Yksi tämän päivän työelämän muuttumattomia vakioita vaikuttaa olevan informaatiokanavien määrän ja niiden sisällön jatkuva kasvu. Jos haluat keskittyä tekemiseesi:
- nämä kanavat pitää pystyä vaientamaan
- niin, että voit luottaa siihen, että mikään syöte ei pääse livahtamaan ohi huomaamattasi
Eli sinä hallitset sisääntulevaa informaatiota varmana siitä, että mikään sellainen asia, millä on sinulle merkitystä, ei jää huomioimatta.
Mitä ulkoiset aivot tarkoittaa?
Käytät todennäköisesti kalenteria ja sähköpostia? Tässä on kaksi helposti ymmärrettävää esimerkkiä aivoistasi aivojesi ulkopuolella. Kalenteri mahdollistaa sen, että sinun ei tarvitse muistaa asioita:
- joista sinun pitää olla tietoinen tiettynä ajankohtana (esim. syntymäpäivät tai tapaamiset)
- jotka pitää hoitaa tiettynä päivänä
- jotka pitää tehdä tiettyyn kellonaikaan
Sähköposti puolestaan kerää puolestasi sinulle lähetettyä informaatiota, jonka voit prosessoida myöhemmin sinulle paremmin sopivana ajankohtana.
Getting Things Done -menetelmä käyttää näistä (ja mistä tahansa vastaavista) työkaluista nimitystä luotettu järjestelmä. Sähköpostin ja kalenterin lisäksi menetelmän käyttäjän järjestelmään kuuluu yleensä myös:
- projektilista – kaikki isommat kokonaisuudet jotka saadaan valmiiksi seuraavien 1-12 kk aikana
- odottaa -lista – kaikki asiat joihin odotat vastausta tai toimitusta joltain muulta
- tehtävälista(t) – kaikki fyysinen tekeminen jolla kerätyt ja käsitellyt asiat joko hoidetaan tai saadaan lähemmäksi valmista, haluttua lopputulosta
- joskus/ ehkä -lista – kaikki mahdollinen tekeminen, joka ei juuri nyt ole millään tavalla ajankohtaista, mutta jonka haluat ehkä jossain myöhemmässä vaiheessa aktivoida
- viitetieto – kaikki se tieto, jota tarvitset joko tekemisen tueksi (esim. projektimuistiinpanot) tai jonka olet tallentanut muuta mahdollista tarvetta varten (esim. vakuutustodistus)
Miksi tarvitsemme ulkoiset aivot?
Nykytutkimuksen mukaan mieleen mahtuu kerrallaan vain 3-4 asiaa. Mitä enemmän haluat keskittyä siihen, mitä juuri nyt teet, sitä tyhjempi mielen on oltava. Jos haluat saada hyviä ideoita, niille pitää olla tilaa, ja tilaa saat vain pääsemällä eroon jo saaduista hyvistä ideoista. Mieli ei kuitenkaan päästä irti asioista, ellei sillä ole varmuutta siitä, että et unohda asiaa jonka haluat muistaa. Ainoa toimiva toimintatapa on siis kerätä mieleen putkahtelevat ajatukset tavalla, johon luotat.
Mieli on ideoiden saamista, ei säilytystä varten
– David Allen
Käytännössä meillä kaikilla on jonkinlaiset ulkoiset aivot. Harvempi on kuitenkaan pysähtynyt miettimään, miten nämä aivot toimivat, kuinka niiden pitäisi toimia tai kuinka niitä kannattaa käyttää:
- Jos informaatiokanavia ja niiden käyttötapaa ei ole koskaan mietitty, kanavat todennäköisesti hallitsevat keskittymistä jatkuvilla ilmoituksilla.
- Jos tekemistä ja viitetietoa ei erotella toisistaan, sähköpostin käyttäminen on jatkuvaa tekemisen etsimistä viitetiedon seasta.
- Jos omaa ajankäyttöä ei suunnitella, kalenteri täyttyy enimmäkseen toiveista, jotka päivän päättyessä täytyy taas siirtää seuraavan päivän päänsäryksi.
- Jos sisääntulevaa informaatiota ei käsitellä systemaattisesti, kokonaiskuva kaikesta siitä, mihin on sitoutunut, puuttuu usein lähes kokonaan.
GTD tarjoaa viimeisen yli 30 vuoden aikana kehitetyn valmiin mallin ulkoisten aivojen rakentamiseen, niiden käyttämiseen ja jatkuvaan optimointiin.
Kuinka ulkoiset aivot rakennetaan
Oma suositukseni on tietysti tutustua ensin GTD-menetelmään. Sivustoltamme löytyy runsaasti materiaalia täysin ilmaiseksi, sekä luettavaksi että myös kuunneltavaksi podcastin muodossa.
Jos haluat vaikuttaa terävältä, luota muistiisi. Jos haluat saada jotain aikaan, käytä listoja.
– Peter McWilliam
David Allenin alkuperäisen (2001) Getting Things Done -kirjan päivitetty laitos ilmestyi 2015. Kirjaa ei valitettavasti ole saatavilla suomeksi, mutta menetelmästä löytyy 2018 toimittamani tiivistelmäkirja 5 askelta. Vertaistukea käyttöönottoon löytyy mm. Facebookista.
Ja tietysti menetelmän voi oppia myös sertifioidun GTD-koulutuksen tai –valmennuksen kautta.
