Eikö työ etene?
Olen mielenkiinnolla odottanut, milloin termi procrastination suomennetaan. Todennäköisimmän (kielellisestä kyvyttömyydestä tai alemmuudentunteesta) syntyvän kielellisen sekasikiön ”prokrastinoinnin” sijaan suomen kielestä löytyy asiaa hyvin kuvaavia termejä liuta: vitkuttelu, vanuminen, rötvääminen, aikaansaamattomuus, kässehtiminen, lusmuilu. Kyse on siis siitä, että ei osaa/ halua/ voi tarttua toimeen. Yleisimmin kyse on siitä, että työtä ei ole suunniteltu (tai ehkä paremminkin määritelty) riittävän tarkasti. ”Vastaa reklamaatioon” on tehtävälistalla (tai kalenterimerkintänä) aika luotaantyöntävä. Tähän yksinkertaisin lääke on palata miettimään, mikä tuon asian merkitys on, mitä se tarkoittaa omalle itselle ja pitääkö sille mahdollisesti tehdä jotain. Ja jos pitää, niin mikä on se seuraava, fyysinen toimenpide jolla asia liikahtaa eteenpäin.
Keskity prosessiin
Oman kokemukseni mukaan työn eteneminen alkaa takkuamaan, kun siirrytään niiden ympyröiden ulkopuolelle, missä työllä tuntuu olevan sisäänrakennettu rutiini. Varsinkin etätyö mahdollistaa omituisen saamattomuuden ja aikaansaamisen yhtälön. Kun aikaa on käytössä, ja työpäivää ei ole millään tavoin suunniteltu tai sen kulkuun ei ole selkää rutiinia tai prosessia, sosiaalinen media nousee ihmeen korkealle ajankäytön vaihtoehtona. Toisaalta, kun tietää että lapset tulevat koulusta kahden tunnin kuluttua ja viimeiset neljä tuntia kuluivat tilapäivitysten ja julkkisuutisten parissa, voi kahden tunnin aikana saada aikaan lähes kuuden tunnin edestä työtä.
Kun työympäristöt vaihtuvat, rutiinien tunnistaminen ja oman prosessin määrittely ovat aikaansaamisen avain.
Rajattomasti vaihtoehtoja, käytännössä kuitenkin vain kolme
Työpäivän aikana meille jokaiselle tulee vastaan kolmenlaista työtä: suunniteltua työtä, suunnittelematonta työtä (ad-hoc) sekä työn suunnittelua.
Se, miten käyttämäsi työaika näiden kolmen kesken jakautuu, riippuu työn luonteesta ja siitä, kuinka hyvin tilanne on hallussasi. Viekö työ sinua vai sinä työtä?
Suunniteltu työ
Kun työ on suunniteltua työtä, ensimmäinen määrittelijä on kalenterisi, riippumatta siitä, hallitsetko sitä itse vai onko muilla mahdollisuus täyttää kalenteriasi. Jos kalenterisi on tyhjä, poimit tehtävälistaltasi kontekstin, käytettävissä olevan ajan ja vireystilan mukaan ne tehtävät, jotka voit suorittaa juuri nyt.
Jos esimerkiksi istut koko päivän konttorilla, voit aloittaa jonkun pitemmän ajan vaativan suunnittelu- tai kirjoitustyön. Mikäli istut päivän autossa, voit samalla soitella puhelulistaasi läpi jne. Olet suunnitellut työsi etukäteen.
Suunnittelmaton työ
Suunnittelematon työ (ad-hoc) tulee yllättäen vastaan. Aamulla töihin tullessasi et tiennyt joutuvasi sitä tekemään: kollega tuo pöydällesi kiireellisen tilauksen, töissä tapahtuu jokin yllättävä tilanne tai joudut esimerkiksi paikkaamaan sairastunutta kollegaa. Tartut toimeen ja hoidat pakollisen homman, muu tekeminen jää toviksi sivuun. Se, voitko keskittyä suunnittelemattomaan työhön oman työsi jäädessä hoitamatta, riippuu siitä, millä tasolla olet työn suunnittelussa; osaatko uida altaan päästä päähän räpiköimällä vai katoaako aika uimiesi kilometrien siivellä?
Tehtävälistoillasi on vain asioita, jotka tehdään kun niihin on aikaa. Se, mikä tapahtuu joka tapauksessa (äidin syntymäpäivä) ja minkä pitää tapahtua (tapaaminen) ovat ainoat asiat, jotka voit GTD:n määrittelyn mukaan kalenteriisi laittaa. Tämä rajaa niitä ehdottoman pakollisia tekemisiä, joita joudut pallottelemaan kun suunnittelematon työ vaatii huomiosi.
Työn suunnittelu
Jotta työsi voisi olla suunniteltua – sinun tulee se suunnitella. Käyt läpi saapuneen postin (sekä fyysisen että sähköisen), kalenterisi ja tehtävälistasi. Käsittelet uudet asiat GTD:n työnkulun mukaisesti ja sijoitat ne oikeisiin konteksteihin. Silloin tiedät, mitä töitä edessäsi on ja milloin sinun tulee mitäkin hoitaa.
Työn suunnittelu vie keskiverto tietotyöläiseltä noin tunnin päivässä. Tämä on aika, jota ei yleensä oteta oman työpäivän suunnittelussa ollenkaan huomioon. Mikä taas kostautuu kiireenä. Jos ajatus puskurin luomisesta oman työn suunnitteluun tuntuu vieraalta, kannattaa ehkä tutustua apu- ja nousuaikojen käsitteisiin – ajatus ei ole ollenkaan vieras käsityössä tai tuotantolinjalla. Käsite ei mene 1:1 tietotyön työn suunnittelun kanssa, mutta jokainen ymmärtänee että paperitehdas ei aja 100% kapasiteetilla siitä hetkestä kun työntekijä tulee töihin (jos koko tuotanto on ollut alasajettuna).
Työn luonne määrittelee yleensä sen, kuinka suuri osa ajasta on suunniteltua, suunnittelematonta tai suunnittelua. Jos tuntuu siltä, että työ vie vailla vaihtoehtoja, kannattanee (vaikka työajan ulkopuolella) miettiä, mikä näiden työn kolmen luonteen suhde omassa työssä on – ja mikä taas on todellinen tilanne. Jos todellisuus ei vastaa sitä mitä sen pitäisi olla, työ ei todennäköisesti etene tai etenee kevyesti kuin kivireki.
