Mihin panostaisit juuri nyt?

Me kaikki pystymme vähän parempaan, sekä yksilöinä että organisaatioina. Käytössä olevilla resursseilla voidaan saavuttaa yleensä vähän enemmän. Pelkkä resurssien lisääminen ei kuitenkaan takaa sen kummemmin parempaa tai enempää aikaansaamista. Lisäeuro, jolla saadaan euron verran enemmän ei paranna tai kehitä prosessia millään tavalla. Lisäeuron tuottama lisäarvo kasvaa vain, kun se kohdistetaan vähintään yhteen neljästä tekijästä: selventämiseen, keskittymiseen, järjestelmällisyyteen tai tekemiseen.

 

Siivoaminen ja selventäminen

Toiminta, mikä ei automaattisesti ”siivoa jälkiään”, lisää prosessin kitkaa, vaatii lisätyötä ja kerryttää kuormaa, joka tekee korjausliikkeistä hitaampia. Mitä ei enää tarvita? Päättymättömiä projekteja, tarpeettomia käytäntöjä, sitoumuksia, joita ei koskaan neuvotella uusiksi, kuollutta painoa – hankkiutumalla eroon mistä tahansa, mikä vie tilaa ja huomiota tuottamatta arvoa – parannetaan virtausta ja kapasiteettia automaattisesti.Tämä edellyttää selkeitä, tarkoituksellisia toimenpiteitä. Ellei tekemisen prosessia/ työnkulkua arvioida säännöllisesti tästä näkökulmasta, rutiinit alkavat hyvin pian muistuttaa pyyntiin unohtunutta verkkoa. Siihen tarttuu yhtä lailla kalaa kuin risuja, ja siitä tulee hetki hetkeltä raskaampi ja vastenmielisempi käsitellä.

 

Keskittyminen

Henkisen ja fyysisen suorituskyvyn automaattinen kohdistaminen edellyttää kykyä keskittyä. Ilman keskittymistä suorituskyky häviää yleensä välittömästi. Mikä tarkoitus tällä …palaverilla, ehdotuksella, lomalla, osastolla, työpöydällä, työllä on? Mitä me yritämme tehdä? Mihin me pyrimme? Selkeät vastaukset näihin kysymyksiin synnyttävät energiaa, jolla saadaan tuloksia vähemmällä vaivalla. Keskittyminen vaatii keskittymiskykyä, eli tietoisen päätöksen keskittyä. Kun ei keskitytä tietoisesti, huomiokyky kyllä löytää virikkeitä mistä tahansa ja kaivautuu vaivatta lähimpään kaninkoloon.

 

Järjestelmällisyys

Ympärilläsi olevat fyysiset rakenteet ovat olemassa selkeän tarpeen vuoksi; mukavuuden, suojan, tuen, viestinnän, keskittymisen tai näkyvyyden. Ilman näitä rakenteita joutuisimme vastaamaan niiden tarjoamasta palvelusta omalla kehollamme. Ilman kalenteria emme varmasti tietäisi yhtä selkeästi mitä olemme sopineet kuin kalenterin kanssa. Ellei puhelimeen vastaaminen olisi jonkun työtä, kaikkien huomiokyky varattaisiin aina, kun puhelin soi. Jos rumpukapulani ovat hukassa, kun konsertti alkaa, se rajoittaa olennaisesti mahdollisuuksiani soittaa mukana. Rakenteet eivät ole olemassa itsestään. Jatkuvan parantamisen näkökulma onkin kysyä säännöllisesti, miten saan tämän järjestettyä paremmin, miten teen tästä mahdollisimman sujuvaa?

 

Tekeminen

Liikkuminen on vaivattomampaa, kun olet jo liikkeessä. Korjausliike vaatii vähemmän energiaa kuin liikkeellelähtö. Tuntemattoman ja epätäydellisyyden mahdollisten negatiivisten seurausten pelko jumittaa liikkeen ennen kuin se syntyy. Jos jonkin pitää olla eri tavalla kuin nyt ja sitä, mitä käytännössä pitää tapahtua ei ole missään vaiheessa määritelty, asia ei koskaan muutu tai etene. Miltä tekeminen näyttää? Seuraavan fyysisen, näkyvän tekemisen määrittely on usein avain jumiutuneen tilanteen liikkeelle saamiseen. Edellytyksenä on kyky vastata tähän kysymykseen täsmällisesti. Sen mitä kohti pyritään tai seuraavan liikkeen ei tarvitse olla täydellisesti määriteltynä, kun asiat pitää polkaista käyntiin.

 

Kuiru-tyyppisen veneen tekoa

Mihin panostaisit juuri nyt? (Museovirasto, Esko Aaltonen, 1929)

 

 

Siistiltä, keskittymiskykyiseltä ja aktiiviselta osastolta voi puuttua täsmällinen toimenkuva, mistä johtuen kukaan ei oikein ole varma siitä, mitä juuri nyt kannattaisi tehdä. Tiimillä voi olla erinomainen kokoonpano, joka tekee koko ajan ylitöitä, inboxit tyhjinä, epävarmoina siitä, mitä lopputuotteen oikeastaan piti olla. Toimari voi olla järjestelmällinen, äärimmäisen hyvin perillä tavoitteistaan ja täysin kyvytön etenemään jatkuvien viestipyyntöjen ja liian täyden kalenterin vuoksi.

 

Panosta parempaan

Kestävällä tavalla korkean suorituskyvyn omaava henkilö nappaa automaattisesti kiinni asioista, joihin huomiokyky kiinnittyy, käsittelee nämä asiat yhdessä muun jatkuvasti sisääntulevan informaation kanssa selkeäksi tekemiseksi ja käy nämä sitoumukset säännöllisesti ja kriittisesti läpi. Mikä kuuluu minulle? Mikä on olennaista juuri nyt sen kannalta, mitä halutaan aikaansaada? Jos tuntuu, että tämä ei ole vakituinen toimintatapasi, mikä näistä neljästä aihealueesta on se, mikä kaipaa lisäpanostusta?

Mikä olisi selvä kehittämiskohde organisaatiossasi – tai yksityiselämässäsi? Ovatko asiat selviä, voitko keskittyä niihin, ovatko ne järjestyksessä ja onko se, mitä pitää tehdä, selkeästi määriteltyä? Mihin panostaisit juuri nyt? Panosta parempaan.

 

Inspiraatio: David Allen

, , , , , ,

Ei kommentoitu

Vastaa