Kommunikoi ja keskity

Miksi huomio harhailee

Kun aikamme kului vielä savannilla rystyset maata viistäen ja raatoja etsien, kykymme huomioida ne asiat, joilla voi olla eloonjäännin kannalta merkitystä, kehittyi vastaamaan selkeää tarvetta. Saapuvat sähköpostit, ovella odottava kollega, pikaviesti ja sinulle soittava asiakas ovat tämän päivän mehukas raato ja ihmissyöjätiikeri. Näiden signaalien merkitys ei kuitenkaan ole meille itsestään selvä samalla tavalla, kuin hyökkäävä tiikeri oli esi-isillemme.

Oletko huomannut, että jos sinulla on päälläsi kirkkaanpunainen paita, huomaat helpommin ihmiset, joilla on päällään jotain kirkkaanpunaista? Tai kun ostat uuden auton, on samaa mallia yllättäen aika tavalla liikenteessä?

Huomiokyky virittyy huomaamaan asioita, joilla on sinulle jotain merkitystä. Oman huomiokykynsä hallintaa voi yrittää kehittää erilaisin menetelmin, mutta sitä voi myös hyödyntää sellaisenaan. Ihmismieli on erittäin tehokas kahdessa asiassa; huomaamisessa ja suunnittelussa. Sen sijaan, että yrittäisimme jatkuvasti priorisoida, fokusoida ja opetella sanomaan ei, on helpompaa opetella hyödyntämään sitä, miten mielemme tällä hetkellä jo toimii.

Saapuvat sähköpostit, ovella odottava kollega, pikaviesti ja sinulle soittava asiakas ovat tämän päivän mehukas raato ja ihmissyöjätiikeri

Osa signaaleista tulee sellaisia kanavia pitkin, että voit itse hallita niiden toimintatapaa. Pikaviestien ja sähköpostien saapumistapaan voit itse vaikuttaa, puhelimen ja tietokoneen voi molemmat asettaa äänettömään tilaan. Olennainen kysymys siinä, miten rajaat ulkopuolelta tulevat syötteet on se, kumpi on työsi kannalta sillä hetkellä olennaisempaa; keskittyminen vai valmius kommunikoida.

Usein huomaat, että mielesi seuraa syötteitä viiveellä. Kun kollega pyörähti huoneessasi ja luulit pääseväsi jatkamaan keskittymistä vaativaa työtäsi, päähäsi alkaa putkahdella jo äskeiseen keskusteluun liittyviä ajatuksia. Nappaa nämä ajatukset talteen – eli esim. paperille, pois korvien välistä – mahdollisimman nopeasti niin, että voit palata takaisin siihen mitä olit tekemässä. Mieli ei osaa välittömästi päästää irti ajatuksesta jonka ulkoistit, mutta jo parin viikon harjoittelun jälkeen muutos keskittymiskyvyn palautumisessa on huomattava.

Olin MTV Huomenta Suomen vieraana 26.4. keskustelemassa aiheesta

Kommunikoi ja keskity

Getting Things Done (GTD)-menetelmän prosessi seuraa mielen luonnollista toimintatapaa. Menetelmän viisi askelta eivät ole ajanhallintaa, vaan tutkitusti toimiva tapa hallita kokonaisuuksia, sisääntulevaa informaatiota ja omaa tekemistä. Nykypäivän termi aihepiirille on henkilökohtainen tuottavuus. Jos sana tuottavuus aiheuttaa närästystä, korvaa se esimerkiksi aikaansaamisella – siitähän tässä pohjimmiltaan on kyse.

  1. Kerää – nappaa kiinni kaikista niistä asioista joilla voi olla merkitystä, eli ne kiinnittävät huomiosi koska niille pitää/ voi/ haluaa tehdä jotain.
  2. Käsittele – päätä, mistä kerätyn asian suhteen on kysymys ja pitääkö asialle ylipäänsä tehdä jotain vai ei.
  3. Järjestä – haluatko tehtävälistan, joka on aina ajan tasalla? Tehtävälistan, jonka tehtäviä ei ole tarpeen toistuvasti siirtää seuraavalle päivälle? GTD:n tapa järjestää muistutus tekemisestä tarkoittaa muistutuksen saamista silloin, kun asia joko pitää tai voidaan hoitaa.
  4. Katsasta – voit olla varma siitä, että se mitä teet, on juuri se mitä sinun pitääkin tehdä vain, kun käyt riittävän usein läpi kaiken sen, mihin olet sitoutunut.
  5. Tee – suurin osa ajastasi kuluu suunnitellun ja suunnittelemattoman työn parissa. Tämä koskee yhtä lailla varsinaista työ- kuin vapaa-aikaakin. Avain tuottavan/ aikaansaavan tilan luomiseen on työn suunnittelun ymmärtäminen osana työn luonnetta. Työn suunnittelua ovat käytännössä kaikki neljä ensimmäistä askelta, niiden täytyy olla systemaattisesti osana päivittäistä työnkulkua ja tekemistä.

Eli kun kollega ilmestyy ovensuuhusi ja vie huomiosi sen keskittymistä vaativan työn parista – anna hänelle 100 % huomiosi ja kirjaa ylös (kerää) se mistä keskustelette. Tämä on nopein tapa päästä jatkamaan sitä mitä olit tekemässä ja ainoa tapa varmistaa se, että ne asiat joista keskustelitte, tulevat hoidetuksi. Tämä voi kuulostaa lapsellisen yksinkertaiselta. Käytännössä olen kuitenkin huomannut, että tämä oman työn vaihe on ollut yksi yleisimmistä aikaansaamisen pullonkauloista lähes jokaisella asiakkaallani.

Jonkin aikaa menetelmää käytettyäsi huomaat, että mahdollisuuksia edistää niitä asioita, joita käsittely-vaiheessa määritit tavoitteiksi projektilistallesi, alkaa putkahdella vastaan mitä erikoisimmissa yhteyksissä. Yleensä juuri silloin, kun teet jotain muuta keskittymistä vaativaa.

Nappaamalla niistä kiinni varmistat, että hyödynnät sen työn, jonka mielesi näiden asioiden eteen teki – ilman että sinun tarvitsi tietoisesti tehdä mitään muuta, kuin pitää pääsi mahdollisimman tyhjänä!

MTV Uutiset teki jutun GTD-perusteet koulutuksestamme Finn-ID:llä 20.4.

, , , , , , , , , , , ,

Ei kommentoitu

Vastaa