Kyky jakaa töitä
GTD-valmennuksen aikana käymme läpi asiakkaan kaiken sillä hetkellä ajankohtaisen ja tiedossa olevan tulevan tekemisen. Kaikki tämä toteutuva ja mahdollinen tekeminen viedään valmennuksen alussa rakennettuun järjestelmään projekteina ja tehtävinä. Toisinaan vastaan tulee tekemisen kaksi äärilaitaa;
- tekemistä on todella vähän tai
- tekemistä on paljon enemmän kuin on mahdollista tehdä.
Ensimmäisen vaihtoehdon mielenkiintoisin piirre on se, että valmennettava tunnistaa todella harvoin tätä tilannetta ennakkoon. Työaika on yleensä täynnä tekemistä, joka tuntuu juoksevien asioiden hoitamiselta, mutta usein kyse on siitä, että oma tekeminen on muille jo delegoitujen asioiden pallottelua.
Olen useammin kuin kerran katsonut vierestä kun tilanne valkenee valmennettavalle. Tilanne on alkushokin jälkeen yleensä huvittava. Kun delegointi on luontevasti osa omaa tekemistä, oma aika on saattanut täyttyä näiden ulkoistettujen sitoumusten seuraamisen mikromanageroinnilla selkeän seurantajärjestelmän puuttuessa. Valmennuksen aikana rakennettava oma GTD-järjestelmä ratkaisee tämän ongelman poikkeuksetta ja valmennettavan ammattitaitoa voidaan hyödyntää uudella tavalla.
Toinen vaihtoehto on surullisempi ja valitettavasti myös paljon yleisempi. Varsinkin pitkään samassa työpaikassa työskennelleillä on toisinaan toive tai pelko omasta korvaamattomuudesta. Tämä johtaa työn haalimiseen eri muodoissaan. Osa laajentaa vastuualueitaan huomattavasti sen ulkopuolelle, mitä toimenkuva edellyttää tai kukaan varsinaisesti vaatii. Mielenkiintoista kyllä, tämä on huomattavasti harvinaisempaa uusilla työntekijöillä – vaikka voisi kuvitella että mahdollinen epävarmuus omasta asemasta johtaisi tekemisen hamstraamiseen.
Kuva: Pietinen 1934, Museovirasto
Risteys vai pullonkaula?
Usein työn haalija on kuitenkin esimiesasemassa oleva henkilö ja tästä syystä toimintatavasta muodostuu ikävä pullonkaula myös muiden tekemiselle. Kun tällä tavalla toimiva henkilö ei halua, voi tai osaa delegoida tekemistä, lopputuloksena on usein tilanteessa aktiivisesti toimivan alaisen kuormittuminen liian työmäärän alle, ja epävarmemman työntekijän turhautuminen tuottamattomiin päiviin. Molemmissa tapauksissa tilanne voi johtaa irtisanoutumisiin tai huonommassa tapauksessa stressin aiheuttamaan työntekijän sairastumiseen.
Onneksi tähän ongelmaan on yksinkertainen ja nopea ratkaisu, mutta sen käyttäminen vaatii objektiivisuutta ja itsekuria.
Valmennuksessa oman järjestelmän rakentaminen on usein ensimmäinen asia, jonka valmennettavan kanssa teemme. Vaikka järjestäminen on GTD:n työnkulussa kolmas askel, on kokonaisuutta helpompi viedä eteenpäin kun tekeminen saadaan vietyä johonkin, mistä sitä voidaan käyttää. Sillä, mitä työkalua järjestelmän rakentamiseen käytetään, ei ole sinänsä väliä. Ainoa vaatimus on, että työkalu on työnkulun kannalta sujuva käyttää. Joissakin tilanteissa hyödytään siitä, että koko järjestelmä tai jotkin sen osat ovat myös muiden organisaation käyttäjien saavutettavissa. Näin varsinkin siinä tapauksessa, että jaettavat työt ovat osa suurempaa kokonaisuutta ja kaikki työhön osallistuvat hyötyvät ajankohtaisen tilanteen näkemisestä.
Seuraavaksi käsittelemme kaikki ajankohtaiset sitoumukset ja viemme ne järjestelmään. Tämä on kohta, jossa delegoitava tekeminen tunnistetaan. Usein käsittelyn puuttuminen työvaiheena on juurisyy ongelmalle – on helpompi delegoida kun tietää mitä delegoi. Odottaa- ja delegoidut ja/tai seurattavat projektit -listat auttavat seuraamaan delegoitua työtä. Kaiken seurannan ei tarvitse olla yhden ja saman ohjelmiston sisällä. Usein on tarkoituksenmukaisempaa, että esimerkiksi yhteinen kanban-taulu on “osa omaa järjestelmää”. Tämä on myös eräs yksinkertaisimpia ja tehokkaimpia tapoja hahmottamaa yksittäisten työntekijöiden työkuormaa.
GTD:n kivijalka on säännöllisesti toimiva viikkokatsastus, jossa käyttäjä “katsastaa” oman järjestelmänsä. Eli varmistaa, että kaikki ajankohtaiset sitoumukset ovat 100 % ajan tasalla. Viikkokatsastus on erinomainen hetki käydä säännöllisesti läpi aiemmin mainitut delegoidut tehtävät ja projektit. Tämä varmistaa että sekä työn jakaja että työn tekijät tietävät, missä kokonaisuuden suhteen ollaan menossa, ja mitä muut toisiltaan odottavat.
Työnkulku ja ratkaisu tiivistettynä:
- järjestelmän rakentaminen
- sitoumusten kerääminen
- kerättyjen asioiden käsittely ja järjestäminen GTD-järjestelmään
- delegoidut projektit
- seurattavat projektit
- odottaa – eli yksittäiset muilta odotettavat suoritteet
- säännöllinen katsatus, yksin ja yhdessä
Esimiehen toimiminen organisaation pullonkaulana on pidemmän päälle todella tuhoisaa paitsi organisaation aikaansaamiselle, myös yksilöiden hyvinvoinnille. Tilannetta voi verrata ihmisen raajaan, jonka verenkierto on osittain estynyt – jokainen tietää että tilanne on kestämätön ja mitä siitä jonkin ajan kuluessa seuraa.
Jos ja kun olen valmentanut tai kouluttanut asiakasorganisaatiossa useampia ihmisiä, työn jakamisen vaikeus on lähes poikkeuksetta asia, jonka useimmat tunnistavat tavalla tai toisella olevan ongelma jollain oman organisaationsa alueella. Useimmiten pullonkaulana asian tiedostaen tai tietämättään toiminut henkilö on myös valmis ottamaan avun vastaan kollegoiden tai esimiehen ehdotettua ratkaisuksi GTD-valmennusta tai -koulutusta.
Valitettavasti toisinaan tulee myös vastaan tilanteita, joissa ko. henkilö ei halua tai kykene näkemään omaa toimintaansa organisaation toiminnan kannalta tuhoisana. Tilannetta saatetaan yrittää auttaa rekrytoimalla lisää työvoimaa, joka kuitenkin joutuu vain kamppailemaan saman liian suuren tai liian pienen työmäärän kanssa. Nopein, edullisin ja helpoin toimintatapa on kuitenkin muuttaa työnkulkua tavalla, joka skaalautuu erinomaisesti työn volyymin mukaan.
Jos tunnet henkilön joka tästä toimintatavasta voisi hyötyä, vinkkaa hänelle GTD:stä.
