Kotimaisessa henkilökohtaisen tuottavuuden keskustelukentässä on viimeisen kuukauden aikana pulpahtanut pintaan käsite tehtävälista. Alkuun yksi, sitten useampi johtaja kertoi työuupumuksestaan, joka johtuisi itsejohtamisen puuttumisesta. Seuraavaksi useampi taho tarjosi avuksi omia mallejaan, joissa muutamissa mainittiin tehtävälistojen käyttäminen oman toiminnan ohjaamisessa. Aiheesta löytää erinomaisen määrän keskustelua esim Twitteristä tunnisteilla #itsensäjohtaminen ja #työuupumus.
Tehtävälistoilla(ko) työuupumusta vastaan
Suurin osa vastauksista työuupumuksen ongelmaan tarjosi muutaman vuoden takaisia kansainvälisessä henkilökohtaisen tuottavuuden keskustelukentässä pyörineitä ajatuksia; Tavoitteiden tunnistamista, riittävää unta jne. Riittävä uni on ehdottomasti suosikkini näistä ehdotuksista. Varsinkin jos herää muutaman kerran yössä mieltä vaivaavan työasian takia... Suurin osa lainasi aika varauksetta ilman lähdeviitteitä palasia sieltä täältä muutamasta toiminnanohjausmenetelmästä. Oman rajallisen kokemukseni perusteella väitän, että eräs merkittävä tekijä työuupumukseen on se, että omia sitoumuksia ei ole millään tavalla määritelty. Tässä kohtaa itsensä johtaminen astuu kuvaan. Perustan väitteeni kokemukseeni asiakaskentästä; on paljon helpompi tehdä töitä, kun tietää mitä tekee, missä järjestyksessä ja minkä vuoksi. On huomattavasti raskaampaa tarttua tekemiseen, kun työ näyttäytyy suurena, harmaana, epämääräiset rajat omaavana ameebana, josta ei oikein saa otetta mistään kohtaa.
Joskus ongelma juontuu siitä, että oman työtehtävän määrittely on jäänyt pahasti puolitiehen jo rekrytointivaiheessa. Tai sitten työtehtävä on muuttunut vuosien saatossa, mutta täsmällistä määrittelyä sille, mihin työaika pitäisi käyttää, ei ole koskaan päivitetty – asioita tehdään vain sitä mukaa kuin ne tulevat vastaan. Hankalin tämä tilanne on oikeastaan yrittäjällä, jolle työn määrittelyn tekee vain yrittäjä itse. Olen aiemmin kirjoittanut aiheesta mm. oman työn ja vastuualueiden määrittelyn näkökulmasta.
Miten tehtävälista voisi auttaa
Tehtävälistoja koskien osa näkemistäni ehdotuksista oli siinä määrin myssyttömiä, että päätin alleviivata tässä postauksessani maailman käytetyimmän toiminnanohjausmenetelmän määritelmät tehtävälistoille. Tarvitset niitä 4 kpl:
- Projektit. Tälle listalle kirjaat kaikki haluamasi lopputulokset seuraavien 0-12 kk ajanjaksolla. Eli Meillä on uusi terassi tai Työpöytäni on paperiton – ei Terassi tai Työpöytä. Kun katsot tätä listaa, se mitä näet on lista kaikista niistä asioista joiden haluat olevan tosia ko. ajanjakson puitteissa. Ja tämä on myös helpoin paikka arvioida isompia kokonaisuuksia toisiaan vastaan – onko realistista että voit tuon aikataulun puitteissa saavuttaa kaikki nuo lopputulokset. Vai voisitko saavuttaa enemmän.
- Odottaa-lista. Täältä löydät keskitetysti yhdestä paikasta kaikki asiat, joita odotat muilta. Oli kyseessä sitten lainattu kirja tai delegoitu projekti.
- Seuraavat tehtävät. Tämä on kokoelma kaikesta siitä, niin pian kuin mahdollista suorittamastasi tekemisestä, jolla saavutat Projektit-listalle listaamasi lopputulokset. Olennaisinta on, että tekeminen on määritelty kirjaimellisesti fyysisen tekemisen tasolle. Eli soita Johannalle veneeseen tarvittavasta vaahtosammuttimesta – ei Vene. Tällä listalla olevien asioiden aikamäärittely on siis niin pian kuin mahdollista. Ja kun tällä listalla olevia asioita tehdään, ne tehdään ilman, että kirjattua asiaa täytyy sen kummemmin ajatella.
- Kalenteri. Kalenteri on lista asioista, joiden täytyy tapahtua tai joista pitää olla tietoinen tiettyyn aikaan tai tiettynä päivänä. Kalenterissa ei saa olla mitään muuta. Muuten kalenteriin kirjattuun tekemiseen pätevät samat säännöt kuin seuraavien tehtävien listaan.
Kuinka nämä listat voisivat auttaa työuupumukseen? Kun halutut lopputulokset ja konkreettinen tekeminen on määritelty kattavasti ja ajantasaisesti, sitoumukset ja tekeminen lähitulevaisuudessa ovat selvillä. Työ ei ole enää se harmaa ameeba, vaan tarkasti rajattu kokonaisuus, josta on helppo nähdä, mikä on se ensimmäinen asia johon juuri nyt pitää tarttua.
Mikä tärkeintä, keskeneräiset sitoumukset eivät enää pyöri pään sisällä, vaan ne on nyt määritelty sen ulkopuolelle tavalla, joka mahdollistaa oikean näkökulman ja otteen varsinaiseen tekemiseen.
Käytännössä asia ei tietenkään ole näin yksioikoinen. Sen kummemmin työuupumus kuin itsensä johtaminenkaan eivät ole asioita, joista voisi yhdessä postauksessa kertoa pintaraapaisua enempää. Työuupumuksen suhteen en osaa allekirjoittaa muuta neuvoa kuin itsensä johtamisen osalta. Paras lääke itsensä johtamiseen on systemaattinen toiminnanohjausmenetelmä. Sekä oman kokemukseni, että tätä nykyä myös niiltä kymmeniltä kouluttamiltani suomalaisilta saamani palautteen perusteella uskallan sanoa, että Getting Things Done on erinomainen ratkaisu itsensä johtamiseen. Julkaisin pari kuukautta takaperin lyhyen, ilmaisen e-kirjan aiheesta. Se antaa paljon tätä postausta kattavamman kuvauksen menetelmästä ja sen työkaluista.
PS. Tarjoamme uutiskirjeemme tilaajille ja Facebook-seuraajillemme 24.12. saakka 100 € alennuksen ensi vuoden ensimmäisen avoimen seminaarimme hinnasta. Koulutus järjestetään Helsingissä 12. tammikuuta. Ilmoittautuminen ja tilaus nettikaupastamme tämän linkin kautta, käytä alennusta varten koodia 2017GTD.
Ja jos tunnet jonkun, jolle kuvittelisit olevan hyötyä siitä, että hän näkisi työnsä tarkasti rajattuna kokonaisuutena, josta on helppo nähdä, mikä on se ensimmäinen asia johon juuri nyt pitää tarttua – jaa tuo aiemmin mainittu e-kirja tälle henkilölle ja/tai kehota häntä ilmoittautumaan ilmaiseen “Johdanto GTD-menetelmään” webinaarimme, joka järjestetään 5.12. klo 12:00-12:30. Webinaariin voi ilmoittautua tästä linkistä.
