Olen viimeisen vuoden aikana keskustellut toistuvasti yritysten ja erilaisten organisaatioiden HR-osastoiden kanssa henkilöstön GTD-koulutuksista. Yleisin kimmoke keskustelun avaamiseen on ollut jonkun yrityksessä/ organisaatiossa työskentelevän oma kokemus GTD:n käyttämisestä tai kiinnostus menetelmää kohtaan. Alkuun yhteinen kieli tuntui toisinaan olevan hukassa, koska varsin usein yhtälailla aloitteen tekijän kuin allekirjoittaneen käsitys ja kokemus menetelmästä eivät suoraan kääntyneet HR:n “kielelle”.
Muutama kuukausi takaperin tapasin ranskalaisen kollegani, jolta sain lainaan erinomaisen GTD – HR – GTD -sanakirjan, jolla suomensin menetelmän konkretian ja hyödyt.
Eli mitä GTD:n 5 askeleen osaaminen tarkoittaa käytännössä koulutukseen osallistuneen henkilön osaamiselle, kyvylle johtaa itseään ja hallita kokonaisuuksia:
-
askel – Kerää
- hän tunnistaa kaikki ne kanavat, joita pitkin informaatiota saapuu
- oma järjestelmä kerää keskitetysti kaikki näitä kanavia pitkin saapuvat asiat
- hän tietää miten äkilliset, yllättävät tilanteet hoidetaan unohtamatta sitä kaikkea muuta, mitä pitäisi saada hoidettua
- sähköposti on hoidettu tehokkaasti ja nopeasti (saapuneet -kansio tyhjennetään päivittäin)
Kanavien tunnistaminen voi tuntua triviaalilta tai itsestäänselvältä. Koulutuksissa olen kuitenkin huomannut (kuten osallistujatkin) että suurin osa ei tunnista, mistä oman tekemisen syötteet tulevat. Tästä syystä lähes kaikkeen saapuvaan informaation reagoidaan vaistonvaraisesti priorisoiden viimeisin ja äänekkäin asia.
-
askel – Käsittele
- hänellä on lista kaikista ajankohtaisista projekteista
- hän tunnistaa mikä vaatii tekemistä nyt tai myöhemmin, mikä ei
- hän osaa prosessoida kaiken kerätyn ja saapuneen informaation systemaattisesti
- hän osaa selkeästi määritellä halutut lopputulokset ja esittää ne ymmärrettävällä tavalla
-
askel – Järjestä
- hän tunnistaa jokaisen ajankohtaisen projektin kaikki yksittäiset tehtävät
- hän osaa käyttää kalenteriaan tehokkaasti (palaverit, tapaamiset, aikataulut)
- hän löytää sähköisestä ja fyysisestä viitetietoarkistostaan minkä tahansa tarvittavan tiedon alle minuutissa
-
askel – Katsasta
- hän käy säännöllisesti läpi kaikki sitoumuksensa (projektit ja tavoitteet, niiden aikataulut, sekä näihin liittyvät tehtävät ja delegoitujen asioiden seurannan)
- hän on ajan tasalla tapahtuneista asioista ja kaikesta, mitä seuraavien viikkojen aikana voi tapahtua
-
askel – Tee
- hän tunnistaa eron suunnittelemattoman työn, suunnitellun työn ja työn suunnittelun välillä
- hän voi ajantasaisen järjestelmänsä ansiosta milloin tahansa arvioida varmuudella, mihin kulloisellakin hetkellä pitää keskittyä
- hän osaa sopeutua mihin tahansa työn keskeytykseen tai nopeaan muutokseen
- hän osaa valita tekemisensä sen mukaan, että se on linjassa vastuiden ja haluttujen lopputulosten kanssa
Miltä menetelmän osaaminen sitten näyttää menetelmää pidempään käyttäneen kohdalla:
Projektisuunnittelu huomioi luontevan suunnittelun mallin (Natural Planning Model)
- hän osaa määritellä halutut lopputulokset suhteessa vastuualueisiinsa
- hän tunnistaa periaatteet, jotka toisaalta ohjaavat ja toisaalta rajaavat mitä tahansa projektia
- hän voi listata kaikki projektin onnistuneen lopputuloksen kannalta huomioon otettavat asiat ja suunnitella projektin ne huomioiden
- hän omaa tarvittavat taidot ja työkalut luovaan ongelmanratkaisuun
- hän tunnistaa projektin haluttuun lopputulokseen tarvittavat aliprojektit ja näiden tehtävät
- hän ohjaa ja toteuttaa systemaattisesti näitä tehtäviä varmistaen näin projektin ajantasaisen etenemisen kohti haluttua lopputulosta
Vastuualueet
- hän tunnistaa vastuualueensa ja niiden rajat, ja käyttää tätä tietoa tasapainottamaan omaa ajankäyttöään
- hän tietää eri projektien ja näihin liittyvien vastuualueiden suhteet ja
- hän käyttää tätä tietoa arvottamaan suoritettavien tehtävien tärkeysjärjestystä
Täydellinen projektilista
- projektilista on lista kaikista halutuista lopputuloksista seuraavien 1-12 kk aikajänteellä (ajankohtaiset, tulossa olevat, delegoidut, pidossa olevat)
- kyky löytää “piilottelevat” projektit liittyen sen hetkisiin ongelmiin, mahdollisuuksiin, toimintamalleihin ja haasteisiin
Säännölliset katsastukset
- säännöllinen, kattava läpikäynti eri näkökulmista: projektitasolta viikottain, vastuualueittain kuukausittain
- säännöllisiä ja toistuvia käytäntöjä ja toimintatapoja tukevat tarkastuslistat (checklist) käytössä ja ajan tasalla
- hyvät kehitysideat tallennetaan ja hyödynnetään systemaattisesti
Integroitu järjestelmä
- hän omaa räätälöidyn, helppokäyttöisen järjestelmän, joka sisältää kaikki tehtävät ja tapaamiset, projektit, delegoidut tehtävät ja määräajat
- hän osaa integroida suunnittelemattoman työn osaksi järjestelmäänsä ja omaa työnkulkuaan – ja arvioida tuon työn tärkeyden suhteessa sen hetkiseen toimintaan
- projektien tukimateriaalin arkisto on helppo- ja nopeakäyttöinen
(Järjestelmä = kokoelma GTD-käyttäjän työssään käyttämistä tietotyön työkaluista.)
Yksinkertaisin keino kertoa henkilöstölle GTD:stä on tehdä se interaktiivisen, lyhyen n. tunnin mittaisen luennon välityksellä. Luennon aikana osallistujat pääsevät kokeilemaan mitä 5 askelta heille itselleen käytännössä tarkoittavat, ja millä tavalla GTD:n käytännöt voi ottaa osaksi helpottamaan omaa päivittäistä tekemistä.
