Teetkö aamulla To-do -listan?
Oletko joskus kirjoittanut aamulla tai edeltävänä iltana To-do -listan (tehtävälistan) niistä jutuista, jotka haluat saada tehtyä sen päivän aikana?
Mistä nuo tehtävälistan aiheet tulivat? Selasitko kalenteria eteenpäin ja huomasit jotain, mille pitää pikaisesti tehdä jotain, ennen kuin on liian myöhäistä?
Selasitko kalenteria taaksepäin ja huomasit jotain, mikä oli jäänyt tekemättä? Synnyttikö sen pöydälle edellisenä iltana kasaamasi paperipino?
Vai paisuva sähköpostin saapuneet -laatikko?
Vai tiesitkö, että tuona päivänä on sopiva hetki hoitaa asioita, jotka ovat vaivanneet ja ne täytyy vain kirjoittaa listaksi tekemistä helpottamaan?
Onko listalla tehtäviä, jotka pitää ehdottomasti saada valmiiksi tänään? Ovatko nuo tehtävät tärkeämpiä tai kiireellisempiä kuin listan muut tehtävät?
Oletko varma siitä, että saat kaikki nuo tehtävät hoidettua tänään? Jos et, mihin parkkeeraat suorittamatta jääneet tehtävät odottamaan niihin palaamista?
Kalenteriin, toiselle listalle, jatkaako sama lista huomiseen vai ovatko tehtävät mielestäsi niin itsestäänselviä, että luotat muistavasi ne sopivaa hetkeä silmälläpitäen?
Kuinka valmiiksi pureskeltuja tehtävät listalla ovat? Onko sinulla kaikki tieto tai työkalut mitä tarvitset tehtävien tekemiseen? Oletko juuri siellä, missä voit kaikki nuo tehtävät hoitaa?
Onko jokin tehtävä osa suurempaa kokonaisuutta ja tiedät, että teet tuosta kokonaisuudesta vain osan tänään? Milloin teet loput kokonaisuuteen liittyvät tehtävät?
Entäs jos tarvitset tietoa joltakulta liittyen johonkin tehtävään? Kun olet kysynyt, mutta saat vastauksen vasta huomenna, miten muistat, että tuo tieto pitää saada huomenna ja missä säilytät tuon tiedon siihen saakka, että voit taas jatkaa tehtävän parissa?
GTD:n ehkä näkyvin (ja arkisin) osa on tehtävälistojen tekeminen ja käyttäminen. Kuten oikeastaan kaikki GTD:n palaset, myös listojen tekeminen ja käyttäminen on taito, jonka jo osaat. Tapa tehdä ja käyttää GTD-listoja poikkeaa kuitenkin totutusta. Alkuun useamman tehtävälistan kanssa pelaaminen saattaa tuntua hankalalta tai työläältä.
Oletko opetellut tanssimaan?
Jos olet joskus opetellut tanssimaan, tiedät että harjoittelu lähtee nollapisteestä. Joillekin se on helpompaa kuin toisille, joku liikkuu luontevammin, rytmi ja koordinaatio eivät vastusta niin paljon. Käytännössä kuitenkin kaikki oppivat tanssimaan, kyse on vain harjoituksesta. Mutta jos haluat oppia tanssimaan ja nauttia tanssimisesta, ainoa tie eteenpäin on opetella käyttämään kehoa eri tavalla, kuin miten sitä siihen saakka olet tottunut käyttämään. Toisin sanoen, osaat periaatteessa kaiken, mitä sinun pitää osata tanssiaksesi, mutta se tapa, miten jo osaamaasi käytät, vaatii erilaisen toimintatavan ja tämän harjoittelua. Mitä enemmän harjoittelet, sitä helpompaa se on.
Perusaskelista on pitkä matka itseilmaisuun, jossa voit antaa musiikin ja liikkeen viedä. Tiedät, että sinne saakka on kuitenkin täysin mahdollista päästä. Jossain vaiheessa varpaille astutaan, hikikin tulee, mutta pelkästään hammasta purren ei ole tarve mennä eteenpäin, jossain kohti saatat jopa nauttia siitä mitä teet 🙂
To-do -lista uusiksi – GTD-tyylillä
Osaat kirjoittaa ja sinulla on kynä ja paperia. Perusasiat ovat siis kunnossa.
Lähesty listoja nyt hieman eri tavalla, 5 helpon askeleen kautta:
- Listaa kaikki se, mikä pyörii mielessä ja mitä sinun pitää tehdä. Nyt tai ensi kesänä. Tai piti tehdä viikko sitten ja asia vaivaa koko ajan.
- Pureskele kirjoittamasi asiat valmiiksi. Mikä on se ensimmäinen juttu, joka sinun pitää tehdä, että homma lähtee kirjoittamasi yksittäisen asian suhteen rullaamaan eteenpäin. Jos tehtävä on osa suurempaa kokonaisuutta, mikä on se paras mahdollinen lopputulos tuosta suuremmasta kokonaisuudesta? Kirjoita se listalle, jonka otsikoksi laitat PROJEKTIT.
- Järjestä tehtävät listoille yhtä helppoon muotoon, kuin kirjoitat sanan “banaani” ostolistalle. Missä tekeminen tapahtuu, tarvitaanko tekemiseen jokin työkalu? Onko tehtävä puhelu – kirjoita se PUHELU-listalle. Voitko suorittaa tehtävän vain kesämökillä – kirjoita se MÖKILLÄ-listalle. Pitääkö tekemisen tapahtua jonain tiettynä päivänä – kirjoita se kalenteriisi.
- Käy listat läpi säännöllisesti. Ajatuksena on, että käyt asianmukaisen listan läpi aina kun olet listan kontekstissa. Eli jos olet kaupassa, katsot ostoslistaa, jos olet toimistolla, katsot TÖISSÄ-listaa. Käy kaikki listat läpi vähintään kerran viikossa kootusti. Onko PROJEKTIT-listalla projekteja joiden pitää liikahtaa eteenpäin, oletko purkanut projektit tehtävätasolle ja sijoittanut ne tehtävät, jotka tiedät pystyväsi lähitulevaisuudessa tekemään, sinne minne ne kuuluvat (kalenteriin tai listoille)?
- Kun istut aulassa 15 minuuttia etuajassa ennen kokouksen alkua, mitä teet. Onko puhelin mukana, voitko soittaa jonkin puhelun Puhelut-listalta? Minkä puhelun ehdit hoitaa 15 minuutin aikana. Onko jonkin puhelun keskustelukumppani sellainen, että keskustelu tulee vaikuttamaan mielialaasi (ja kumpaan suuntaan) tulevassa kokouksessa?
Jos listasi (ja kalenterisi) sisältävät kaiken, joka ikisen asian mihin olet sitoutunut, ja jos projektilistasi on ajan tasalla, tiedät kaikki vaihtoehtosi. Minkä asian haluat liikkuvan eteenpäin?
Suurin ero päivittäisen To-do listan tekemisen ja GTD:n välillä on se, että voit olla varma siitä, että sinulla on kaikki vaihtoehdot käsillä, voit punnita niitä toisiaan vastaan. Ja kun mielessä ei pyöri mitään käsittelemätöntä, voit olla varma siitä, että se, mitä päätät tehdä, on juuri se mitä sinun pitääkin tehdä.
