Kesälomakausi lähenee loppuaan ja monella on edessään paluu arkeen. Töihin palaaminen voi tuntua stressaavalta, varsinkin jos tietää että vastassa on satoja lukemattomia sähköposteja ja lomalle lähtiessä kesken jääneet projektit täytyy käynnistää lennosta.
Omalla kohdallani luontevin tapa saada arjesta kiinni on tehdä GTD viikkokatsastus – käytännössä sama rutiini, jonka suoritan viikoittain (ja erityisellä pieteetillä ennen lomaa), mutta tässä kohtaa vaihtaa näkökulma lomalta paluuseen. Varmistan että voin seuraavien 1-3 tunnin ajan työskennellä mahdollisimman häiriöttömästi, eli puhelin, muistutukset ja ilmoitukset äänettömälle.
Pölyt pois
- Kerään kaikki irtonaiset fyysiset jutut inboxiin (eli siihen pöydän nurkassa olevaan kirje-/paperilokeroon). Loman aikana pöydälle tai laukkuun kulkeutuneet kuitit, käyntikortit, esitteet jne. Ylipäänsä kaikki mikä on jossain muualla kuin sille kuuluvalla paikalla menee tässä kohtaa inboxiin.
- Käsittelen kaikki inboxiin keräämäni jutut + sähköpostit GTD:n käsittelykaavion prosessin mukaan:
Käsittelystä löydät tarkemmat ohjeet täältä.
- Otan kynän ja paperia ja kirjaan ylös kaikki mielessä pyörivät hoitamattomat asiat, 1 ajatus per 1 paperi. Riippumatta siitä onko kyse koti- vai työasiasta. Miettimättä yhtään sen tarkemmin onko kyseessä kriittisen tärkeä asia vai jotain täysin vähäpätöiseltä tuntuvaa. Kun pääkoppa kumisee tyhjyyttään, käsittelen nämä kirjaamani asiat täsmälleen samalla tavalla kuin aiemmin prosessoimani sähköpostit.
Ajantasalle
Kun kaikki kertynyt tekeminen on käsitelty tehtäviksi ja projekteiksi, varmistan että nyt kirjatut asiat eivät ole ristiriidassa jo aiemmin määritellyn tekemisen ja projektien kanssa. Lähden liikkeelle käymällä läpi tehtävälistani.
- Varmistan että tehtävälistoilla on vain aktiivisia tehtäviä, kuittaan mahdollisesti valmistuneet tehtävät pois. Jos tehtävälistoilla on tekemistä joka ei enää ole ajankohtaista, poistan nämä tehtävät.
- Katson kalenteriani taaksepäin. Onko lomaa edeltäneillä viikoilla merkintöjä tapahtumista joiden suhteen on vielä jotain tekemistä? Jos näin on, kirjaan tekemisen joko tehtävälistalle tai varaan sen tekemiseen aikaa kalenterista.
- Katson kalenteria eteenpäin. Onko seuraavilla viikoilla merkintöjä asioista, joihin olisi syytä reagoida jo aiemmin. Jos näin on, kirjaan tekemisen kuten aiemmassa askeleessa.
- Käyn läpi odottaa -listani. Mitä tehtäviä olin delegoinut muille? Mihin kysymyksiin odotin vastauksia? Kirjaan ylös mahdolliset muistuttamiset ja tarvittaessa kuittaan pois mahdollisesti hoituneet asiat.
- Projektit ajantasalle. Tämä askel vaatii kohtalaisen paljon kaistanleveyttä korvien välissä. Tämä askel ei välttämättä onnistu samaan rupeamaan sähköpostisuman raivaamisen kanssa. Jos sähköposteja on satoja ja niiden käsittely vie lähemmäksi kaksi tuntia, siirrän koko systeemin ajatasalle laittamisen ehkä jopa kokonaan seuraavalle päivälle.
- Käyn kaikki ajankohtaiset (yleensä 30-100 kpl) projektia yksitellen läpi varmistaen että:
- jokaisen projektin nimi vastaa edelleen sitä, mitä valmis tämän projektin suhteen tarkoittaa
- jokaisella projektilla on vähintään yksi tehtävä tai kalenterimerkintä, joka liikuttaa projektia riittävästi eteenpäin seuraavan viikon aikana
- projektin tukimateriaali on ajan tasalla, kun haen projektin tekemisessä tarvittavaa tietoa, projektin kansiosta löytyy vain juuri se, mitä tarvitsen
- Lopuksi arvioin kaikkia käynnissä olevia projekteja toisiaan vastaan. Onko realistista että voin ajaa näitä kaikkia projekteja eteenpäin yhtä aikaa. Jos olo on kuin Ruotsinlaivan buffetissa (lautanen täynnä mutta tuolla on vielä jotain mitä sille haluaisin mahduttaa…) on valittava mitkä projektit ja tehtävät siirretään pitoon tai jopa joskus/ ehkä -listalle.
- Viimeiseksi varmistan että työssäni käyttämät tarkistuslistat ovat ajan tasalla. Jos parin viikon sisään on puhujakeikkoja, käyn läpi näihin liittyvät tarkistuslistat. Jos mieleeni tulee jotain, mikä pitäisi huomioida esim pakkauslistan tai tapahtuman äänentoiston suhteen, kirjaan tämän asianmukaiselle tarkistuslistalle.
Anna ajatusten virrata
- Viimeiset läpikäytävät listani ovat joskus/ehkä -listoja. Onko pidossa-listalla jotain, joka pitäisi aktivoida? Onko tulossa-listalla asioita, jotka muuttuvat lähiaikoina ajankohtaisiksi. Ovatko joskus/ ehkä -listan asiat sellaisia että haluan lähitulevaisuudessa miettiä niitä vielä kerran uusiksi vai onko kiinnostus aihetta kohtaa hiipunut.
- Kun työpöytä, sähköposti ja oma pää ovat tyhjiä ja oma systeemi työkaluineen täysin ajan tasalla, on mielessä tilaa uusille ajatuksille. Mitä seuraavaksi?
Aurinkoista matkaa kohti vuodenvaihdetta!
