Kolmas vaihe GTD:n viisivaiheisella polulla on asioiden järjestäminen tavalla, joka vastaa niiden merkitystä.
Käsittely ja järjestäminen
Kun asia on ensin kerätty, se käsitellään. Käsittelyn tuloksena asialla on vain 6 merkitystä:
- roskaa → hävitä
- viitetietoa → tallenna saataville tai arkistoi
- haluat arvioida asiaa myöhemmin uudelleen → joskus/ehkä -lista, pitoon
- tekeminen vie alle 2 minuuttia → tee heti
- asia kuuluu jonkun muun hoidettavaksi → delegoi
- asian tekeminen vie kauemmin kuin 2 minuuttia → lykkää tehtäväksi myöhemmin
Asian järjestäminen saapuville oikealla tavalla on ratkaisevan tärkeää. Vain näin asiat lähtevät liikkumaan eteenpäin. Tapa, jolla asiat on järjestetty, määrittelee käytännössä, miltä GTD-käyttäjän systeemi näyttää. Järjestämisen malli ei ole kiveen kirjoitettu ja “oikea” tapa riippuu aina siitä, millainen työnkulku systeemin käyttäjällä on. GTD menetelmänä antaa suosituksia ja ohjeita parhaista, toimiviksi havaituista käytännöistä.
Käsittely ja järjestäminen tapahtuvat yleensä lähes yhtä aikaa. On kuitenkin syytä olla hyvin tietoinen siitä, että nämä ovat kaksi erillistä vaihetta. Jos asian käsittely on puutteellinen, tekemisen ja merkityksen määrittely jäävät puolitiehen, asian järjestäminen tehtäväksi todennäköisesti epäonnistuu.
Järjestämisen parhaat käytännöt
Järjestämiseen pätee kaksi yksinkertaista ohjetta:
Merkitys vastaa paikkaa.
Niin yksinkertaisesti kuin mahdollista, mutta ei yksinkertaisemmin. (Albert Einstein)
Oletetaan, että huomenna pitäisi ottaa jotain mukaan töihin. Tuo asia on fyysisesti niin iso, että se ei mahdu laukkuusi. Kuinka varmistat, että asia lähtee varmasti mukaan? Vastaus on yksinkertainen, ja molemmat ohjeet pätevät siihen. Jos et keksinyt, vastaus löytyy esimerkiksi täältä.
Tyypillisessä GTD-systeemissä käsitellyt asiat, jotka sisältävät tekemistä on järjestetty seuraaviin luokkiin:
- seuraavat tehtävät
- odottaa-lista
- projektilista
- kalenteri
Asiat, jotka eivät sisällä tekemistä, järjestetään seuraavasti:
- projektien tukimateriaali
- käsiarkisto
- joskus/ ehkä -lista, muistutuslista
Järjestäminen on vaiheena niin kokonaisvaltainen, että jaan sen pureskelun kolmeen erilliseen postaukseen. Ensimmäisenä käsittelen kalenterin.
Kalenteri
Kalenterissa merkitys vastaa paikkaa kirjaimellisesti. Paikka on paitsi fyysinen sijainti, myös täsmällinen ajankohta. Kalenteriin kuuluu vain kolme asiaa, ei mitään muuta:
- asiat, joiden pitää tapahtua tiettynä päivänä
- asiat, joiden pitää tapahtua tiettyyn kellonaikaan
- asiat, joista pitää olla tietoinen tiettynä ajankohtana
Helppoa ja yksinkertaista? Kyllä, jos tästä säännöstä pitää tiukasti kiinni. Kalenteriin pitää voida luottaa 100% varmasti, ja se onnistuu vain tätä sääntöä noudattamalla. Tuottavuushipstereiltä löytyy runsaasti erilaisia menetelmiä ja malleja kalenterin säätämisen. Nämä toimivat yleensä hienosti, jos kaikki muuttujat toimivat aina täsmälleen samalla tavalla. Muutokset, esimerkiksi sairastumiset tai virheistä johtuvat viivästykset, sotkivat hienoviritetyn systeemin helposti. GTD:n kalenteriohje toimii erinomaisesti myös silloin, kun muuttujat toimivat tavalla, jota ei voi ennakoida.
Jos odotat vastausta järjestämäsi tapahtuman osallistujilta vain ja ainoastaan tiettynä päivänä (tuon päivän kuluessa), sen merkintätapa on itsestään selvä. Samoin, jos olet sopinut esimerkiksi hammaslääkäriajan. Kalenteriin merkattu vuosi- tai syntymäpäivä ei muutu, vaikka kuinka haluaisit neuvotella sen toiseen ajankohtaan.
Sovittuihin aikatauluihin voi toki tulla muutoksia. Säätäminen helpottuu kuitenkin huomattavasti, jos kalenteri ei ole täynnä asioita, joiden pitää tapahtua mahdollisimman pian, mutta ei kuitenkaan välttämättä juuri tiettynä päivänä. Kalenterin suhteen sitoumuksista pyritään pitämään kirjaimellisesti kiinni.
Kalenterin käytöstä ei kannata tehdä liian vaikeaa rakentamalla sen ympärille monimutkaisia rakenteita ja käytäntöjä. GTD:n määritelmän mukaiset kolme asiaa riittävät todistetusti varsin mainiosti yhtälailla kohtalaisen kokoisten maiden johtajille kuin opiskelijoillekin.
Ainoa asia, jonka punnitseminen jää kalenterin käyttäjän omaan harkintaan, on toteuttamisajankohdaltaan väljempien asioiden merkkaamistapa. Esimerkiksi asiat, joiden pitää tapahtua tietyn viikon puitteissa. Näiden suhteen täytyy tuntea omat työskentelytapansa; mistä asia tulee vastaan niin, että se varmasti tulee hoidettua tuona ajanjaksona. Yksi vaihtoehto on merkitä asia koko viikolle. Toinen vaihtoehto on käyttää seuraavien tehtävien listaa, olettaen, että voi olla varma siitä, että tuolta listalta asia tulee hoidettua viikon aikana.
Seuraavaksi käydään läpi juuri näitä tehtävälistoja.
