Viikkokatsastus on säännöllinen tapahtuma, jolloin rajaat muun maailman hetkeksi oman GTD-järjestelmäsi ulkopuolelle. Otat askeleen taaksepäin, ja katsot laajemmasta näkökulmasta kaikkea sitä, mitä olet kerännyt, käsitellyt ja järjestänyt. Tämä yksittäinen askel on ehkä vaikein opittava kokonaisuus koko GTD-menetelmässä. Tämä on myös kriittisin askel sen kannalta, että saat näkökulman omaan todellisuuteesi ja osaat valita oikein sen mitä kulloinkin teet – tietoisena kaikesta siitä, mitä et tee.
Katsasta – oma järjestelmä pysyy luotettavana, kun sen katsastaa säännöllisesti. Yleisimmin kerran viikossa. Varaat kalenteriisi esimerkiksi perjantaille 1 h 30 min (tai mikä sopiva aika onkaan, tärkeintä on että tämä on hetki, jolloin voit todella keskittyä) aamupäivälle aikaa, jolloin sinua ei häiritä. Konttorin ovi kiinni, puhelin äänettömälle, sähköpostiviestien nouto pois päältä. Viikkokatsastus on kuten mikä tahansa tapaaminen, johon olet todella sitoutunut: auton huolto, hammaslääkärikäynti, asiakastapaaminen
Viikkokatsastus on tapaaminen oman itsesi kanssa
Viikkokatsastus koostuu kolmesta vaiheesta ja näiden yhteensä 11 askeleesta.
- Siivoa ja tuuleta:
- Kerää kaikki kuitit, käyntikortit, muistiot inboxiin
- Käy läpi inboxisi, tyhjennä kaikki mahdolliset kerätyt asiat, ääniviestit, sähköpostit, muistiot.
- Kirjoita ylös kaikki päässä pyörivät ja mieltäsi vaivaavat asiat. Käsittele nämä ja kirjaa ne systeemiisi.
- Ajantasalle:
- Tarkasta tehtävälistasi, varmista että suoritetut tehtävät poistuvat ja listoilla olevat tehtävät ovat ajan tasalla.
- Katso kalenteria taaksepäin. Oliko viimeisen parin viikon aikana tapahtumia joiden suhteen sinulla on vielä tehtävää? Onko nämä tehtävät syötetty systeemiisi?
- Katso kalenteria eteenpäin. Aiheuttavatko tulossa olevat tapahtumat tai tapaamiset toimenpiteitä joihin pitää ryhtyä varautumaan?
- Katso ”odottaa” -listaasi. Pitikö jonkun palata asiaan? Onko joku sähköposti saamatta ja et voi hoitaa omia töitäsi tämän vuoksi?
- Katso projektilistaasi. Onko jokaisella projektilla määritelty seuraava tehtävä joka siirtää projektia eteenpäin? Onko projektien tukimateriaaliin jäänyt jotain, mille sinun olisikin pitänyt tehdä jotain?
- Katso tarkastuslistojasi. Pidätkö listoja rutiineista, joiden pitää tapahtua tiettyinä päivinä, ovatko nämä ajan tasalla?
- Ole luova, anna ajatusten virrata:
- Käy läpi joskus/ehkä -listasi. Onko täällä sellaisia asioita joita voisit siirtää eteenpäin kohti toteutusta? Esim. Onko nyt hyvä hetki lähteä hakemaan jatkokoulutukseen?
- Mitä muuta haluaisit tehdä? Onko sinulla ajatuksia joita et ole uskaltanut edes ajatella ääneen? Haluatko tutkia lomakohteita ensi syksyksi ja aloittaa suunnittelun tällä kertaa hyvissä ajoin? Onko nyt sopiva hetki miettiä alan vaihtamista? Vai voisitko omalla ammattitaidollasi työllistää itsesi yrittäjänä? Vie ajatukset jotka koet omiksesi, systeemiisi ja lähde työstämään niitä kohti todellisuutta.
Tämä on runko, jota suosittelemme, kun lähdet menetelmän kanssa liikkeelle tai haluat palata perusteiden pariin. Jokainen GTD:n vaihe on tuunattavissa omaan työnkulkuusi parhaiten sopivaan muotoon. Kun menetelmän perusteet tulevat selkärangasta, voit lähteä tekemään järjestelmästäsi itsesi näköistä.
Mahdollisuus
Kun keräsit asian, joka saattaa pitää sisällään mahdollisuuden, käsittelit ja järjestit sen, voit viikkokatsastuksesta katsoa myös tätä asiaa laajemmasta näkökulmasta. Mahdollisuuden tunnistaminen on huomattavasti helpompaa, kun näet sen suhteessa kaikkeen siihen muuhun, mihin olet sitoutunut. Viikkokatsastus on myös aina tilaisuus arvioida asioita uudelleen. Jos mahdollisuuden toteuttaminen näyttää nyt mahdottomalta, voit siirtää sen joskus/ehkä -listallesi ja arvioida tilanteen uusiksi käytännössä joka viikko. Jos mahdollisuus ei odota, voit puntaroida, mitä siirrät nyt taka-alalle, jotta voisit hyödyntää mahdollisuuden mahdollisimman pian.
Kun teet viikkokatsastuksen säännöllisesti, ohjakset ovat sinulla ja osaat valita mitä teet. Tekeminen on seuraavan ja viimeisen postauksen aihe GTD:n lyhyessä oppimäärässä.
