Kaikenkattava ja ajantasainen projektilista on yksi toimivan GTD-järjestelmän kulmakivistä. Tässä 10 vinkkiä projektien määrittelyyn ja hallintaan:
1. Projekti on mikä tahansa haluttu lopputulos, jonka haluat kuitata valmiiksi seuraavien 12 kk kuluessa.
2. Ajattele projektilistaa sisällysluettelona kaikesta siitä, minkä olet tällä hetkellä sitoutunut saamaan valmiiksi.
3. Useimmilla on 10-100 ajankohtaista projektia, henkilökohtaiset ja työprojektit mukaanlukien.
4. Jokaisella projektilla on oltava koko ajan vähintään yksi määritetty seuraava tehtävä, odottaa- tai kalenterimerkintä, että projekti liikkuu kohti lopputulosta.
5. Projektit, joilla ei ole mitään ylläolevista, eivät ole enää ajankohtaisia ja ne voidaan poistaa tai siirtää joskus/ehkä -listalle.
6. Projektiin liittyvä tuleva tekeminen, joka tulee ajankohtaiseksi vasta jonkin ehdon täytyttyä tai asian tapahduttua, ei kuulu seuraavien tehtävien listalle, vaan on pidossa projektisuunnitelmassa.
7. Projektilista ja projektisuunnitelmat käydään läpi osana GTD Viikkokatsastusta. Katsastus varmistaa että jokaisella projektilla on vähintään yksi seuraava tehtävä, odottaa-, tai kalenterimerkintä siirtämässä projektia eteenpäin ennen seuraavaa Viikkokatsastusta.
8. Projektiin liittyviä tehtäviä voi olla kerrallaan aktiivisena useampikin kuin yksi, kunhan nämä tehtävät ovat rinnakkaisia eli niiden suorittaminen ei vaadi, että toinen samaan aikaan aktiivinen tehtävä pitää suorittaa ensin.
9. Projektin nimi kuvaa projektin valmista tilaa – haluttua lopputulosta. Mitä ”valmis” tarkoittaa?
10. Projektin nimellä on merkitystä! Hyvin määritetty – jopa yltiöpositiivinen nimi motivoi. Olen koulutuksissa huomannut että tämä on suomalaisille ajoittain haasteellista (kun perusoletus tuntuu olevan, että projekti nyt ei kuitenkaan mene kuin Strömsössä). Käytännössä positiivinen nimeäminen kuitenkin toimii. Jos säännöllisesti näkee listan asioista, joiden valmistuminen siirtää asioita eteenpäin ja yleensä parempaan suuntaan, ajattelutapa muuttuu ja projektilistan näkeminen motivoi.
Esim. ”Suomalaiset yritysjohtajat ovat kansainvälisesti tunnettuja siitä, että saavat työnsä hoidettua tyylikkäästi ja vaivattoman oloisesti normaalin työajan puitteissa (ja oppivat karistamaan harteiltaan tehottomilla, ympäripyöreillä viikoilla hankitun marttyyrin viitan)”.
(11. Tuon viimeisen kohdan saavuttamisessa pelkkä ammatillinen osaaminen ei muuten riitä, siihen tarvitaan kokonaisuuksien hallintaa, esim. GTD:tä.)
Kuinka hyvin nämä 10 kohtaa ovat omalla kohdallasi hallussa? Huomaatko puutteita? Tai mikä toimii tällä hetkellä erinomaisen hyvin omassa projektinhallinnassasi?
