Itseohjautuvuus vs. tiimin ohjautuvuus
“Ihan kiva, mutta me teemme töitä tiiminä”. Jos GTD on käsitteenä täysin tuntematon, ensivaikutelma menetelmästä on yleensä se, että tämä on jotain joka sopii yksilön käyttöön, mutta ei varsinaisesti taivu ryhmätyöskentelyn malliksi. GTD tiimityössä on konseptina yksinkertainen, jos menetelmä on kaikille tiimin jäsenille tuttu.
Koska menetelmä keskittyy varsinkin sitä käyttöön otettaessa ensisijaisesti itsensä johtamisen periaatteisiin ja henkilökohtaisen aikaansaamisen toimiviin käytäntöihin, voi olla haastavaa hahmottaa, kuinka henkilökohtainen tuottavuus liittyy tiimityöskentelyn sujuvuuteen.
GTD:n parhaat käytännöt koskevat yhtä lailla tiimejä (ja koko organisaatiota). Viisi askelta – kerää, käsittele, järjestä, katsasta ja tee – ovat juuri ne askeleet, joita tiimin täytyy ottaa saadakseen tilanteen haltuun ja voidakseen keskittyä olennaiseen.
Kuinka hyvin toimivat tiimit työskentelevät?
- Jäsenet tunnistavat johdonmukaisesti, mihin tiimin huomio kiinnittyy, mitkä ovat niitä asioita, jotka eivät vielä ole “automaattiohjauksella” (kerää).
- He määrittelevät tekemiselle selkeän, onnistuneen lopputuloksen, minkä saavuttamiseen tiimi keskittyy (käsittele).
- Heillä on selkeä luettelo projekteista ja niiden vastuista. Projektien yksittäiset tehtävät on lajiteltu työnkulkuun parhaiten sopivalla tavalla, tekemiseen tarvittava viitetieto on järjestetty niin, että se on kaikkien asianomaisten saatavilla (järjestä).
- Katsastus on prosessina käytössä koko tiimillä, kaikki tietävät missä projektien suhteen ollaan menossa (katsasta).
- Kaikki ryhmän jäsenet ovat vastuussa siitä, että he tekevät juuri sitä, mikä projektien edistämiseksi on juuri nyt olennaisinta (tee).
Mitä eroa ja yhteistä on GTD:n soveltamisessa tiimin ja yksilön välillä?
– Tiimillä tai tiimin projektilla pitää olla vetäjä/ omistaja. Tämä on itsestään selvää, kun puhutaan projektista, jonka yksilö hoitaa, mutta ei välttämättä kun siirrytään tiimitasolle.
– Tiimin olemassaololla pitää olla selkeä tarkoitus. Tästä syystä tiimi on olemassa ja tämä luo paineen löytyy ratkaisut työn alla oleviin projekteihin. Henkilö, joka on aloittanut GTD:n käytön, oppii arvostamaan erityisesti tavoitteiden selkiytymistä.
– Tiimin ei sinällään tarvitse tiiminä määritellä jäsenten yksittäisiä tehtäviä, kunhan suurempien kokonaisuuksien vastuut ja velvollisuudet on määritelty selkeästi. Yksilön vastuulle jää määritellä oma tekemisensä ja varmistaa, että tämä on linjassa tiimin tavoitteiden kanssa.
– Tiimin työ koostuu yksilöiden tekemästä työstä. Aivan samalla tavalla kuin “et voi tehdä projektia” vaan ainoastaan siihen liittyviä tehtäviä, tiimi ei tee mitään tiiminä ilman että sen jäsenet hoitavat asianmukaiset tehtävät.
– Voiko tiimi oppia lukemaan? Ei. Mutta tiimi hyötyy lukutaitoisista jäsenistä. Voiko tiimi käyttää GTD:tä? Tiimi voi ryhmänä soveltaa GTD:n parhaita käytäntöjä. Napata kiinni niistä asioista, joille pitää tehdä jotain, selvittää tekemisen halutut lopputulokset jne, mutta jos joku tiimin jäsenistä ei toimi saman mallin mukaan, koko tiimin aikaansaaminen kärsii. Tiiminrakennusharjoitukset ovat yleensä yritys korjata niiden yksilöiden epäonnistumisia, jotka eivät itsensä johtamisen suhteen kanna omaa painoaan.
– Liian paljon epämääräisiä viestejä ja liian monta kokousta rapauttavat tiimin moraalia. Kun työn käytännöt ovat epäselviä, niitä yritetään yleensä selvittää lisäämällä viestintää ja keskustelua. Kumpikaan näistä ei ratkaise ongelmaa, vaan ne vievät vain enemmän aikaa, energiaa ja kaistanleveyttä. GTD-koulutettu tiimi keskittyy lopputulokseen ja toimintaan, sekä kokouksissa että viestinnässä.
– Avokonttorit – riippumatta siitä kuinka hyvin ne on suunniteltu – ovat usein erittäin tuottamattomia, jos ihmiset käyttävät muiden helppoa fyysistä saavutettavuutta tapana välttää sähköistä viestimistä. Tämä on helppo tapa häiritä muita (ja itseään) todellisesta työstä. “GTD-orientoituneessa” -avokonttorissa viestintä on yleensä nopeaa, hiljaista, epävirallista ja mukavaa.
– Tiimityöskentely on ilmiömäistä juuri sen suhteen, mitä se voi luoda. Useampi mieli yhtenä mielenä näkee asioita, joita ei yksilön näkökulmasta voi havaita. Mitä selkeämpi agenda ja mitä enemmän läsnä kaikki kokoukseen osallistujat ovat, sitä enemmän tätä voi tapahtua. Mutta tiimi ei sinällään anna jäsenilleen kykyä olla selkeitä ja läsnä. GTD antaa.
Miten GTD liittyy hyvin tunnettuihin tiimityöskentelyn malleihin?
GTD:n suosio on jossain määrin samankaltaista kuin kiinnostuksen kasvu Six Sigmaan, Kanbaniin, Leaniin, ketteriin menetelmiin ja Scrumiin. Agile Manifesto julkaistiin kuukausi Getting Things Donen (helmikuu 2001) ensimmäisen painoksen jälkeen. Nämä menetelmät ovat parantaneet huomattavasti virtausta ja tuotantoa niitä hyödyntävissä yrityksissä. GTD tarjoaa viimeisen osan mallien sujuvaan toteuttamiseen tarjoamalla käytännöt uuden tiedon integrointiin, toiminnan uudelleenkalibrointiin ja keskittymis- ja huomiokyvyn hyödyntämiseen.
Hitaat ihmiset eivät rakenna ketterää tiimiä – José Miguel Bolívar
Tiimisofta ja GTD?
– Tiimityötä helpottamaan on kehitetty paljon erilaisia sovelluksia; nämä vaihtelevat CRM-järjestelmistä (esim. Salesforce) jaettuihin projekti-, tehtävän- ja vastuualueen hallinnan ohjelmiin (esim. Asana tai Trello). Nämä voivat olla erittäin toimivia, kunhan niiden käyttötavalle on selkeät raamit.
– Jos ja kun sovelluksia käytetään, GTD-koulutus tekee niiden käytöstä paljon helpompaa. Selkeä määrittely siitä, mitä seurataan yhteisesti ja mitä taas on tarjolla henkilökohtaisessa järjestelmässä poistaa enimmän kitkan ja epävarmuuden ohjelmistojen käytön suhteen.
– Tiimin yhteishenkeä rakentavissa harjoituksissa tavoitteena on usein parantaa tiimin tuottavuutta, mutta jäsenten yksilöllistä käyttäytymistä ei käsitellä millään tavalla. Sama virhe toistuu lähes poikkeuksetta tiimin yhteiskäytössä olevan tehtävänhallintasoftan kohdalla. Puutteellisen käyttöönoton seurauksena ohjelmistosta on toisinaan enemmän haittaa kuin hyötyä mikä ilmenee yleisimmin tuplatyönä käyttäjän oman ja tiimisoftan välillä.
– Yhteiskäytössä olevat tehtävänhallintasovellukset toimivat parhaiten, kun sinne viedyt syötteet ovat selkeitä, ajan tasalla ja täydellisiä (ts.syötteen määrittely ei ole jäänyt puolitiehen), ja sen käyttöä koskevat käytännöt ovat hyvin määriteltyjä ja niitä ylläpidetään systemaattisesti. Haasteena on (1) määritellä kuka omistaa suoritettujen tehtävien lopputulokset, (2) kaikkien henkilöiden pitäminen vastuullisina asianmukaisesta sitoutumisesta järjestelmän käyttöön, (3) oikeat henkilöt tarkistavat syötetyn sisällön tarpeen mukaan oikeaan aikaan, ja että (4) kaikki osapuolet luottavat järjestelmään ja siihen, että myös muut käyttävät sitä. Jos kaikki ovat GTD-käyttäjiä, he varmistavat oman työnkulkunsa myötä, että näin varmasti tapahtuu.
Kun työskentelet osana tiimiä, GTD-koulutuksesta on eniten hyötyä kun koulutus on räätälöity tiimin työtavat ja -kalut huomioiden koko tiimille. Olen kouluttanut suomalaisia tiimejä tällä tavalla vuodesta 2015 saakka. Jos haluat kuulla aiheesta lisää, keskustelen toteutustavoista mielelläni vaikka videoneuvottelun välityksellä.
