3. Helsinki GTD-meetupin (20.6.2016) aiheena olivat projektit. Seuraava kirjoitus on yhteenveto alustuksestani ja harjoituksesta projektilistan tarkastamiseen.
Mikä on projekti?
Getting Things Done -menetelmä määrittelee projektiksi minkä tahansa halutun lopputuloksen, jonka valmiiksi saattamiseen tarvitaan enemmän kuin yksi vaihe. Projekti voi olla yhtä hyvin uuden työntekijän palkkaaminen, lomamatka tai seuraavan lukukauden oppikirjojen hankkiminen. Projektilla on selkeä “valmis”, onnistunut lopputulos. Projekti on asia jota ei itsessään voi tehdä, mutta joka valmistuu suorittamalla projektiin kuuluvat tehtävät.
Projektien hallinta edellyttää projektilistan ylläpitämistä. Projektilista on käytännössä lista lopputuloksista, jotka halutaan saavuttaa seuraavien päivien, viikkojen ja kuukausien, eli alle vuoden pituisen jakson aikana. Projektilista käydään läpi viikoittain viikkokatsastuksessa. Projektien määrä vaihtelee; yleensä kenellä tahansa on ajankohdasta riippuen 30-150 projektia.
Projektin suunnittelu
Käsittelyvaiheessa projektin suunnittelu olisi hyvä rajoittaa halutun lopputuloksen ja seuraavan tehtävän selvittämiseen. Tämä sen vuoksi, että varsinaiseen käsittelyvaiheeseen on helpompi keskittyä, kun kaikkia kerättyjä asioita ei lähdetä purkamaan atomitasolle asia kerrallaan.
Monen projektin kohdalla halutun lopputuloksen ja seuraavan tehtävän määrittely on riittävä suunnittelun taso. Jos projektin suunnittelu vaatii enemmän aikaa, käsittelyvaiheessa voidaan varata tähän sopiva ajankohta.
Suunnittelun tulisi vastata projektin mittakaavaa; jos kyseessä on monivaiheinen, useita aliprojekteja vaativa kokonaisuus, suunnittelussa käytettyjen työkalujen pitäisi skaalautua tähän. Olennaista on tunnistaa, milloin suunnitteluun riittää muistivihon sivu, milloin taas tarvitaan Gantt-taulukkoa; eli työkalut tarpeen mukaan.
Projektin suunnittelu on riittävällä tasolla, kun projekti ei enää vaivaa millään tavalla.
– David Allen
Getting Things Done -kirjassa on esitelty 5-vaiheinen Luontevan suunnittelun malli (natural planning model), joka tarjoaa assosiatiivisen ja erittäin nopean mallin perinteisten lineaaristen suunnittelumallien rinnalle tai tilalle.
Projektien tukimateriaali
Onnistunut projektinhallinta edellyttää, että varsinainen tekeminen on erotettu tukimateriaalista. Yksittäiset tehtävät löytyvät seuraavien tehtävien listoilta tai kalenterista, projektin nimi ja määrittely projektilistalta ja tukimateriaali paikasta, joka on projektin suorittamisen kannalta optimaalinen. Eli helposti saatavilla jos ja kun yksittäisten tehtävien suorittaminen sitä vaatii.
Sähköisen tukimateriaalin voi käytetystä ohjelmistosta riippuen linkittää suoraan tehtävään ja/tai projektin määrittelyyn. Koska useimpien pidempikestoisten projektien tukimateriaali muuttuu ja (yleensä) kasvaa projektin edetessä, myös projektien tukimateriaali on syytä käydä läpi viikkokatsastuksen yhteydessä.
Projektit ajan tasalle
Tällä harjoituksella on kaksi käyttötarkoitusta; harjoituksen voi tehdä kun haluaa antaa omalle projektilistalleen tarkempaa huomioita, toisaalta harjoituksella voi hakea rutiinia projektien tarkempaan läpikäyntiin viikkokatsastuksen tai projektien määrittelyn yhteydessä. Harjoitusta varten tarvitset projektilistasi, seuraavien tehtävien listat, kalenterin ja projektien tukimateriaalit.
Kuvastaako projektin nimi valmista tilaa?
- Käy projektien nimet läpi projektilistalta. Tämä voi menetelmän käytön alkuvaiheessa tuntua huuhaalta, mutta projektien nimen valinnalla on yllättävän suuri psykologinen merkitys. Kokeile jos et usko. Jos tuntuu, että muutaman kuukauden kokeilulla ei ole kohdallasi vaikutusta, voit aina palata aiempaan nimeämiskäytäntöösi. Eli “talvirenkaat” = “autossa on uudet talvirenkaat”.
Onko jokaisella projektilla vähintään yksi seuraava tehtävä määriteltynä?
- Tai kalenterimerkintä? Tai muistutus Odottaa-listalla? Olennaista on, että järjestelmässä on määritettyä ainakin yksi asia, mille voit tehdä jotain että projekti liikkuu eteenpäin.
- Vastaako tehtävän nimi fyysistä tekemistä? Tämä menee samaan sarjaan projektin nimen valinnan kanssa. Kynnyksen tekemiseen tarttumiseen pitäisi olla niin matala kuin mahdollista. Kun tekeminen on määritetty näkyvän fyysisen toimenpiteen tasolle, ei tekemisen tavan ajattelu ole enää tekosyy tekemisen lykkäämiselle. Eli “äiti” = “soita siskolle äidin tulevasta syntymäpäivästä”.
Piilossa olevat projektit
- Tarkasta, onko tehtävälistalla tehtäviä, jotka ovat itse asiassa projekteja. Jos listoilla on tehtäviä jotka eivät tunnu liikkuvan millään eteenpäin, voi kyseessä olla projekti, jonka määrittely on jäänyt puolitiehen. Käy tällä tavalla läpi kaikki tehtävät, jotka eivät kuulu selkeästi määriteltyyn projektiin. Kirjaa mahdolliset piilossa olevat projektit erilliseen listaan, käsittelet ne hetken kuluttua.
Projektit kalenterissa
- Käy läpi kalenteritapahtumat. Liittyykö kalenterimerkintä projektiin jota ei ole määritelty? Käy kalenteria läpi pari viikkoa taaksepäin ja vähintään kuukausi eteenpäin.
Pään tyhjennys
- Kun projektilista on tällä tavoin käyty läpi, tee pään tyhjennys (mind sweep), eli kirjoita ylös kaikki päässä pyörivät ajatukset. Todennäköisesti saat kiinni ainakin muutaman projekteihin liittyvät asian. Voit käyttää apunasi erilaisia tukisanalistoja, jotka liittyvät esim työhön, vapaa-aikaan tai vastuualueisiin.
Käsittele kerätyt asiat
- Käy asia kerrallaan läpi mahdolliset aiemmin löytämäsi piilossa olevat projektit ja pään tyhjennyksessä listaamasi asiat. Määrittele halutut lopputulokset ja näihin liittyvät seuraavat tehtävät. Jos jokin projekti vaatii enemmän suunnittelua, varaa aika tällä suunnittelulle.
Kun projektilista on ajan tasalla, voit halutessasi tehdä yhden ylimääräisen askeleen vielä laajemman näkökulman saamiseksi. Käy projektit läpi yksi kerrallaan ja kysy, minkä vuoksi teet juuri tämän projektin, mitä tämän projektin valmistuminen edesauttaa. Liittyykö valmistuminen johonkin ylläpidettävään asiaan, eli vastuualueeseen? Vai liittyykö se joko vastuualueen kautta tai suoraan osaksi jotain pidemmän aikavälin tavoitetta?
Jos et ole näitä tarkastelutasoja aiemmin millään tavoin listannut, voi projektilistan läpikäynti tällä ajatuksella antaa siihen hyvän lähtökohdan. Tämä on myös hyvä harjoitus sen suhteen, että toisinaan aikaa tulee käytettyä asioihin, jotka eivät oikeastaan edistä yhtään mitään – enkä tässä viittaa ns. joutoaikaan; sen olemassaolo on tuottavuudelle ja luovuudelle aivan yhtä tärkeää kuin varsinainen “aktiivinen” aika. Jos siis et löydä syytä, miksi projektin teet, voi ehkä kyseenalaistaa, miksi projekti ylipäänsä on listallasi.
Onko projektin valmistuminen realistista
Projektilistan ehkä suurin arvo sen käyttäjälle on mahdollisuus tarkastella kulloinkin päällä olevaa työkuormaa. Kun kaikki useampia työvaiheita sisältävät kokonaisuudet on listattu yhdeksi selkeäksi listaksi, on helpompaa arvioida, miten käytettävissä oleva aika riittää tämän kaiken suorittamiseen. Jos suoritit viimeisen ylimääräisen vaiheen, on priorisointi huomattavasti helpompaa sen suhteen, mitä joudut neuvottelemaan uusiksi tai lykkäämään myöhemmäksi, eli siirtämään Joskus/ehkä -listallesi.
Käyn itse oman järjestelmäni läpi tavallista perusteellisemmin yleensä neljä kertaa vuodessa. Otollisin ajankohta omalla kohdallani on joko lomaa edeltävä viikko tai välittömästi loman alussa. Todennäköisyys sille, että jokin projekti tai pidemmän aikavälin tavoite alkaa vaivaamaan loman aikana, on huomattavasti pienempi, kun sitoumukset seuraavien 1-12 kk sisällä on tällä tavoin päivitetty ajan tasalle.
Helsinki GTD-meetup
Helsinki GTD-meetup on kaikille Getting Things Done -menetelmästä ja henkilökohtaisesta ja/tai yhteisön/yrityksen tuottavuudesta ja sen kehittämisestä kiinnostuneille avoin tapaaminen. Tapaamisen ohjelma sisältää alustuksen kulloinkin käsiteltävästä aiheesta, esityksiä ja vapaata keskustelua. Tapaamisen ajatuksena on verkostoituminen ja oppiminen vertaistuen kautta. Parhaiten pysyt ajan tasalla tapaamisista liittymällä osoitteessa www.meetup.com/Helsinki-GTD-Meetup
