Tehtävälistat

Tekeminen, jonka täytyy tapahtua tiettyyn aikaan ja/tai tiettynä päivänä, kirjataan kalenteriin. Tekeminen, jonka ajankohdan tarkin määritys on niin pian kuin mahdollista, kirjataan seuraavien tehtävien listalle. Kalenterin ja seuraavien tehtävien listan lisäksi GTD:ssa on 2 muuta ensisijaista tehtävälistaa: projektit ja odottaa.

Odottaa-lista

Tälle listalle kirjataan kaikki asiat, joita odotat muilta. Odottaa-listoja voi olla useampia, eli voit luoda erilliset listat esim. koti- ja työasioille tai delegoiduille projekteille. Jos odotettavaan asiaan liittyy päivämäärä, laita päivämäärä näkyville ja aseta itsellesi muistutus hyvissä ajoin, mikäli tehtävänhallintaohjelmistosi tämän mahdollistaa. Ellei, kirjaa asia kalenteriisi muiden aikaan sidottujen tapahtumien tavoin. Hyvä käytäntö on joka tapauksessa kirjata odotettavaan asiaan päivämäärä, milloin kirjasit asian listallesi.

Huomaa, että monet delegoimasi asiat saattavat sisältää seuraavan toimenpiteen varmistamisen. Jos delegoimasi asian eteneminen koskettaa myös sinua, kirjaa se odottaa-listallesi.

Projektit

Tämä on lista kaikista, enemmän kuin yhden tehtävän tai vaiheen käsittävistä päämääristä, jotka haluat saavuttaa seuraavien 12 kuukauden aikana. Projektilistan ei tarvitse olla yhtään tätä monimutkaisempi. Projektit taas voivat olla vaikka kuinka monimutkaisia.

Projekti merkitään GTD:n projektilistalle siten, että sen nimi kuvastaa haluttua lopputulosta, esimerkiksi: Tiedän vaihtoehtoni jatko-opiskelupaikkojen suhteen. Ei Jatko-opiskelu. Kyse ei ole sanaleikistä, vaan näkökulmasta. Kumpi vie sinut helpommin haluttuun päämäärään: lista, jossa näet tavoitteittesi halutut lopputulokset seuraavien 12 kuukauden sisällä vai epämääräinen lista sanoja, jotka ovat “itsestäänselviä”, tai ainakin olivat silloin, kun kirjoitit ne listaan?

Seuraavien tehtävien lista(t)

Yleisin harhakäsitys GTD:sta lienee sen mieltäminen jonkinlaiseksi konteksteihin sidotun tehtävälistahallinnan synonyymiksi. Se, millaisia listoja käyttää, on hyvin yksilöllistä ja riippuu ensisijaisesti siitä, kuinka listoilla olevan tekemisen haluaa nähdä. Mistä siis tunnistaa, mikä on itselle sopiva tapa järjestää listat?

Konteksti – viitekehys

Lähdetään liikkeelle ostoslistasta. Se on yksiselitteinen lista tekemisestä tietyssä ympäristössä. Kun ruokaöljy on loppu, GTD:n käyttäjä kerää asian. Jos ostoslista on kännykässä sähköisesti saapuvilla, käsittely ja järjestäminen seuraavat välittömästi ja ruokaöljy järjestetään ostoslistalle. Kun seuraavan kerran ollaan kaupassa, muistutus ruokaöljyn ostamisesta tulee vastaan juuri silloin, kun sitä tarvitaan.

Tämä on käytännössä se yksiselitteisyyden taso, millä tehtävälistojen pitää olla. Lauantai-päivä, hieno ilma, eikä mitään ennalta sovittua tekemistä; pihalla (tai @piha…) -listalla voi olla listattuna asioita, joita voit hoitaa pihalla, niin pian kuin mahdollista, esim “leikkaa pensasaita”. Jos taivaalta sataa pieniä kiviä tai olet ulkomailla, ei pensasaidan leikkaamisen tarvitse tullakaan vastaan. Näet sen vaihtoehtona tekemiselle vasta, kun olet ihan pihalla.

Agendat

Monen työ sisältää säännöllistä kanssakäymistä kollegoiden, esimiesten ja alaisten kanssa. Agenda-listojen ajatus on toimia muistilistoina asioista, joista täytyy keskustella tietyn ihmisen tai ihmisten kanssa, seuraavan kerran kun ollaan tekemisissä. Tarpeesta riippuen voi luoda erillisiä listoja eri henkilöille (@pomo, @puoliso) tai pitää kaikki agendansa yhdellä listalla.

Kontekstien keskinäiset suhteet

Osa konteksteista on fyysisiä ympäristöjä; koti, konttori, kesämökki. Osa liittyy tiettyyn työkaluun; puhelin, tietokone, CRM. Ajatus asioiden listaamisesta tällä tavoin liittyy siihen, että asioiden niputtaminen ja niiden tekeminen kerralla tietyssä mielentilassa on yleensä helpompaa, kuin hyppiä työkalusta toiseen. Toinen konteksti saattaa olla alisteinen toiselle (tietokone tai CRM konttorille) tai useammalle muulle kontekstille (puhelin toimii sekä kotona että konttorilla). Tässä on syytä olla tarkkana. On helpompaa poimia tekemisensä yhdeltä asiayhteyteen sopivalta listalta, kuin surffata edestakaisin kolmen eri listan välillä.

David Allenin kirja, Getting Things Done, suosittelee liikkeellelähtöä muutamalla peruskontekstilla (kotona, konttorissa, puhelin, jne). 14 vuotta menetelmää käytettyäni omat listani ovat hyvin lähellä alkuperäistä ehdotusta. Järjestelmäänsä voi tietysti säätää kontekstien suhteen halunsa mukaan. Olennaista on vain varmistaa, että sen toimivuus on samaa luokkaa myös silloin, kun on pakko tehdä töitä, vaikka siihen ei suorituskyvyn puolesta olisikaan edellytyksiä. Ostoslista toimii myös pienessä kuumeessa – edellytä samaa yksiselitteisyyttä myös muilta seuraavien tehtävien listoiltasi.

Seuraava postaus pureutuu niihin käsiteltyihin asioihin, jotka eivät sisällä tekemistä; viitemateriaaliin (arkisto ja projektien tukimateriaali) ja joskus/ehkä -listoihin.