmässä on asioita, joita todella haluaa viedä eteenpäin. Säännöllisellä katsastamisella pidät huolta siitä, että kun viikon aikana työpäivän jälkeen katsot yksityiselämäsi tehtävälistaa, ei silmillesi vyöry kolme sivullista tekemättömiä töitä, vaan helposti hahmotettava, n. 10 asian lista, josta voit vaivattomasti poimia päivää kohti tehtäväksi yhden asian, jonka hoitaminen tuo projektin lopputulemaa vääjäämättä lähemmäksi. Yleensä se yksi, muutaman minuutin tekeminen riittää siihen, että saat pyörän pyörimään ja huomaamattasi saatat edistää asiaa paljon enemmän kuin arvasitkaan.

Kevätsiivous
Picture of Jukka Backman

Jukka Backman

GTD coach

Kiireentuntu on vähentynyt 

Taitotalon eläköityvä toimitusjohtaja Kari Juntunen: Kiireentuntu on vähentynyt  Juntunen tutustui GTD-menetelmään vasta työuransa loppupuolella ja harmittelee, ettei törmännyt siihen jo aiemmin. – Elämänhallinta olisi ollut parempaa. Kari

Lue lisää >>
Darude

Haastattelussa Darude

Getting Things Done® (GTD) from Vital Learningin haastattelussa Darude ”Onko tämä se mitä Darude käyttää?” Tämä on ehkä yleisin keskustelunavaus asiakasyrityksen HR:n kanssa, kun GTD-menetelmään

Lue lisää >>
motivaatio

Motivaatio

Motivaatio ei sinällään liity millään tavalla GTD-menetelmään. Mutta GTD helpottaa motivaation löytymistä, koska käytännössä asiat 1) jotka tapahtuvat tai 2) joiden pitää tapahtua joka tapauksessa

Lue lisää >>