Mikä sähköposti on?

Sähköposti on merkittävin työviestinnän väline monella alalla. Vaikka pikaviestipalvelut kasvattavat suosiotaan koko ajan, sähköposti on edelleen ylivoimaisesti käytetyin.

Se, millainen rooli sähköpostilla työssä on, riippuu työn luonteesta; toiselle sähköpostin informaatio on lähinnä viitetietoa, toiselle se tarkoittaa tehtävää työtä. Toisen työn luonne tekee sähköpostiohjelmasta pääasiallisen työympäristön, toisessa työssä sähköpostissa käydään hetkellisesti ja varsinainen työ suoritetaan toisessa (ohjelma)ympäristössä.

Olennaista on tunnistaa sähköpostin rooli oman työn kannalta. Jos mietit omaa työnkuvaasi; onko sähköpostiohjelman oltava auki koko ajan viitetiedon tai viestinnän takia, vai käytkö siellä vain satunnaisesti käsittelemässä saapuneet viestit?

 

Mikä ei toimi

Jos ajattelet tavallista kirjepostilaatikkoa ja tapaa prosessoida sitä kautta tuleva informaatiota, saat paremman näkökulman sähköpostin hoitamiseen. 

Aikamatka 1980-luvun toimistoon näyttää työpöydän, jolla on kirjelokero. Siihen tuodaan (tai itse haetaan) saapunut posti. Vaihtoehtoisesti lokeroa ei ole, ja sisään tuleva posti löytyy keskeltä työpöytää. Tai edellisen päivän tai viikon postipinon päältä. Tai tuolilta kun pöydälle ei enää ole mahtunut lisäpostia. Tänä päivänä kenenkään työpöytä ei todennäköisesti näytä enää tältä? Kirjeposti on kuollut – tai henkitoreissaan?

Työn tekemisen kannalta maisema on haastava. Mistä tunnistaa tekemisen, mistä erottaa viitetiedon, onko seassa pelkkää roskaa?

Tuossa aikamatkan kauhukuvassa on kolme asiaa pielessä;

1. Saapuvalle tiedolle ei ole selvästi rajattua paikkaa, informaatio valuu sinne tänne,
2. Asioita ei käsitellä systemaattisesti. Poimitaan jotain satunnaista, tai tartutaan siihen, mikä sillä hetkellä tuntuu tärkeimmältä.
3. Tekemistä ja viitetietoa ei ole järjestetty millään tavalla mihinkään muualle (kuin läjään pöydälle).

 

Zen

Optimitilanne sähköpostin käytössä vastaa siistiä työpöytää, jolla on kirjelokero.

1. Sisääntuleva materiaali kerätään hallitusti vain yhteen rajattuun paikkaan.
2. Käsittely tapahtuu asia kerrallaan, päällimmäinen kirje, paperi tai paketti ensimmäisenä.
3. Käsitellyt asiat järjestetään tavalla, jossa asian merkitys vastaa paikkaa – riippumatta siitä, sisältävätkö ne tekemistä vai eivät.

 

Vaiheet ja niiden pullonkaulat

Jos edellä mainitut kolme vaihetta eivät ole hallussa, epäonnistumisen resepti on kasassa. Keräämisen ja käsittelyn onnistumisen suhteen kyse on työtavan muuttamisesta, ei uuden taidon oppimisesta. Se, kuinka suuri työ järjestäminen on, riippuu siitä mitä jo osaat ja mitä olet valmis opettelemaan.

Kerääminen tapahtuu sähköpostissa automaattisesti. Posti kilahtaa laatikkoon ilman sen kummempaa vaivannäköä. Pohtimisen arvoista on, kuinka usein saapuvan postin kilahdus pitää oman työn onnistumisen kannalta kuulla. Onko työn luonteen kannalta parempi, että saat pidempiä jaksoja, jolloin voit keskittyä johonkin muuhun, kuin sähköpostin lukemiseen vai kuuluuko työn luonteeseen se, että olet koko ajan tavoitettavissa ja sähköpostin välitön käsittely on olennaista? Viimeinen kilahdus ajaa aina edellisen, kesken olevan työtehtävän yli?

Käsittely on mekaaninen prosessi. Jos käsittely ei ole hallussa, asiat jäävät hoitamatta, tekeminen sekoittuu viitetietoon ja roskaan, ja kynnys tarttua tekemiseen nousee. Kaiken informaation käsittely tapahtuu yksinkertaisen prosessin mukaan:

1. sisältääkö asia tekemistä?
   1. kyllä
      1. jos tekeminen vie alle 2 minuuttia → tee se heti
      2. kuuluuko tekeminen sinulle vai jollekulle muulle → delegoi
      3. lykkää yli 2 minuuttia vievä tekeminen tehtäväksi myöhemmin, joko
         1. kalenteriin tai
         2. tehtävälistoille
   2. ei
      1. jos asia on roskaa → hävitä se välittömästi (Delete!!!)
      2. jos asia on viitetietoa → tallenna se saapuville sille kuuluvaan paikkaan
      3. asia ei ole ajankohtainen nyt → siirrä se
         1. joskus/ehkä -listalle tai
         2. aseta siitä muistutus myöhempään ajankohtaan

Jokainen tietotyöläinen osaa nämä kaikki käsittelyn vaiheet, harva kuitenkaan suorittaa tämän askeleen tietoisesti. Tämän prosessin tietoinen käyttäminen poistaa yhden pahimmista sähköpostin käytön pullonkauloista.

Järjestäminen on askel, joka loppujen lopuksi määrittelee, miltä sähköpostisi näyttää.

 

Älä koskaan järjestä yhtään mitään, ennen kuin olet tietoisesti käsitellyt sen!

 

Pahimmat järjestämiseen liittyvät pullonkaulat ovat:

• Ei osata käyttää sähköpostiohjelmaa. Käytätkö kansioita vai tunnisteita vai molempia? Onko selkeämpää nähdä viestit keskustelunäkymässä vai yksittäisinä viesteinä? Tähän ei ole oikotietä; jos vietät sähköpostiohjelman parissa puolikaan tuntia päivässä, helpotat omaa elämääsi huomattavasti opettelemalla ohjelman käytön kunnolla. Kynsienleikkuukaan ei onnistu, jos ei osaa käyttää kynsileikkuria, viilaa tai saksia. Käyttäisitkö kulmahiomakonetta vuosien ajan tunnin tai pari päivittäin opettelematta, miten terä vaihdetaan?
• Tehtävänhallintasovellus tai seuraavien tehtävien listat puuttuvat. Suurin osa sähköpostiohjelmista sisältää jo itsessään tehtävänhallintasovelluksen. Voit sivuuttaa tehtävänhallintasovelluksen (tai paperiset tehtävälistat) vain, jos lähes kaikki työn tekeminen tapahtuu sähköpostisovelluksen sisällä.
• Viitetieto on järjestetty monimutkaisen hakemistorakenteen taakse. Jos viesti itsessään ei sisällä olennaista viitetietoa, tallenna pelkkä liite. Kaikissa yritystason sähköpostiohjelmissa on kehittynyt hakutoiminto, joka mahdollistaa nopeiden hakujen tekemisen. Opettele hakutoiminnon käyttö ja pyri pitämään hakemistorakenne mahdollisimman yksinkertaisena. Kaksi hakemistotasoa on lähes missä tahansa työssä ehdoton maksimi.
• Siivouksen puute. Sähköpostiohjelma vaatii ajoittaista ylläpitoa. Jos omistat moottoripyörän, laitatko sen syksyllä talvisäilytykseen vain sammuttamalla moottorin? Keväällä hyppäät satulaan ja matka jatkuu? Uskaltaisin väittää, että aika moni motoristi viettää sähköpostin parissa enemmän aikaa kuin satulassa. Ja aika moni motoristi käyttää pyöränsä ylläpitoon enemmän aikaa kuin sähköpostiohjelmansa ajan tasalla pitämiseen. Poista tai arkistoi se viitetieto mitä et enää tarvitse. Nimeä kansiot vastaamaan paremmin sen hetkistä tilannetta tai poista vanhentuneet tunnisteet käytöstä.

Ja vasta-argumentteja ja niiden vasta-argumentteja:

• Vihaan sähköpostiohjelman käyttöä! Ojankaivaminen lapiolla on myös kunniallinen ammatti. Jos ammattia vaihdettuasi kuitenkin huomaat vihaavasi lapiotasi, voisitko ehkä vaihtaa tai tuunata lapiota?
• En tarvitse tehtävänhallintasovellusta, kun kaikki tekeminen löytyy saapuneet-kansiosta! Löytyykö saapuneet-kansiosta myös viitetieto? Sisältävätkö viestit myös sen tiedon, miltä “valmis” tai “tekeminen” näyttää, ja missä tekeminen tapahtuu? Kuinka vanha on kansion vanhin tekemistä sisältävä viesti? Jos tekisit aikamatkan 1980-luvun alkuun, miltä työpöytäsi näyttäisi? Kuvaako pöydän peittävä pino avattuja kirjeitä tehokkuuttasi ja järjestelmällisyyttäsi?

 

Sähköpostietiketti

Muiden tapaan käyttää sähköpostia et voi juurikaan vaikuttaa (paitsi tietysti jos maksat heidän palkkansa). Sen sijaan voit laittaa hyvän kiertämään ja pitää huolta siitä, että lähettämäsi viestit mahdollistavat postin kitkattoman käsittelyn:

• Pyri sisällyttämään vain yksi asia yhteen viestiin. Jos viestissä käsitellään useampaa asiaa, varmista että ne liittyvät samaan asiakokonaisuuteen.
• Jos viestin pituus on yli 5 lausetta, soita ja/tai sovi tapaaminen.
• VL: Re: (No Subject) → Kirjoita yksiselitteinen ja helposti luettava otsikko, joka kertoo lukijalle heti mistä on kysymys.
• TÄMÄ ON EPÄSELVÄÄ LUETTAVAA RIIPPUMATTA SIITÄ HALUATKO HUUTAA!
• Sisällytä muut yhteystietosi ainakin sähköpostikeskustelun ensimmäiseen viestiin.

 

Kuinka siis otan haltuun sähköpostilaatikkoni ja saapuneet-kansion kaikki 13729 viestiä?

Opettele ensin GTD:n työnkulun kolme ensimmäistä vaihetta niin, että ymmärrät mistä on kysymys.

 

Kirjoita sitten paperille vastaukset:

1. Mitä tietoa sinulle sähköpostin kautta tulee?
2. Kuuluuko työn luonteeseen viettää aikaa sähköpostiohjelmassa koko ajan, vai vain ajoittain?
3. Mitä viitetietoa haluat sähköpostissa säilyttää?

 

Sen jälkeen opettele:

1. Käyttämään sähköpostiohjelmaa: opettele tekemään kansioita, käyttämään tunnisteita ja hakemaan tietoa tallennetuista ja lähetetyistä sähköposteista. Luomaan kalenterimerkintöjä tai tehtäviä suoraan sähköpostista.
2. Käyttämään tehtävänhallintasovellusta. Joko sähköpostiin sisältyvää tai ulkoista ohjelmaa. Tai paperilla olevia tehtävälistoja.

 

Ja (kun edellämainitut asiat on hoidettu):

1. Luo hakemisto (tai tunniste) -rakenne, joka on itsellesi täysin itsestäänselvä. Kansiot voit nimetä esim. vain viitetiedoksi, tilauksiksi, tilausvahvistuksiksi, projektien nimillä, matkoiksi, jne jne (eli tarpeesta riippuen, minkä perusteella haluat tietoa etsiä). Olennaista on vain se, että löydät hakemasi tiedon mahdollisimman nopeasti.
2. Luo kansio “rästityöt” (tai joku muu, vähintään yhtä vetävällä nimellä varustettu kansio tai tunniste).
3. Siirrä kaikki kolmea kuukautta (3+ kk) vanhemmat viestit tuohon kansioon ja varaa kalenteriisi ensi viikosta lähtien viikoittain tunti, jolloin käsittelet aiemman prosessin mukaan tuossa kansiossa olevat viestit uusimmasta vanhimpaan.
4. Luo kansio “räjähdysvaara” (tms) ja siirrä sinne jäljellä olevista viesteistä kaikki kuukautta (1 kk) vanhemmat. Varaa kalenteristasi kuluvalle viikolle niin paljon aikaa, että saa käsiteltyä kaikki tuossa kansiossa olevat viestit.
5. Käsittele niin pian kuin mahdollista kaikki saapuneet-laatikkoon jääneet viestit. Olen avustanut pahimmillaan n. 1200:n tällä tavalla saapuneet laatikkoon jääneen viestin käsittelyssä. Kuten aiemmin kirjoitin, käsittely on mekaaninen prosessi, ja jopa tällaisen määrän voi käsitellä aika sujuvasti yhdeltä istumalta.
6. Varaa kalenteriin aikaa sähköpostiohjelman siivoukselle vähintään kerran vuodessa.
7. Opettele ohjelmistoon liittyvät uuden ominaisuudet mahdollisimman pian niiden julkaisun jälkeen. Jos ojankaivajan lapioon ilmestyy uudenlainen kädensija, kannattaa sitä vähintään testata eikä sivuuttaa olankohautuksella – työ voi keventyä huomattavasti.

 

Tulemme myöhemmin tämän vuoden aikana tarjoamaan GTD-perusteet seminaarien lisäksi myös työpajoja ja webinaareja yleisimpien sähköposti-, tehtävän- ja projektinhallintaohjelmistojen käyttöön. Lisätiedot näistä saat helpoimmin tilaamalla uutiskirjeemme tai seuraamalla meitä Facebookissa tai Twitterissä.

Jos artikkeli herätti kysymyksiä tai koet, että jokin asia jäi käsittelemättä, voit kommentoida tai lähettää minulle aiheesta sähköpostia 🙂