Getting Things Done -menetelmän työnkulku koostuu viidestä tietoisesti suoritettavasta askeleesta. Näistä askeleista ensimmäinen on: Kerää
Mitä pitäisi kerätä?
Kaikki mikä vaatii huomiotasi. Kaikki, mikä mahdollisesti sisältää tekemistä tai mitä tarvitset viitemateriaaliksi. Jos asia tuntuu vähäpätöiseltä, merkityksettömältä tai niin itsestäänselvältä, että muistat sen varmasti: kirjoita se ylös. Lähetitkö sähköpostin, johon odotat vastausta? Aiheuttaako vastaus tekemistä? Pitääkö vastaus saada tiettyyn päivään mennessä? Onko tekeminen erilaista jos vastaus tulee ajoissa tai myöhässä? Onko vastauksen saaminen niin tärkeää, että sinun pitää pitää kirjaa sen seuraamisesta? Soititko tai saitko puhelun, jonka sisältö mahdollisesti aiheuttaa tekemistä? Kuuluiko auton alta ylimääräistä kolinaa, kun ajoit hidasteen yli? Unohtuuko asia, kun olet taas tasaisella tiellä?
Miksi pitäisi kerätä?
Lyhytkestoinen muisti muistaa kerrallaan 4 hoidettavaa asiaa. Luovuus ja kyky ajatella ovat suoraan riippuvaisia käytössä olevasta ajattelukapasiteetista. Mitä enemmän pidät mielessäsi muistettavia asioita, sitä vähemmän kapasiteettia on käytettävissäsi.
Stressi heikentää keskittymiskykyä, mikä taas vaikuttaa kykyyn ajatella selkeästi.
Mieli on ajatusten saamista, ei varastointia varten.
- David Allen
Jos haluat toimia mahdollisimman tehokkaasti myös stressaavissa tilanteissa, anna itsellesi mahdollisuus tehdä selkeitä päätöksiä tyhjentämällä lyhytkestoinen muistisi täyteen hyötykäyttöön – kirjoita muistettavat asiat ylös! Älä käytä päätäsi samanaikaisesti vastaanottona, toimistona, tuotantona ja arkistona.
Miten pitäisi kerätä?
Tavalla johon voit luottaa 100 % varmasti. Jos katto vuotaa, vuotokohtien alle voi laittaa astioita. Astioita, joiden tiedät olevan ehjiä ja juuri oikean kokoisia kuhunkin vuotokohtaan. Voit luottaa siihen, että astiat eivät vuoda ja ehdit varmasti tyhjentää kaikki ajoissa. Ja tiedät, missä nämä astiat ovat. Vesilasi hankalasti saavutettavassa paikassa unohtuu ja valuu helposti yli.
Näihin astioihin ja keräysvälineisiin pätee yksinkertainen sääntö: Niiden pitää olla tarkoituksenmukaisia ja niitä pitää olla juuri oikea määrä. Niin vähän kuin mahdollista, mutta vähintään riittävä määrä.
Osa keräysvälineistä toimii automaattisesti, esimerkiksi sähköpostin saapuneet-kansio tai fyysinen postilaatikko. Osa taas vain käytettäessä, esimerkiksi puhelimen kamera tai muistivihko.
Olennaista on myös olla täysin tietoinen niistä välineistä, mitä keräämiseen käyttää. Hyvä käytäntö onkin silloin tällöin luetteloida keräämiseen käyttämänsä työkalut. Samalla voi miettiä, onko jonkin työkalun käyttötavassa mahdollisesti parantamisen varaa; jos otat puhelimella kuvia kerätäksesi asian, esimerkiksi fläppitaululle kirjoitetun muistiinpanon, voitko tai osaatko lähettää kuvan välittömästi esimerkiksi sähköpostiisi, mistä tiedät sen käsitteleväsi?
Lista työkaluista voi olla esimerkiksi:
- työ -ja kotisähköposti (tarkemmin näiden saapuneet-kansiot)
- postilaatikko
- kirjelokero
- puhelimen kamera ja/tai ääninauhuri
- muistivihkot (tämä ei saa olla sekalainen kokoelma, vaan tarkka lista vihkoista – isoista ja pienistä, autossa tai salkussa)
Inbox
Tämä on työkalu, joka voi nostaa tuottavuutesi täysin toiselle tasolle. Inbox voi olla esimerkiksi paperilokero tai riittävän kokoinen laatikko. Älä tee muistivihkoista, esitteistä tai postista epämääräisiä pinoja pitkin pöytiä. Kerää kaikki irtomateriaali yhteen paikkaan, josta tiedät käsitteleväsi sen. Tämä luo paitsi fyysistä, myös henkistä järjestystä. Voit olla varma siitä, että mahdollinen käsiteltävä tekeminen ei ole hautautunut jonnekin satunnaiseen paikkaan, vaan löytyy säännönmukaisesti vain yhdestä paikasta. Jos puhelin toimii keräystyökaluna ilman, että kerätyt asiat siirtyvät sieltä automaattisesti pois, voit opetella pistämään myös puhelimen inboxiin.
Olemalla tietoinen keräämisestä ja siihen käytetyistä työkaluista, voit olla varma siitä, että mikään asia ei jää sinulta huomioimatta. Saat asioista kiinni silloin, kun huomaat ne ensimmäisen kerran. Et siinä vaiheessa, kun ne leviävät käsiin.
Asiat eivät luonnollisestikaan liiku eteenpäin pelkällä keräämisellä. Voit luottaa keräämisen toimivan vain, jos tiedät käsitteleväsi keräämäsi asiat. Käsittely on GTD:n työnkulun seuraava askel, josta lisää seuraavassa kirjoituksessa.
