Kun GTD -vastuualueiden läpikäynti kuukausitasolla alkaa olla rutiinina samalla tasolla kuin hampaiden harjaus, siitä tulee toisinaan ehkä liiankin mekaanista. Havahduin tähän itse hiljattain ja kun huomio oli
- kerätty “jokin ei nyt toimi”,
- käsitelty “minulla on uusi, innostava nakökulma vastuualueiden käsittelyyn”,
- järjestetty “etsi materiaalia aiheen tiimoilta ja koosta sen pohjalta lyhyt, selkeä ohjeistus jolla voin läpikäydä vastuualueeni jatkossa eri näkökulmasta”,
- katsastettu “miten tämän näkökulman saa pidettyä sellaisena, että se antaa jotain uutta kuukaudesta toiseen” ja lopulta myös
- tehty, sain ajatuksen että tästä olisi ehkä iloa myös muille kuin minulle itselleni.
Kävin läpi paitsi David Allenin toisen kirjan “Ready for Anything”, viimeisen “Team – Getting Things Done with Others” kuin myös GTD Connectin foorumin aiempia artikkeleita ja keskusteluketjuja. Käytännön toimia olen poiminut myös oivalluksista, joita olen kirjannut ylös viimeisten n. 10 vuoden aikana asiakkailtani.
1. Valmistelu: ”Pään tyhjennys”
Ennen kuin katsot mitään listaa, ota puhdas paperi (tai dokumentti). Kirjoita ylös ne 2–3 asiaa, jotka ovat painaneet mieltäsi viimeisen kuukauden aikana eniten. Nämä ovat usein signaaleja siitä, missä vastuualueessa on tällä hetkellä eniten kitkaa tai huomiovajetta.
2. Vastuualueiden auditointi (onko sinulla oikeat hatut)
Käy läpi nykyinen listasi vastuualueistasi (esim. Talous, Terveys, Johtaminen, Parisuhde, Itsekehitys). Käytä jokaisen kohdalla kolmen kysymyksen suodatinta:
- Onko tämä hattu päässäni? Onko tämä edelleen ajankohtainen vastuualue, vai roikkuuko se listalla, koska se jossain vaiheessa oli ajankohtainen?
- Mikä on standardi? Määrittele yhdellä lauseella, miltä ”onnistuminen” tässä kategoriassa näyttää juuri nyt. Eli esimerkkinä oma, omiin työkaluihini liittyvä standardi: “Minulla on työhöni erinomaisen hyvin sopivat, inspiroivat ja mahdollisimman toimivat työkalut”.
- Mikä on trendi? Arvioi esimerkiksi asteikolla 1–5, mihin suuntaan tämä alue on menossa. Kasvaako alueen painoarvo vai hiipuuko alue kokonaisuudessaan pois seuraavan vuoden kuluessa.
3. Puuttuva yhteys
Vertaa nykyistä projektilistaasi (Horisontti 1) ja vastuualueitasi (Horisontti 2).
- Aktiiviset projektit ilman kotia: Onko sinulla projekteja, jotka eivät kuulu millekään vastuualuettasi? (Ovatko nämä olennaisia?)
- Vastuualueet ilman projekteja: Onko jokin kriittinen elämänalue (esim. ”Oma terveys”), jolle ei ole syntynyt yhtäkään projektia kuukauteen? Huomioi kuitenkin että sinulla voi olla vastuualueita, joille ei luonnostaan tarvitakaan yhtään projektia. Voit käydä päivittäin kävelyttämässä koiraa, mikä tukee sekä sinun että lemmikin fyysistä ja psyykkistä hyvinvointia, eli on selkästi osa useampaa vastuualuetta tarvitsematta kuitenkaan projektia.
Jos kuitenkin huomaat tyhjän kohdan, kokeile “Mitä valmis tarkoittaa?” ja “Miltä tekeminen näyttää?” -kysymyksiä, tämä on helpoin tapa napata tilanteesta kiinni. Tai suomalaisittain, saada hallinnan tunne ko. aiheesta.
4. Priorisointi (tai sprintti)
Kokeile valita tulevalle kuukaudelle yksi vastuualue, joka on teemakuukautesi kohde. Kaikkea ei voi optimoida kaikkea kerralla uupumatta – eli vaikka haluaisimme että voimme antaa jokaiselle vastuualueelle riittävän määrän huomiota, voit myös kokeilla onnistuisiko:
- Päätä, mihin panostat 10 % enemmän energiaa/ aikaa.
- Päätä, millä alueella hyväksyt ”riittävän hyvän” tason tässä kuussa.
5. Kalenterin ja arkiston peilaus
Katso kalenteriasi kuukausi taaksepäin ja kuukausi eteenpäin.
- Menneisyys: Kulutitko aikaasi niiden asioiden parissa, joita olet tunnistanut vastuualueiksesi?
- Tulevaisuus: Mieti voitko poistaa, siirtää tai vähentää tapaamisia tai tapahtumia, jotka eivät vie eteenpäin mitään sellaista, mitä sinulla on vastuualueillasi.
Näiden vinkkien testaaminen ei vie juurikaan sen enempää aikaa, kuin vastuualueiden läpikäynti kuukausitasolla muutenkaan – eikä ole millään tavalla vaarallista, ”pahimmillaan” saatat huomata että pääset eroon jostain, mihin olit tottunut, mutta et välttämättä enää aikoihin tarvinnut.
