Viikkokatsastus on ehkä hankalin GTD-menetelmään liittyvä uusi tapa. Kun koulutuksessa jututtaa osallistujia, aika moni tosin huomaa, että heillä on jo jonkinlainen versio katsastuksesta käytössä: seuraavan viikon suunnittelu, tehtävälistan perkaaminen, vanhojen sähköpostien hävittäminen tai jokin muu vastaava käytäntö. Ainoa puuttuva elementti on usein säännöllisyys, eli katsastus ei toistu samanlaisena systemaattisesti.
Omaa mieltään on vaikea huijata. Se tietää kyllä, luotatko järjestelmääsi. Jos et luota, mieli muistuttaa – todennäköisesti juuri silloin kun sitä vähiten haluaisit; ennen keskittymistä vaativaa palaveria tai 2.34 maanantaiyönä.
Viimeisen kymmenen vuoden aikana minulla on ollut etuoikeus työskennellä kohtalaisen kattavan asiakaskunnan kanssa, ja monen asiakkaan kanssa yhteydenpito on jatkunut vuosia valmennussuhteen jälkeenkin. Olen näiden vuosien aikana kirjannut ylös, millä keinoilla asiakkaani ovat saaneet muokattua uusista käytännöistä pysyviä tapoja. Tässä muutama erittäin hyvin toimivaksi havaittu vinkki. Näitä vinkkejä on koeponnistanut satapäinen joukko suomalaisia tietotyöläisiä, eli todennäköisyys sille, että joku näistä vinkeistä toimii myös sinulla, on kohtalaisen suuri:
1. Varaa tapaaminen itsesi kanssa
Tämä kuulostaa itsestään selvältä, mutta varaa toistuva tapaaminen itsesi kanssa. Siirrä tarpeen mukaan, mutta älä anna kenenkään buukata yli. Ja laita riittävä määrä muistutuksia, ettet missään tapauksessa jätä tätä tapaamista huomiotta. HOX varaa riittävästi aikaa; vaikka vähänkin on aina parempi kuin ei ollenkaan, varaa mieluummin 2 tuntia kuin 30 minuuttia. Jos saat katsastuksen hoidettua 35 minuutissa, keksit varmasti käyttöä odottamattomalle 85 minuutin aikaikkunalle.
2. Location, location, location
Jos yrität tätä säännöllisesti ympäristössä, jossa keskeytyksiä tulee varmasti, onnistumisen mahdollisuudet ovat heikot. Kokeile erilaisia paikkoja; varaa neukkari, mene kirjastoon tai kahvilaan. Kokeile toimiiko ympäristö sopivana taustana vai tarvitko kuulokkeet (musiikilla tai sopivalla kohinalla). Kenties etätyöpäivä kotona. Olennaista on löytää paikka, jossa olo on sekä rentoutunut että keskittynyt. Olosuhteiden luomista ei kannata aliarvioida tapojen luonnin elementtinä, toisin sanoen laita lenkkikengät jalkaan ja verkkarit päälle – ellet lähde hetken kuluttua lenkille, olo tuntuu vähintäänkin hölmöltä.
3. Aloita kevyemmin
Voit kokeilla ensin 15–30 minuutin tapaamista. Keskity pelkkään kalenteriin. Kun tämä tapa on hallussa, lisää palikoita asteittain. Pomodoro-tekniikalla ei ole mitään tekemistä GTD:n kanssa, mutta joillakin Pomodoron käyttäminen viikkokatsastuksen rytmittämisessä toimii erinomaisen hyvin. Testaamalla selviää hyvin nopeasti, miten itse tämän koet.
4. Älä miinoita viikkokatsastusta ylimääräisellä tekemisellä
Jos et ehtinyt siivota sähköpostia viikon aikana, älä käytä katsastusta edeltäviä kahta tuntia siihen. Tämä on yksi yleisimmistä ongelmista, eli viikkokatsastuksesta tulee turvaverkko kaikelle sisääntulevan informaation prosessoinnille. Meistä suurimmalla osalla jaksaminen ei yksinkertaisesti riitä näiden asioiden yhdistämiseen. Jos teet viikkokatsastuksen perjantai-aamuna, siivoa sähköpostit torstaina iltapäivällä.
5. Käytä tarkistuslistaa
Viikkokatsastuksen rungon näkeminen auttaa pysymään asiassa ja opit välttämään poukkoilua eri osien välillä. Muista päivittää tarkistuslista tarpeen mukaan, jos ja kun räätälöit kokonaisuutta itsellesi sopivaksi.
6. Yhdistä viikkokatsastus johonkin olemassa olevaan rutiiniin
Aamukahvi, päiväkahvi, ennen lenkkiä tai koiran kävelytystä, ennen tai jälkeen viikkopalaverin, ennen laskujen maksua. Jos sinulla on mitään olemassaolevaa säännöllistä rutiinia, jonka kylkeen tämän voisit liittää, vahvistat molempien rutiinien pysyvyyttä.
7. Lahjominen kannattaa aina
Kahvi, jäätelö, suklaa, lenkki tai lounas. Tämä kuulostaa hieman ylläolevalta vinkiltä, mutta näkökulma on hieman erilainen. Jokainen viikkokatsastuksesta itselleen säännöllisen tavan luonut tietää, että viikkokatsastuksen jälkeinen fiilis on aika lähellä hampaiden pesun jälkeistä tunnelmaa; puhdas, raikas ja jotain sellaista, mitä et haluaisi jättää tekemättä. Tämä voi tietty jo sinällään olla riittävä palkinto.
8. Luo tilivelvollisuus
Minulla on asiakkaita, joiden kanssa valmennussuhde päättyi vuosia sitten, mutta he lähettävät minulle edelleen viikottain kuittauksen siitä, että katsastus on hoidettu. Ja jos muuta ei ole sovittu, ellei kuittausta kuulu sovittuun ajankohtaan mennessä, kysyn sen perään. Tunnen asiakkaita, joilla on tilivelvollisuus muiden saman tiimin jäsenten kanssa. Yhteisen viestiryhmän kyselyyn kuitataan, kun rutiini on suoritettu. Osalla tämä myös liittyy tiimin viikkopalaveriin, eli katsastus pitäisi olla pulkassa ennen palaveria, että kaikkien tilanne on palaverin alkaessa varmasti ajantasainen.
9. Reflektoi ja säädä
Kun saat katsastuksen tehtyä, voit kirjata seuraavan viikon kalenterimerkinnän yhteyteen yhdellä lauseella, millainen tunnelma on juuri nyt.
Tai jos jokin asia ei selvästi toimi, päivitä tarkistuslista vastaamaan tätä, tee kurssin muutos välittömästi.
Tai jos huomaat että katsastus jäi välistä, mitä vähintään haluaisit tehdä, että tuntuu siltä, että mitään kriittistä ei jäänyt hoitamatta ja olet riittävän valmistautunut ensi viikkoon.
Muista myös antaa tunnustusta itsellesi siitä, kun saat rytmistä kiinni. Sillä hetkellä, kun et enää muista yhtä ainoaa niistä puheluista, jotka sinun pitäisi ensi viikolla soittaa, olet saapunut. Zen/ musta vyö/ flow on se hetki, kun luotat siihen että näet nuo puhelut tarvittaessa tehtävälistalta.
